1.3.1 Порядок выдачи денежных средств под отчет на покупку товарно-материальных ценностей.

Когда возникает необходимость приобретения каких-либо материальных ценностей, подотчетное лицо пишет заявление на выдачу денежных средств (Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014). Утвержденной типовой формы данного заявления нет и оно может быть написано в свободной форме. Руководитель организации должен подтвердить необходимость данных расходов и дать разрешение на выплату денежных средств. Наличие такого заявления делает необязательность составления приказов, положений и т.д. Но, как правило, в крупных организаций, издается специальный приказ. В данном приказе должно содержаться следующее:

-круг лиц, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет;

-сроки, на которые выдаются денежные средства;

-целевое назначение денежных средств, которые выдаются под отчет;

-размер выдаваемых сумм.

После того, как руководитель подтверждает необходимость выплат денежных средств, на соответствующую сумму выписывается расходный кассовый ордер, который согласно Указания о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014 обязательно должен быть подписан руководителем организации, главным бухгалтером (бухгалтером).

При выдачи наличных денежных средств на хозяйственные расходы, как правило, подотчетные лица должны быть проинформированы, что каждый отдельный платеж, который производит подотчетное лицо сторонней организации, не должен превышать установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами (согласно Указанию Банка России от 07.10.2013 №3073-У сумма предельного размера расчета наличными деньгами по одной сделке составляет 100 000 рублей). За нарушение лимита расчетов организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб.(ст. 15.1 КоАП РФ). Этот штраф предусмотрен для того, кто рассчитывается наличными, т. е. для компании-покупателя. Штраф установлен и для должностных лиц организации-покупателя. Его сумма — от 4000 до 5000 руб.

Согласно п.56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 №119н материалы, которые закуплены подотчетным лицом, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится на основе оправдательных документов, которые подтверждают покупку (чеки магазинов, счета, квитанция к приходному кассовому ордеру- при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Денежные средства выдаются под отчет на определенный срок, который установлен в приказе руководителя организации. Не позднее трёх дней по истечении этого срока подотчетные лица обязаны сдать в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и приложить к нему все оправдательные документы (Указание о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства №3210-У от 11.03.2014). Данная форма отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2011 №55 (АО-1). В связи с вступлением ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011 формы первичных документов организация может разрабатывать самостоятельно (кроме кассовых документов). Таким образом, организация может составлять авансовый отчет по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет», либо доработать (переработать, разработать) ее с учетом требований ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ о наличии обязательных реквизитов и утвердить свой вариант в учетной политике (письмо Минфина России от 08.07.2011 №03-03-06/1/414).

В бухгалтерии проверяется целевое расходование денежных средств, наличие и правильность оформления оправдательных документов. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Если материалы были переданы в подразделения организации или сразу израсходованы на нужны организации без оприходования на склад (канцтовары в небольшом количестве), то к авансовому отчету прикладывается копии требований с распиской получателей либо другие какие-либо документы, которые подтверждают расход.

Утвержденные руководителем расходы принимаются к учету в зависимости от вида приобретенных ценностей и приходуются на счета соответствующих активов.