Раздел 1 «Сведения об организации» дает общую информацию о предприятии: структура уставного капитала, акционеры, наличие дочерних и зависимых обществ, филиалов и представительств.

Раздел 2 «Основные показатели хозяйственной деятельности организации по итогам года» - краткая характеристика объемов выполненных работ за год.

Раздел 3 «Информация об аффилированных лицах» - информация о физических и юридических лицах, способных оказывать влияние на деятельность организации.

Раздел 4 «Бухгалтерская отчетность ЗАО «Экодор за год» содержит наиболее важные моменты учетной политики организации, пояснения к бухгалтерскому балансу и расшифровку статей «Отчета о прибылях и убытках». В этом разделе рассчитывается прибыль, приходящаяся на одну акцию.

2. Документальное оформление и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на приобретение материалов

В бухгалтерском учете в качестве материально-производственных запасов (МПЗ) принимаются активы:

- используемые при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), предназначенной для продажи (сырье и основные материалы, покупные полуфабрикаты);

-предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);

-используемые для управленческий нужд организации (вспомогательные материалы, топливо, запасные части).

Основная часть МПЗ используется в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.

Для учета материалов организация ЗАО «Экодор» использует субсчета, установленные законодательством для счета 10 «Материалы». Но при этом организация создала более укрупненные группы: основные материалы; горюче-смазочные материалы; запчасти; инструмент; комплектующие, вспомогательные материалы, канцтовары; спецодежда; тара и тарные материалы; материалы, учитываемые за балансом; доставка сырья и материалов. К основным материалам организации относятся асфальтобетон, бетон, битум и битумные материалы, крошка, песок, щебень, цемент, герметик, грунт и др. Категория материалов, учитываемых за балансом, включает в себя дорожные знаки.

Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости приобретения (изготовления) без использования счетов 15 и 16. В случае невозможности отнесения расходов по доставке материалов на себестоимость конкретной партии, расходы по доставке отражаются на дебету счета 10 «Доставка сырья и материалов» в разрезе видов («Доставка асфальтобетона», «Доставка щебня», «Доставка цемента», «Доставка бетона», «Доставка эмульсии» и т.д.). В конце текущего месяца расходы по доставке списываются в дебет счета 20 «Основное производство» на статью «Сырье и материалы» в доле, приходящейся на количество, списанного на расходы в текущем месяце вида материала.

В связи с необходимостью достоверного отражения имущественного положения и финансовых результатов деятельности, обеспечения требования рациональности учета организация ведет бухгалтерский учет с определенными отступлениями от правил ведения бухгалтерского учета, а именно:

• документы по списанию материалов отражаются в бухгалтерском учете как операция последнего числа месяца, в котором произошло списание материалов (требование-накладная);

• операции по приобретению материалов за наличный расчет и списанию их на производство, оформленные приходными ордерами и требованиями-накладными в одном отчетном периоде, отражаются в бухгалтерском учете свернуто: Дт сч 20, 25, 26 Кт сч 71.

Указанные отступления не приводят к искажению финансового положения и результатов деятельности предприятия.

Оценка материалов при выбытии производится по средней себестоимости.

Организация не имеет склада в связи со спецификой деятельности (все основные материалы сразу используются при проведении дорожно-строительных работ, так как их хранение зачастую невозможно). Количество и объемы остальных материалов не являются значительными, поэтому их хранение передано отдельным материально-ответственным лицам, которые в определенные сроки предоставляют материальный отчет. Инвентаризация активов (за исключением основных средств) и обязательств проводится ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в период с 01 октября по 31 декабря. Инвентаризация проводится также в других случаях предусмотренных законодательством и внутренними документами организации. Состав комиссии по инвентаризации, конкретные сроки ее проведения определяются приказами (распоряжениями) генерального директора.

Организация не создает резервов под снижение стоимости материально-производственных запасов.

Сырье и материалы поступают в организацию от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств.

Если организация получает материалы на складе поставщика, то экспедитору (шоферу) нужно выписать Доверенность (по форме № М-2 или № М-2а) 

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством.

Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а утверждены формы доверенностей на получение материальных ценностей (№ М-2 и № М-2а) и порядок их заполнения и определено, что доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Бухгалтерия организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее под расписку получателю.

Форма № М-2а отличается от формы № М-2 отсутствием корешка доверенности, в котором последовательно указываются следующие реквизиты:

– номер доверенности;

– дата ее выдачи;

– срок действия доверенности;

– должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

– расписка в получении доверенности;

– наименование поставщика;

– номер и дата наряда (или заменяющего наряд документа) или извещения;

– номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения.

Корешки доверенности подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в организации не менее пяти лет. Форма № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц  . Выдача этих доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

В ЗАО «Экодор» материалы поступают от поставщиков и от подотчетных лиц. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает организации сопроводительные документы: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры.

