1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.

   1. Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Некоторые виды расходов не могут быть оплачены с кассы организации или с расчетного счета. В таких случаях допускается выплата наличных денежных средств подотчетным лицам, которые являются сотрудниками организации.

Работники организации, которым выдаются наличные денежные средства под отчет для покрытия предстоящих расходов и на которых возложена обязанность отчитаться об использовании этих средств, являются подотчетными лицами.

Подотчетные суммы — это денежные средства, выдаваемые штатным работникам под отчет на расходы, производимые в интересах работодателя.

Круг сотрудников, которые могут получать наличные денежные средства по отчет, определен приказом руководителя предприятия. Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, на покупку материалов, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является:

- наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц;

-расходование денежных средств строго по целевому назначению;

- полный расчет по ранее выданным суммам.

Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами- образование дебиторской задолженности у сотрудника перед организацией с момента получения денежных средств под отчет до момента утверждения авансового отчета, предоставленного сотрудником в бухгалтерию. А также образование кредиторской задолженности у организации перед сотрудником, если им был осуществлен перерасход подотчетных сумм с момента утверждения авансового отчета до момента возмещения расходов по авансовому отчету сотруднику.

Основными задачами бухгалтерского учета с подотчетными лицами являются:

• своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

• документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

• контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника». Аналитический учет по счета 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Регистрами синтетического учета 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами» являются журнал-ордер №7 (Журнал-ордер № 7 – документ, обязательный для заполнения, который отображает учет всех расчетов с подотчетными лицами предприятия. Как правило, в документе отображается выдача авансовых платежей работникам предприятия), Главная книга, оборотно- сальдовая ведомость.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета. 

1.2. Система нормативно-правового регулирования расчетов с подотчетными лицами.

Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации. Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде системы. Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации состоит из четырех уровней, на каждом из которых регулирование осуществляется наделенными соответствующими полномочиями субъектами управления.

Рассмотрим систему нормативно-правового регулирования расчетов с подотчетными лицами:

I уровень(законодательный) - определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. К документам первого уровня прежде всего относятся:

• Трудовой Кодекс РФ (глава 21 ст. 137,138, глава 24 ст.166, 167,168, 168.1, 169);

• Налоговый кодекс РФ (глава 25, ст.168, 171,172, 217, 226, 230);

• Федеральный закон « О бухгалтерском учёте» N 402-ФЗ от 06.12.2011 (вступ. в силу с 01.01.2013 г.)

II уровень (нормативный) - устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности. Второй уровень системы нормативного регулирования - это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами. Они подразделены на три группы: положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации. Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в:

• ПБУ 1/2008 «Учетная политика»;

• ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте;

• ПБУ 5/2001 «Учет материально-производственных запасов»;

• ПБУ 10/99 «Расходы организации»;

• ПБУ 9/99 «Доходы организации»

III уровень (методический) - документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета. Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е. на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы. К документам 3 уровня относятся:

• Указание «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» №3210-У от 11.03.2014;

• Указание Банка России от 07.10.2013 №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»;

• Приказ Минтранса России от 08.11.2006 №134 « Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (в редакции Приказа Минтранса России от 18.05.2010 №117);

• Приказ Минтранса России от 21.08.2012 №322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте»

• Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (в ред. Постановления Правительства РФ от 14.02.2009);

• Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»»

• Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».

IV уровень (организационный) - организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику. Согласно ПБУ 1/2008 под учётной политикой понимают совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учёта, определяемых самой организацией на основе предусмотренных требований и особенностей деятельности. Общее требование, сформулированное Минфином России, состоит в том, чтобы в учётной политике были раскрыты способы бухгалтерского учёта, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчётности. Учётная политика разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Утверждению подлежат:

• рабочий план счетов бухгалтерского учёта;

• аналитические регистры налогового учёта;

• формы первичных учётных документов, которые отсутствуют в альбомах типовых унифицированных форм, а также формы документов для внутренней отчётности;

• порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;

• методы оценки активов и обязательств;

• правила документооборота и технология обработки учётной информации;

• порядок внутреннего контроля за хозяйственными операциями;

• другие решения, которые организация признает целесообразными.

Учётная политика, как правило, должна быть стабильной. Пересмотр её возможен лишь в случаях:

а) изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов по бухгалтерскому учёту;

б) разработки новых способов обработки информации;

в) существенного изменения условий деятельности.

Изменения в учётной политике на следующий за отчётным год должны быть объявлены в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу.