Лабораторная работа n3 Связь между листами книги. Использование встроенных функций

3.1. Изменение формата ячейки

В MS Excel имеется возможность менять формат информации, записанной в ячейку. Для этого следует выделить ячейку или блок и выполнить команду Формат→Ячейки… (вкладка Число). В появившемся окне диалога следует выбрать требуемый формат отображения информации: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Процентный, Дата, Время, Текстовый и т.д.

Каждый формат имеет свои особенности. Например, в Текстовом формате вся информация воспринимается как текст, даже формулы (расчеты невозможны). При использовании формата Дата число, введенное в ячейку, преобразуется в соответствующую этому числу дату. При этом можно выбрать формат даты: 10 фев 07, 10.02.07 и т.д. В Числовом формате можно задать, сколько цифр должно выводиться после запятой. В Денежном формате к числовому значению могут приписываться обозначения денежных единиц (12067,56р.; 2599,34$ и т.д.). При использовании Процентного формата значение умножается на 100 и к нему приписывается знак %.

3.2. Методы адресации

При записи в формулах адресов ячеек (блоков) могут использоваться разные методы адресации. Различают три вида адресов: абсолютные, относительные, смешанные.

Относительный адрес – это обычный адрес ячейки (блока).

Абсолютный адрес ячейки записывается с указанием двух знаков $ (доллара), пред обозначением столбца и перед номером строки.

Смешанный адрес ячейки содержит только один знак $, записанный либо пред обозначением столбца, либо перед обозначением строки.

Примеры: А5 – относительный адрес, $А$5 – абсолютный адрес,

$A5 и А$5 – смешанные адреса.

Различие между методами адресации ячеек проявляется при копировании формул. При копировании формулы записанные в ней абсолютные адреса не меняются, а относительные изменяются соответственно тому, как соотносятся адреса ячеек «откуда» и «куда» копировать. В смешанном адресе при копировании изменяется только та половинка адреса, перед которой нет знака $.

Пример: A4 =$B$6+3*F7-$A11/C$18

 (копирование)

D10 =$B$6+3*I13-$A17/F$18

Отметим, что изменение относительных адресов при копировании формул дает возможность быстрого заполнения расчетных столбцов (или строк) даже в больших таблицах. При этом формула записывается только в первую ячейку столбца, а на нижестоящие ячейки копируется (в формуле при этом соответственно меняются номера строк).

Если адрес, записанный в формуле, не должен меняться при копировании ячейки, то этот адрес изначально следует записать как абсолютный (со знаками $).

3.3. Обращение к встроенным функциям

В MS Excel пользователь при записи формул в ячейки ЭТ может использовать встроенные функции. Все встроенные функции в зависимости от своего назначения разделены по категориям: Математические, Логические, Текстовые, Финансовые, Статистические, Инженерные и т.д.

Обращение к встроенным функциям может осуществляться по-разному:

1) Можно при записи формулы в ячейку набрать имя функции (большими буквами) и указать после него в скобках значения аргументов функции (через ;). При этом, если аргументом является адрес ячейки или блока, то его можно не набирать, а просто выделить нужную ячейку или блок в ЭТ (адрес запишется автоматически). Недостаток данного способа в том, что требуется хорошо знать синтаксис функции, т.е. ее точное имя, сколько и каких аргументов у этой функции и т.п.

2) Можно вызвать Мастер функций с помощью команды Вставка→Функция… (или кнопки f_x в строке формул). В окне диалога Мастера функций следует раскрыть список категорий функций (кнопка с треугольником поля Категории) и выбрать нужную категорию. Ниже отобразится список функций, входящих в данную категорию.

После выбора нужной функции в списке и подтверждения выбора (кнопка ОК) появится окно диалога данной функции, в котором необходимо ввести значения ее аргументов. При этом, если аргументом является адрес ячейки или блока, то можно обойтись без набора адреса, просто выделив данную ячейку или блок в ЭТ (адрес запишется в окне диалога автоматически).

Если пользователь хочет узнать о действии той или иной функции, то он может получить подсказку о работе функции. Для этого следует щелкнуть по синей надписи внизу диалогового окна Мастера функций (после выбора функции в списке), либо внизу диалогового окна самой функции: Справка по этой функции.

3) Наиболее часто используемые функции вынесены на панель инструментов Стандартная (в виде кнопки -Автосумма). К ним относятся: сложение значений блока (СУММ), поиск максимального значения в блоке (МАКС), поиск минимального значения в блоке (МИН) и вычисление среднего значения в блоке (СРЗНАЧ). Данные функции имеют простой синтаксис: в скобках после имени могут быть перечислены значения (адреса ячеек) для поиска через точку с запятой, либо просто указан адрес блока (как один аргумент). Через кнопку Автосуммы может также происходить обращение и к другим функциям.

Необходимо предварительно сделать текущей ячейку, куда должна записываться формула, а затем щелкнуть на панели инструментов по треугольнику на кнопке . Появится список для выбора:Суммировать, Среднее, Число, Максимум, Минимум, Другие функции… . После выбора нужного пункта обращение к ней запишется автоматически в формулу. Пользователю останется только скорректировать предложенный в качестве аргумента адрес. Если выбрать пункт Другие функции…, то произойдет запуск Мастера функций.