Материалы так же поступают и от подотчетных лиц. В ЗАО «Экодор» ответственный за поступление материалов- начальник отдела снабжения Козлов М.А. В случае необходимости приобретения материалов за наличный расчет Козлов М.А. пишет служебную записку о выдаче подотчетных сумм на приобретение материалов. Согласованная генеральным директором служебная записка поступает в бухгалтерию и на ее основании Козлову М.А. выплачивается аванс. В ЗАО «Экодор» подотчетные суммы выплачиваются на зарплатную карту сотрудника. После приобретения материалов в 3-х дневный срок М.А сдает в бухгалтерию авансовые отчеты со всеми оправдательными документами- товарные чеки, кассовые чеки, товарные накладные, счет-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру. Работник бухгалтерии проверяет авансовый отчет и заносит его данные в программу 1С Бухгалтерия 8.2. Авансовый отчет заполняется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2011 №55 (АО-1). В связи с вступлением ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011 формы первичных документов организация может разрабатывать самостоятельно (кроме кассовых документов). Таким образом, организация может составлять авансовый отчет по унифицированной форме АО-1 «Авансовый отчет», либо доработать (переработать, разработать) ее с учетом требований ФЗ «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ о наличии обязательных реквизитов и утвердить свой вариант в учетной политике (письмо Минфина России от 08.07.2011 №03-03-06/1/414). ЗАО «Экодор» использует форму АО-1 без доработок ее самостоятельно. Приобретая мелкие материалы, например, краску, ведра, замки, веревки вместе с авансовым отчетом прилагается документ о списании материалов- требование-накладная, это говорит о том, что материалы могут быть сразу списаны в производство. Как правило, когда приобретается песок ,щебень, цемент, они приходуются на счет 10 «Материалы». В конце месяца работники, ответственные за работу на объекте (начальники участка) сдают в бухгалтерию материальный отчет. На основании материального отчета формируется документ о списании материалов с указанием объекта и номера договора. После проверки и занесения авансового отчета в программу 1С Бухгалтерия 8.2, производится окончательный расчет с Козловым М.А. Либо он вносит неизрасходованный аванс в кассу организации, либо организация выплачивает перерасход по авансовому отчету.

В ЗАО «Экодор» начальник отдела снабжения всегда вовремя сдает в бухгалтерию авансовые отчеты. Но в целом, в других компаниях бывают случаи, когда подотчетное лицо не предоставляет бухгалтерии авансовые отчеты и соответственно не возвращает подотчетные суммы.

В случае, если подотчетное лицо не возвращает подотчетные денежные средства и не отчитывается, либо не возвращает остаток подотчетных сумм, в организациях предусмотрены санкции на этих сотрудников.

Руководитель вправе принять решение о том, чтобы удержать из заработной платы работника эту сумму. В Трудовом  кодексе предусмотрено удержание из заработной платы работника для того, чтобы погасить неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданного в связи со служебной командировкой и в других случаях. Но это должно произойти не позже 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, и при том условии, если сам работник не оспаривает оснований и размера удержания. Но, так или иначе, общий размер удержаний при  каждой выплате заработной платы не может быть превышен 20%. (Исключения составляют удержания при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, возмещении ущерба, причиненного преступлением, и ряд  других случаев,  указанных в Трудовом Кодексе. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%). Если же работник  имеет возражения против суммы или срока возврата суммы, или имеет какие-либо другие претензии к самой фирме, тогда отношения придется выяснять в суде.

Предприятие, в свою очередь, может принять решение о том, чтобы простить долг сотруднику, и это право работодателя. Но тогда будет считаться, что работник получил доход, и с такого дохода нужно удержать налог на доходы физических лиц. (НДФЛ )

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, своевременно не возвращенные работниками подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71и дебетусчета 94"Недостачи и потери от порчи ценностей" и в дальнейшем при удержании из оплаты труда работника списываются в дебетсчета 70"Расчеты с персоналом по оплате труда".

Суммы оплаты труда, причитающиеся работникам, отражаются по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу), а сумма начисленного НДФЛ - по дебету счета 70 в корреспонденции со счетом 68"Расчеты по налогам и сборам".

Рассмотрим на условном примере ситуацию, когда сотрудник не возвращает в кассу организации подотчетные суммы.

Пример. Менеджер ООО «Ярило» Н.К. Иванов получил 16 мая 2014 года в подотчет 4000 руб. на оплату ремонта принтера в специализированной организации. Ремонт принтера обошелся лишь в 2500 руб.

В ООО «Ярило» наличные деньги под отчет на оплату мелкого ремонта оргтехники на основании приказа руководителя выдаются на срок 28 календарных дней со дня выдачи. Авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО «Ярило» Иванов должен сдать до 15 июня 2014 года включительно.15 июня 2014 года Разин привез из специализированной организации отремонтированный принтер в ООО «Ярило». В этот же день он сдал в бухгалтерию организации авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек и акт сдачи-приемки выполненных работ. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1500 руб. (4000 – 2500) — Иванов не вернул.

27 июня 2014 года Иванов дал письменное согласие на удержание 1500 руб. из его заработной платы. В этот же день руководитель ООО «Ярило» издал приказ об осуществлении соответствующих удержаний. Зарплата Н.К. Иванова за июнь 2014 года составила 24 000 руб. Значит, бухгалтер ООО «Ярило» вправе удержать из его зарплаты за указанный месяц 4176 руб. [(24 000 руб. – 24 000 руб. х 13%) х 20%]. Так как невозвращенный остаток неизрасходованной подотчетной суммы (1500 руб.) меньше этой величины, то бухгалтер удержал его полностью из зарплаты Иванова за июнь 2014 года.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Таблица 2

Журнал регистрации фактов хозяйственно деятельности

№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
1	Выдано из кассы организации в под отчет Иванову Н.К. на ремонт принтера	РКО №25 от 16.05.2014	71	50	4000
2	Сдан в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами по ремонту принтера	Авансовый отчет №52 от 15.06.2014, кассовый чек б/н, акт сдачи -приемки выполненных работ от 20.05.2014	26	71	2500
3	Отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма	Бухгалтерская справка-расчет №5	94	71	1500
№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
4	Начислена заработная плата за июнь 2014 Иванову Н.К.	Бухгалтерская справка-№6	26	70	24000
5	Удержан НДФЛ с зарплаты Иванова Н.К.	Бухгалтерская справка-расчет №7	70	68	3120
6	Удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма	Бухгалтерская справка-расчет №8	70	94	1500
7	Выплачена заработная плата Иванову Н.К.	Ведомость на выплату заработной платы	70	50	19380

Согласно Плана счетов бухгалтерского учета, учет расчетов с подотчетными лицами ведется на 71 счете «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому конкретному сотруднику- подотчетному лицу и каждому факту получения денежных средств.

