1.3.3 Порядок выдачи денежных средств под отчет на командировочные расходы.

Служебная командировка- это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.²

В настоящее время по вопросам, которые касаются служебных командировок, следует руководствоваться «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

При отправлении работника в командировку ему сохраняются место работы и средний заработок, а также гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (статья 167 ТК РФ).

Организации, которые направляют своих работников в командировки, должны разработать локальный нормативный акт либо включить в коллективный договор раздел, который регламентирует порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками. При разработке такого документа необходимо предусмотреть следующее:

- вопросы организационного характера;

-перечень командировочных расходов;

-порядок документального оформления командировки;

-размер командировочных расходов;

-порядок возмещения командировочных расходов.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилья и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Основанием для выдачи подотчетных сумм на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении работника в служебную командировку.

Выдача денежных средств под отчет производится в пределах сумм, которые полагаются командировочным лицам на эти цели. Поэтому при расчете размера аванса необходимо учитывать:

-стоимость проезда к месту командировки туда и обратно;

-размер расходов на проживание;

-установленный размер суточных;

-иные расходы, предусмотренные локальным нормативным актом или коллективным договором;

-время пребывания в командировке.

Выдача аванса, как правило, производится через кассу организации, а также может перечислением с расчетного счета на банковскую карту работника. Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно п.11 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749 суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Продолжительность командировки определяется непосредственно руководителем работника (по согласованию с генеральным директором) с учета объема, сложности и других особенностей служебного поручения, а также исходя их экономической целесообразности поездки. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного (например, г. Москвы), а днем приезда- день прибытия транспортного средства в г. Москву. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее- последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой Москвы, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Днем приезда из командировки считается дата прибытия поезда, самолета, автобуса или другого транспортного в Москву. При прибытии транспортного средства до 24 часов включительно днем приезда из командировки считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее- последующие сутки. В случае если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой Москвы, учитывается время, необходимое для проезда от станции, пристани или аэропорта. Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути по не зависящим от него причинам и время на пересадки. Факт задержки командированного в пути следования по не зависящим от него причинам должен быть удостоверен должностными лицами вокзалов, станций, пристаней, аэропортов.

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

— приказа руководителя по форме № Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма № Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;

— заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс.

Кассир может выдать командировочные или лично командированному, или его доверенному лицу. В первом случае командированный должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например, паспорт. Во втором случае доверенное лицо предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий личность. Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира.

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1. В авансовом отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы. Перечень подтверждающих расходы документов (командировочное удостоверение, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и т. п.) и суммы затрат по ним сотрудник указывает на оборотной стороне авансового отчета (абзац 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет (форма № АО-1)», утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55). Эти первичные документы нужно приложить к авансовому отчету. Как правило, первичные документы наклеивают на плотный лист картона, располагая бумаги в календарном порядке совершения операций таким образом, чтобы была видна сумма израсходованных денег и дата чека. Первичные документы нумеруют в соответствии с номерами записей в авансовом отчете.

Если сотрудник потратил не весь командировочный аванс, неизрасходованную часть он должен вернуть в кассу предприятия. Деньги в кассу, выданные под отчет, кассир принимает по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО). При оформлении ПКО кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Принимать неизрасходованную сумму командировочного аванса кассир должен поштучным пересчетом монет и купюр. А подотчетное лицо должно видеть действия кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денежных средств.

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного командировочного аванса, работодатель вправе удержать эти деньги из его зарплаты. Если работник согласился погасить долг и написал соответствующее заявление, ежемесячно удерживать из его зарплаты можно не более 20% начисленной суммы (ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа руководителя, который должен быть издан не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для возврата неизрасходованной суммы командировочного аванса (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Если же сотрудник отказывается добровольно вернуть неистраченную сумму аванса, взыскать задолженность работодатель может только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого он должен подать иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с сотрудника на основании исполнительных листов.

Согласно п.2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Таким образом, если билет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение билета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту (письмо Минфина России от 23.09.2011 №03-03-07/34).

Аналогично контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 №322).

Ответственный за приобретение билетов работник заказывает сам билет или счет на него и передает в бухгалтерию документы для оплаты.

В зависимости от условий договора с транспортной компанией или продавшей билет фирмой-посредником представитель организации может получить свой электронный билет (маршрут/квитанцию или контрольный купон к нему) разными способами- просто скачать через интернет, получить с курьером заранее или непосредственно в день отъезда на ж/д вокзале или в аэропорту на стойке соответствующего перевозчика.

На основании п.84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 №82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне может указываться другая информация.

Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, может быть в качестве оправдательного документа для авансового отчета по осуществленному перелету (письмо Минфина России от 21.09.2011 №03-03-07/34).

При командировках заграницу согласно п. 15Положения «Об особенностях направления работников в командировку» № 749 в случаях, когда работник направляется за пределы территории РФ, оформлять командировочное удостоверение не нужно. Факт поездки в этом случае будет подтвержден отметками в заграничном паспорте работника - достаточно будет просто сделать ксерокопию соответствующих страниц. Однако если работник едет в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, командировочное удостоверение все-таки необходимо и оформляется оно точно так же, как при командировках по России.

При оплате и возмещении расходов работников в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, необходимо учитывать требования Федерального законаот 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплачивать суточные при загранкомандировках необходимо в размерах, которые определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, - как это предусмотрено ст. 168ТК РФ. Но при определении размера суточных нужно иметь в виду важные нюансы, предусмотренныеп. п. 17-20Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» N 749, а именно:

- при проезде по территории РФ суточные выплачиваются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

- при проезде по территории иностранного государства суточные надо считать в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств;

- при следовании работника с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

- при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях;

- при направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник;

- в случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки;

- работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом. Также в общем порядке подлежат возмещению и расходы по проезду работника в загранкомандировку и обратно.

Кроме того, в соответствии с п. 23Положения № 749 при загранкомандировках работникам дополнительно возмещаются:

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валю­те, учитываются одновременно в валюте и в валюте, пересчитан­ной в рубли по курсу ЦБ РФ на день совершения операции. Организации вправе без ограничений и специальных разре­шений ЦБ РФ покупать иностранную валюту за рубли на внут­реннем валютном рынке Российской Федерации для командиро­вочных расходов с обязательным зачислением купленной валю­ты на текущий валютный счет. Для получения иностранной валюты с валютного счета орга­низация не ранее чем за десять банковских дней до убытия ра­ботников в зарубежную командировку представляет в банк за­явление, в котором указывает номера и даты приказов по орга­низации о командировании работников за границу. Командиру­емые за границу работники получают валюту под отчет в кассе организации. При возвращении из командировки остаток неис­пользованной валюты работник должен вернуть в кассу орга­низации в валюте. Не израсходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке Россий­ской Федерации. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от орга­низации, перерасход валюты на командировку возмещается ор­ганизацией работнику в валюте или в рублях, полученных пу­тем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.