Пример карточки аналитического учета 71 счета представлен в таблице 3.

Таблица 3

Карточка аналитического учета по 71 счету по сотруднику ЗАО «Экодор» Козлову М.А.

Период	Документ	Дебет		Кредит		Текущее сальдо
		счет	сумма	счет	сумма	дебет	кредит
С-до на начало						8263,45
01.06.2014	АО №99 от 01.06.2014	25		71	120,00
03.06.2014	АО №120 от 03.06.2014	25		71	1250,00
10.06.2014	АО №131 от 10.06.2014	10.09		71	5150,00
15.06.2014	АО №142 от 15.06.2014	25		71	3100,00
16.06.2014	П/п №2481 от 16062014	71	5000,00	51
29.06.2014	АО №158 от 29.06.2014	10.09		71	125,00
С-до на 01.07.2014			5000,00		9745,00	3 518,45

 

По данным карточки аналитического учета по сотруднику ЗАО «Экодор» сальдо на 01.07.2014 показывает, что Козлов М.А. имеет задолженность перед организацией по выплаченным ему подотчетным суммам в размере 3 518, 45 рублей.

Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по учету материалов, представленные в таблице 4

Таблица 4

Типовые бухгалтерские проводки по учету материалов

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Учтены материалы по учетным ценам	10	15
2.	Отражен возврат материалов из основного производства	10	20
3.	Отражены в стоимости материалов общехозяйственные затраты, связанные с их приобретением	10	26
4.	Отражена готовая продукция для ее использования в качестве материалов	10	40
5.	Поступление материалов от поставщика	10	60
6.	Поступление материалов от подотчетного лица	10	71
7.	Поступление материалов в виде вклада в уставный капитал	10	75
8	Списаны материалы на строительство объекта ОС	08	10
9	Списаны материалы в себестоимость в основное производство	20	10
10	Списаны материалы в себестоимость во вспомогательное производство	23	10
№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
11	Списаны материалы в расходы на продажу	44	10
12	Списание неправильно учтенных материалов в результате ошибки	76	10
13	Материалы переданы филиалу (запись у головного подразделения)	79	10
14	Списание материалов на убытки в результате пожара на складе	99	10
15	Получены материалы по договору дарения	10	98

В ЗАО «Экодор» денежные средства выдаются (выплачиваются) на приобретение строительных материалов, цемента, пескоцемента. В примере 2 рассмотрим приобретение цемента подотчетным лицом Козловым М.А.

Пример 2. Подотчетному лицу Козлову М.А. с расчетного счета организации на зарплатную карту платежным поручением №75 от 15.08.2014 г. был выплачен аванс на приобретение цемента в размере 10 000,00 рублей. 17.08.2014 г. Козлов М.А. сдает в бухгалтерию ЗАО «Экодор» авансовый отчет с оправдательными документами (товарные чеки, кассовые чеки) на сумму 12 500,00 рублей, в т. НДС-1 906,78 рублей. После проверки авансового отчет был произведен окончательный расчет с подотчетным лицом Козловым М.А. В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Таблица 5

Журнал фактов хозяйственной деятельности

№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
1.	С р/с перечислен Козлову М.А. на зарплатную карту аванс на приобретение цемента	Платежное поручение №75 от 15.08.2014	71	51	10000
2.	По авансовому отчету оприходован цемент на склад организации	Авансовый отчет №101 от 17.08.2014, товарный чек №1 от 16.08.2014, кассовый чек№ б/н от 16.08.2014	10	71	10 593,22
3	Выделен НДС по приобретенному цементу	Товарный чек №1 от 16.08.2014, кассовый чек №б/н от 16.08.2014	91.02	71	1906,78
4	Перерасход денежных средств по авансовому отчету возмещен Козлову М.А.	Платежное поручение №81 от 18.08.2014	71	51	2500

В данном примере в оправдательных документах по приобретенному цементу НДС выделен отдельной строкой. Но из-за отсутствия счета-фактуры, выставленной на компанию ЗАО «Экодор», мы не можем возместить сумму НДС в бюджет. Поэтому сумму НДС -1 906,78 рублей мы относим в состав прочих расходов на счет 91.02 как непринимаемую.

НДС по приобретенным товарно-материальных ценностей.

В ЗАО «Экодор» при наличии счета-фактуры при приобретении подотчетным лицом материалов, канцелярских товаров и др. соответствующие суммы НДС, выделенные в счете-фактуре, отражаются по дебету счета 19, а затем списываются с кредита счета 19 в дебет счета 68.

Многие арбитражные суды считают, что налоговые вычета по НДС по наличным расходам можно получить и без счета-фактуры- на основании чека ККТ или бланка строгой отчетности с выделенной в нем суммой НДС, т.к согласно п.7 ст.168 НК РФ он в этом случае заменяет счет-фактуру. Но Минфин и ФНС категорически против этого. Согласно п.1 ст.172 НК РФ вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров, работ, услуг, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на таможенную территорию РФ.

Указанными пунктами ст.171 НК РФ предусмотрены особенности вычета сумм НДС, уплаченных налогоплательщиком непосредственно в бюджет, а также сумм налога, уплаченных сотрудниками организациями в составе командировочных расходов.

3. Документальное оформление и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, расходы на топливо, расходы по экологии, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

В ЗАО «Экодор» офис-менеджер Пузырева А.А. приобретает канцелярские товары, отправляет почтовую корреспонденцию, производит копировальные работы в специальных организациях. Все это организация относит к административно-хозяйственным расходам. Когда возникает необходимость приобретение канцелярских товаров, Пузырева А.А. пишет служебную записку о выдаче подотчетных сумм на приобретение канцелярских товаров. Согласованная генеральным директором служебная записка поступает в бухгалтерию и на ее основании Пузыревой А.А. выплачивается аванс. После приобретения материалов в 3-х дневный срок Пузырева А.А сдает в бухгалтерию авансовые отчеты со всеми оправдательными документами- товарные чеки, кассовые чеки, товарные накладные, счет-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру. Оправдательные документы должны быть оформлены надлежащим образом и содержать обязательные реквизиты.

Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации, выдавшей чек;

• идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);

• заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);

• порядковый номер чека;

• дату и время покупки (оказания услуги);

• стоимость покупки (услуги).

Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении;

• должность и личную подпись ответственного лица (продавца);

• штамп (печать) продавца.

При ненадлежащем оформлении оправдательных документов бухгалтерия может не принять к учету данный авансовый отчет. Поэтому подотчетному лицу следует тщательно проверять документы при оформлении сделки.

После сдачи авансового отчета с правильно оформленными оправдательными документами бухгалтерия ЗАО «Экодор» производит окончательный расчет по подотчетным суммам с Пузыревой А.А. Поступившие от нее канцелярские товары оприходуются на счет 10 «Материалы». В конце месяца Пузырева А.А. сдает в бухгалтерию материальный отчет по выданным канцелярским товарам сотрудникам нашей организации. На основании материального отчета формируется документ о списании канцелярских товаров- требование-накладная.

В ЗАО «Экодор» для учета канцелярских товаров используется счет 10 «Материалы», а для учета других административно-хозяйственных расходов, например, изготовление штампа, копировальные работы- счет 25 «Общепроизводственные расходы» и счет 26 «Общехозяйственные расходы». В таблице 6 представлены типовые бухгалтерские проводки по учету административно-хозяйственных расходов.

Таблица 6

Типовые бухгалтерские проводки по 26 счету «Общепроизводственные расходы»

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Начислена амортизация основных средств заводоуправления	26	02
2.	Начислена амортизация нематериальных активов, которые используются в заводоуправлении	26	05
3.	Отпущены материалы на содержание зданий и сооружений заводоуправления	26	10
4.	Учтены услуги вспомогательных производств	26	23
5.	Учтена стоимость энергии, тепла, воды и т.п. полученных со стороны на содержание заводоуправления	26	60
6.	Учтены расходы на оплату труда специалистов и служащих заводоуправления	26	70
7.	Учтены социальные отчисления с указанных выше сумм оплаты труда	26	69
8.	Учтены расходы из подотчетных сумм	26	71
9.	Формирование резерва на оплату отпусков вышеупомянутых работников заводоуправления	26	96
10.	Списание части затрат на продукцию основного производства с распределением по видам продукции	20	26
11	Списание части затрат на продукцию вспомогательного производства с распределением по видам продукции	23	26
12.	Списание части затрат на исправление брака продукции	28	26
13.	Списание представительских расходов на себестоимость продаж	90	26
14.	Списание на себестоимость продаж	90	26

Таблица 7

Типовые бухгалтерские проводки по счету 25 «Общепроизводственные расходы»

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Начислена амортизация основных средств цеха (включая оборудование и внутрицеховой транспорт)	25	02
2.	Начислена амортизация нематериальных активов, которые используются в цехе	25	05
3.	Отпущены материалы на содержание машин и оборудования, зданий и сооружений цеха	25	10
4.	Учтены услуги вспомогательных производств	25	23
5.	Учтена стоимость энергии, тепла, сжатого воздуха и т.п., полученных со стороны на содержание оборудования и рабочих мест цеха	25	60
6.	Учтены расходы на оплату труда рабочих по наладке и обслуживанию оборудования, по охране труда и управленческому персоналу цеха	25	70
7.	Учтены социальные отчисления с указанных выше сумм оплаты труда	25	69
8.	Учтены расходы из подотчетных сумм	25	71
9.	Формирование резерва на оплату отпусков вышеупомянутых рабочих и служащих цеха	25	96
10.	Списание части затрат на продукцию основного производства с распределением по видам продукции	20	25
11	Списание части затрат на продукцию вспомогательного производства с распределением по видам продукции	23	25
12.	Списание части затрат на исправление брака продукции	28	25

Рассмотрим на примере приобретение канцелярских товаров и изготовление штампа для одного из отделов компании подотчетным лицом Пузыревой А.А.

Пример 3 .В бухгалтерию ЗАО «Экодор» поступила подписанная генеральным директором служебная записка от офис-менеджера Пузыревой А.А. о необходимости приобретения канцелярских товаров и изготовления штампа для отдела инженерно-технического сопровождения. Бухгалтерия предприятия платежным поручением №121 от 22.08.2014 перечислила Пузыревой А.А. на ее зарплатную банковскую карту сумму, которая была указана в служебной записке-12 000,00 рублей. Через 3 дня (25.08.2014) Пузырева А.А. сдала в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами:

1. товарная накладная ТОРГ-12, счет-фактура на сумму 9 500,00 рублей, в т.ч. НДС-1 449,15 рублей на приобретение канцелярских товаров;

2. товарный чек №13 от 24.08.22014 на изготовление штампа на сумму 3000 рублей.

Согласно сданному авансовому отчету фактически израсходованная сумма составила 12 500 рублей. На основании авансового отчета были сделаны следующие записи, представленные в таблице 8.

Таблица 8

Журнал фактов хозяйственной деятельности

№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
1.	Перечислено с расчетного счета организации Пузыревой А.А. денежные средства под отчет на приобретение канцелярских товаров и изготовление штампа	Платежное поручение №121 от 22.08.2014	71	51	12000
№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
2.	Сдан в бухгалтерию авансовый отчет и канцелярский товары были оприходованы на склад	АО №145 от 25.08.2014, товарная накладная №15 от 23.08.2014, счет-фактура №15 от 23.08.2014	10.2	60	8050,85
3.	Отражен НДС по поступившим канцелярским товарам	Счет-фактура №15 от 23.08.2014	19	60	1449,15
4	Отражены расходы на изготовление штампа	Товарный чек №13 от 24.08.2014	26	71	3000,00
5	Отражена отплата наличными денежными средствами поставщику канцелярских товаров	АО №145 от 25.08.2014, товарная накладная №15 от 23.08.2014	60	71	9500,00
6	Возмещен НДС по приобретенным канцелярским товаром в бюджет	Счет-фактура №15 от 23.08.2014	68	19	1449,15
7	Перечислено на зарплатную карту Пузыревой А.А. перерасход по авансовому отчету	Платежное поручение №135 от 27.08.2014	71	51	500,00

Рассматривая данный пример, следует обратить внимание на оправдательные документы, в частности счет-фактуру. Согласно статье 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном настоящей главой. Т. к. в данном примере одним из оправдательным документом является счет-фактура, мы можем принять сумму НДС к вычету и возместить ее бюджету.

Также, к административно-хозяйственным расходам относится приобретение ГСМ. Ответственный за поступление ГСМ в ЗАО «Экодор»- менеджер отдела транспорта и механизмов Пискунов А.М. Когда возникает необходимость приобретения топлива, Пискунов А.М. пишет заявление (служебную записку) на выдачу денежных средств.

Основным первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа (включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован);

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (включают: для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона; для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона);

4) сведения о транспортном средстве (тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа; государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса; показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо); дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

5) сведения о водителе (включают: фамилию, имя, отчество водителя; дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя).

6)На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Для признания расходов на горюче-смазочные материалы в целях налогообложения прибыли необходимо наличие чеков АЗС и правильно оформленных путевых листов, подтверждающий фактический расход бензина на производственные цели. Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного лица могут служить чеки АЗС, товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату данного товара.

При приобретении горюче-смазочных материалов за наличный расчет у бухгалтеров организаций нередко возникает вопрос о применении вычетов по НДС.

Согласно пункту 2 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации. Указанные вычеты в соответствии с пунктом 1 статьи 172 НК РФ производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами, и документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога. При этом согласно пункту 4 статьи 168 НК РФ в расчетных документах, первичных учетных документах и в счетах-фактурах соответствующая сумма налога на добавленную стоимость должна быть выделена отдельной строкой. Как правило, АЗС отказываются выдавать своим покупателям счета-фактуры, и возникает вопрос, куда в таком случае следует относить сумму уплаченного НДС.

Рассматривая порядок формирования стоимости ГСМ согласно пункту 5 ПБУ 5/01 ГСМ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, при этом к фактическим затратам на приобретение относятся и суммы невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением этих ГСМ.

В Письме Минфина Российской Федерации от 21 августа 2001 года №04-03-11/113 по поводу учета сумм НДС по горюче-смазочным материалам, приобретенным на АЗС за наличный расчет указано, что в случае отсутствия счетов-фактур по горюче-смазочным материалам суммы налога на добавленную стоимость по этим товарам следует учитывать в их стоимости.

Рассмотрим на примере приобретение бензина за наличный расчет подотчетным лицом ЗАО «Экодор» Пискуновым А.М.

Пример 4. Подотчетному лицу Пискунову А.М. по его заявлению выплачены с расчетного счета организации платежным поручением №125 от 21.08.2014 г. на зарплатную банковскую карту денежные средства на приобретение Бензина А-92 для заправки автомобилей, принадлежащих ЗАО «Экодор»-2 000,00 рублей. Пискунов А.М сдал авансовый отчет с оправдательными документам (чеки АЗС) на приобретение бензина в сумме 638,83, 00 рублей. Согласно сданному авансовому отчету было приобретено 20,41 литров бензина А-92 для заправки а/м ГАЗ-330232 по цене 31,30 рублей за литр. Вместе с авансовым отчетом были сданы требования-накладные с указанием марки автомобиля и ее государственного номера. В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

 

 

Таблица 9

Журнал фактов хозяйственной деятельности

№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
1.	Выплачено с р/с организации Пискунову А.М в под отчет	Платежное поручение №125 от 21.08.2014	71	51	2000,00
2.	Сдан в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами и бензин оприходован на склад	АО №121 от 24.08.2014	10.3	71	638,83
3.	Списан бензин на а/м ГАЗ-330232 в318ам в количестве 20,41 л	Требование-накладная №121 от 24.08.2014	25	10.3	638,83
№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
4.	Пискуновым А.М. внесен остаток неизрасходованного аванса в кассу организации	ПКО №32 от 24.08.2014	50	71	1361,17

В данном примере чек АЗС на приобретение бензина А-92 на сумму 638,83 рубля был без выделения суммы НДС.

4. Документальное оформление и бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами, по суммам, выданным на командировочные расходы.

Особенности направления работников в служебные командировки согласно ст.166 Трудового Кодекса РФ устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В настоящее время по вопросам, которые касаются служебных командировок, ЗАО «Экодор» руководствуется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Служебные командировки на территории РФ.

Руководство ЗАО «Экодор» заключает договоры о строительстве дорог, укладки литой асфальтобетонной смеси не только в г. Санкт-Петербурге, но и в других городах России. В связи с этим наших работников направляют в командировку. Командируются работники из дорожно-строительного подразделения (дорожные рабочие) и из отдела эксплуатации транспорта и механизмов (машинисты катка, машинисты укладчика асфальтобетонной смеси).

Основанием для отправления работников в командировку служит приказ Генерального директора Хахалева М.С. Руководитель дорожно-строительного подразделения и начальник отдела транспорта и механизмов предоставляют в отдел кадров служебное задание, оформленное по форме №Т-10а. Не позднее чем за 5 рабочих дней до выезда начальник отдела кадров подготавливает приказ о направлении работников в командировку (унифицированная форма №Т-9 или №Т-9а) и командировочное удостоверение (унифицированная форма №Т-10) и отдает эти документы на подпись генеральному директору. Подписанное и заверенное печатью организации командировочное удостоверение выдается работнику не позднее одного рабочего дня до планируемого выезда в командировку. В командировочное удостоверение производятся заверенные печатью следующие отметки:

-отдела кадров нашей организации об убытии в служебную командировку и о возвращении из командировки к месту работы;

-соответствующего должностного лица либо органа принимающей стороны о прибытии в место служебной командировки и убытии из него.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в организации. (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки №749)

Нашим работникам возмещаются расходы по найму жилья, расходы по проезду. В организации установлен размер суточных при командировках на территории РФ- 700 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Работник по возвращению из командировки обязан предоставить работодателю в течение 3 дней:

-авансовый отчет об израсходованных в связи с командировках суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки №749);

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки №749)

После возвращения из командировки подотчетные лица сдают в бухгалтерию ЗАО «Экодор» авансовые отчеты по форме АО-1. Вместе с авансовым отчетом прикладываются оправдательные документы (командировочное удостоверение со всеми отметками, заполненное служебное задание, товарные чеки, кассовые чеки, ж/д билеты, счета на оплату гостиниц). Бухгалтер проверяет авансовый отчет и заносит его данные в программу 1С Бухгалтерия 8.2. После этого производится окончательный расчет по данной командировке. Либо подотчетное лицо вносит неизрасходованный аванс в кассу организации, либо предприятие возмещает перерасход сотруднику.

Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по учету командировочных расходов, представленные в таблице 10:

Таблица 10

Типовые бухгалтерские проводки по учету командировочных расходов

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Работнику выдан аванс на командировочные расходы	71	50
2.	Учтены расходы на командировку согласно авансового отчета	26,25,44	71
3.	Отражены подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленные сроки	94	71
4.	Удержаны из заработной платы работника, суммы неиспользованного аванса, не возвращенные работником в установленный срок	70	94
5.	Внесены работником в кассу организации суммы неиспользованного аванса, не возвращенные работником в установленный срок	50	71
6.	Отнесены в состав прочих расходов суммы не возвращенного в срок аванса, во взыскании которых отказано судом	91.2	94
7.	Выделен НДС по командировочным расходам	19	71
8.	НДС направлен к вычету	68	19
9.	Куплен билет командируемому работнику	50.3	76
10.	Билет выдан работнику	71	50.3
11.	Списаны расходы на покупку билета	20, 23, 25, 26, 29 (44)	71
12.	Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства	08	71
13.	Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции	28	71
14.	Удержаны командировочные затраты, не признанные работодателем, из заработной платы работника	70	71
15.	Возмещение работником затрат, не признанных работодателем, в кассу или на расчетный счет.	50 (51)	71

В компании ЗАО «Экодор» за период июнь-август 2014 года производились командировки в г. Владимир и г. Нижний Новгород. Наши сотрудники занимались укладкой литой асфальтобенной смеси. Рассмотрим на примере оформление авансового отчета по сотруднику ЗАО «Экодор» Петрову А.Ю., который был направлен в командировку в г. Владимир 18.06.2014 г.

Пример 4. Дорожному рабочему Петрову А.Ю. на командировочные расходы на основании приказа руководителя компании №22 от 15.06.2014 был выплачен аванс с расчетного счета ЗАО «Экодор» платежным поручением №75 от 17.06.2014 г. Сумма аванса составила 12 000 рублей. В эту сумму вошли суточные (700 рублей) за каждый день нахождения в командировке, расходы по найму жилья и сумма для приобретения запчастей. Срок командировки- 5 дней. Также сотруднику были выданы ж/д билеты на проезд г. Санкт-Петербург- Владимир, Владимир- Санкт-Петербург по 2 965,10 рублей, в т.ч НДС-452,30 рублей каждый, приобретенные у компании ООО «Диалог». После возвращения из командировки Петров А.Ю. сдает в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами (командировочное удостоверение, служебное задание, ж/д билеты, счета-квитанции на оплату гостиницы (1200 за каждые сутки)). Запчасти приобретены не были. На основании авансового отчета были сделаны следующие записи:

Таблица 11

Журнал фактов хозяйственной деятельности

№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
1.	Приобретены ж/д билеты у транспортной компании	Счет №15 от 15.06.2014	76	51	5 930,2
2.	Выплачено с расчетного счета аванс на командировочные расходы	Платежное поручение №75 от 17.06.2014	71	51	12000,00
3.	Оприходованы билеты	??	50.3	76	5 930,2
4.	Выданы билеты сотруднику	Расходный ордер №12 от 17.06.2014	71	50.3	5 930,2
5.	Отражены расходы по командировке по авансовому отчету	АО №55 от 26.06.2014 -суточные -счет- квитанция на оплату гостиницы -ж/д билеты -НДС по ж/д	25 25 25 19	71 71 71 71	3500,00 6000,00 5 025,6 904,6
6.	Начислен НДС в бюджет по купленным ж/д билетам	Счет-фактура №15 от 26.06.2014, Счет-фактура №16 от 26.06.14	68	19	904,6
7.	Петровым А.Ю. в кассу организации внесен остаток неизрасходованного аванса	Приходный кассовый ордер №69 от 26.06.2014	50	71	2 500,00

В данном примере документом- основанием для возмещения НДС бюджету служат железнодорожные билеты с выделенной суммой НДС, которые являются бланком строгой отчетности. Согласно п.7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения.

Командировки за пределы РФ.

В ЗАО «Экодор» производятся командировки в Германию, т.к. организация тесно сотрудничает с фирмой, у которой покупает дорожно- строительную технику и запчасти. Так же, заместитель генерального директора по технологии и качества работ посещают Германию с целью ознакомления с технологией работы немецких фирм в области укладки литого асфальта. Список сотрудников, которые ездят в служебные командировки заграницу, утвержден генеральным директором. Организацией определен размер суточных при командировках в Германию- 2500 рублей. (Приказ генерального директора).

Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства- участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

В ЗАО «Экодор» выплата подотчетных сумм на командировку заграницу производится в валюте РФ. Сотрудник сам обменивает деньги на валюту страны, в которую он командируется. Авансовый отчет также сдается в валюте РФ, а оправдательные документы (счета на оплату гостиниц, посещение выставок), оплаченные валютой страны, которую он посещает, переводятся в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Все оправдательные документы (билеты, посадочный талон, инвойс на проживание в гостинице, копия загранпаспорта с отметкой о посещении данной страны) по командировкам заграницу должны быть переведены на русский язык.

Также работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

-расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

-обязательные консульские и аэродромные сборы;

-сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

-расходы на оформление медицинской страховки;

-иные платежи и сборы. (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки №749)

По возвращению из командировки в течение 3 дней наши сотрудники сдают в бухгалтерию авансовый отчет со всеми оправдательными документами. Авансовый отчет сдается в валюте РФ. Отчет проверяется бухгалтером-кассиром и производится окончательный расчет по командировке.

Рассмотрим на примере случай, когда сотрудник ЗАО «Экодор» командируется в Германию с целью посещения выставки дорожно-строительной техники для последующей покупки.

Пример 5. Начальнику отдела транспорта и механизмов Юрченко Д.Л. были выплачены подотчетные денежные средства с расчетного счета ЗАО «Экодор» в размере 30 000 рублей для командировки в Германию (платежное поручение №68 от 20.08.2014). В эту сумму вошли суточные 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке, расходы по найму жилья и приобретение авиабилетов. Срок командировки- 2 дня. После возвращения Юрченко Д.Л. сдал в бухгалтерию авансовый отчет со всеми оправдательными документами (авиабилеты Санкт-Петербург- Берлин, Берлин- Санкт-Петербург на общую сумму 15 000 рублей, счет на оплату гостиницы-2 дня по 55 евро за сутки, копия загранпаспорта с отметками о посещении Германии, входной билет на выставку дорожно-строительной техники- 30 евро, посадочный талон). Все оправдательные документы были переведены на русский язык. Авансовый отчет утвердили 24.08.2014 г. Курс евро на 24.08.2014- 43 рубля. В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Таблица 12

Журнал фактов хозяйственной деятельности

№ п/п	Содержание операции	Документ	Дебет	Кредит	Сумма
1.	Выплачены денежные средства под отчет	Платежное поручение №68 от 20.08.2014	71	51	30 000,00
2.	Отражены расходы по командировке по авансовому отчету	АО №85 от 24.08.2014 -суточные -счет- квитанция на оплату гостиницы (2 дня*55 евро*43 ) -входной билет на выставку (30 евро*43; -авиабилеты	26 26 26 26	71 71 71 71	5000,00 4730,00 1290,00 15000,00
3.	Подотчетное лицо внесло в кассу организации остаток неиспользованного аванса	Приходный кассовый ордер №65 от 24.08.2014	50	71	3 980,00

В ЗАО «Экодор» подотчетные суммы всегда выдаются в валюте РФ. Но во многих организациях подотчетные суммы выдаются в валюте страны, которую посещает подотчетное лицо.

Рассмотрим на условном примере ситуацию, когда подотчетные суммы выдаются в валюте.

Пример 6. Сотрудник ЗАО «Заря» Королев Л.Л. направляется в командировку в Голландию на 4 дня с целью заключения договора о поставке запчастей. Ему выдается аванс в размере 2200 евро. Курс евро на день выдачи-31 рубль.

Для получения иностранной валюты, организация до убытия работника в зарубежную командировку предоставляет заявление, в котором указывает номер и дату приказа о командировании сотрудников, а также вид валюты и количество, необходимое для данной командировки. В бухгалтерском учете делается запись- Д 52/3 К 50- на сумму полученной валюты.

По возвращению из командировки сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами:

-авиабилеты туда и обратно-700 евро;

-счет гостиницы-960 евро;

-проживание 3 дня*300 евро-900 евро;

-расходы по международным телефонным переговорам-40 евро;

-квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы-100 евро;

-распоряжение руководителя об оплате суточных по норме, указанной в учетной политике ЗАО «Заря» 4 дня*100 -400 евро;

-отчет о проделанной работе;

-загранпаспорт Королева Л.Л. с отметками заграничных постов.

Курс евро на дату утверждения авансового отчета-32 рубля.

Таблица 13

Журнал фактов хозяйственной деятельности

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
				евро	рубли
1.	Выдано из кассы организации в под отчет Королеву Л.Л. на командировочные расходы (курс 31 рубль)	71	50	2200	68200
2.	Сдан в бухгалтерию авансовый отчет с оправдательными документами -затраты на проезд; -расходы на проживание -суточные 4 дня -оформление визы	26 26 26 26	71 71 71 71	700 940 400 100	22400 30080 12800 3200
3.	Возврат неиспользованного аванса (курс 32/евро)	50	71	60	1920
4.	Списана курсовая разница по операциям (2200 евро*31 рубль-2200 евро*32 рубля)	71	91/2	-	2200

НДФЛ при возмещении командировочных расходов.

Согласно п.3 ст.217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

Так, в ЗАО «Экодор» при оплате расходов на командировки внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий налогообложению, не включается:

-суточные, которые выплачиваются в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не боле 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке заграницей;

В некоторых организациях установлены более высокие размеры суточных, тогда суммы суточных, превышающих 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ или же 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, облагаются НДФЛ в обычном порядке:

• с фактически произведенные и документально подтвержденные расходы:

• комиссионные сборы;

• расходы на проезд до места назначения и обратно:

• сборы за услуги аэропортов;

• расходы по найму жилого помещения:

• расходы по оплате услуг связи;

• расходы по получению заграничного паспорта, виз;

• расходы, связанные с обменом валюты или чека в банке за наличную иностранную валюту.

Если подотчетное лицо не предоставляет документы, которые подтверждают оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Пример 7 .С 11 по 19 августа 2014 года работник ЗАО «Заря» находился в служебной командировке в г. Владимир. Ему были выплачены суточные в размере за 9 календарных дней. Необходимо определить, будут ли включаться выплаченные работнику суточные в облагаемую базу по НДФЛ, и если будут, то в каком размере.

Ситуация 1. В положении о командировках, действующем в ЗАО «Заря», установлено, что при командировках на территории РФ суточные выплачиваются в размере 1000 рублей в день.

Ситуация 2. В положении о командировках, действующем в ЗАО «Заря», установлено, что при командировках на территории РФ суточные выплачиваются в размере 1000 рублей в день.

В примере в ситуации 1 размер суточных установлен в сумме 1000 рублей, что на 300 рублей больше установленного законодательством необлагаемого лимита (1000-700). Следовательно, в облагаемый НДФЛ доход сотрудника подлежит включению 2700 рублей (300 рублей за каждый их девяти календарных дней командировки, т.е. 300 рублей*9 дней).

В ситуации 2 размер суточных, установленный в организации (600 рублей), не превышает максимальный размер, не облагаемый НДФЛ согласно п.3 ст.217 НК РФ (700 рублей). Следовательно, выплаченные работнику суточные в его облагаемый доход не включаются.

Согласно п.2 ст. 9 Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» №212-ФЗ от 24.07.2009 не подлежит обложению страховыми взносами:

-суточные;

-фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на :

• комиссионные сборы;

• расходы на проезд до места назначения и обратно:

• сборы за услуги аэропортов;

• расходы по найму жилого помещения:

• расходы по оплате услуг связи;

• расходы по получению заграничного паспорта, виз;

• расходы, связанные с обменом валюты или чека в банке за наличную иностранную валюту.

НДС по командировкам.

Согласно п.7 ст.171 НК РФ в ЗАО «Экодор» суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещение), подлежат вычету.

Когда сотрудник сдает авансовый отчет по заграничной командировки, то все первичные учетные документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык. Поскольку исключений для электронных авиабилетов или иных замещающих их первичных документов, реквизиты которых составлены на иностранном языке, в законодательстве РФ не содержится, в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, должны быть переведены на русский язык.

Командировка в прибыли

Если командировка имеет производственный характер и оформлена первичными документами по унифицированным формам, а также внутренней документацией фирмы, то эти расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 1 ст. 252 НК). Для расчета налога на прибыль расходы по командировке относят к прочим, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264).

К основным затратам по командировкам относятся проезд до места назначения и обратно, проживание работника и суточные. За исключением суточных, для целей налогообложения командировочные расходы учитываются в полном объеме. Суточные принимаются для расчета налога на прибыль в размере 100 рублей на территории страны (постановление правительства от 8 февраля 2002 г. № 93).

Датой признания расходов на служебные поездки считается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Для того чтобы подтвердить их документально, приложите к авансовому отчету билеты, квитанции, счета и прочее.

При расчете налога на прибыль необходимо помнить, что в стоимость услуг гостиниц, в расходы на проезд и так далее включена сумма НДС. Налог может быть указан отдельной строкой, или в документе есть запись «в том числе НДС». Во всех случаях эта сумма не должна быть учтена при расчете налога на прибыль. Но она также не может быть предъявлена и к вычету, если сумма налога не выделена отдельной строкой.

Если же в документах, подтверждающих стоимость оказанных услуг, нет указаний о сумме НДС, то данные расходы в полной сумме относятся к категории прочих, связанных с производством и (или) реализацией и уменьшают налогооблагаемую прибыль (письмо МНС от 4 декабря 2003 г. № 03-1-08/3527/13-АТ995).

Часто у бухгалтеров бывают сомнения относительно некоторых затрат: можно ли их принять в уменьшение прибыли. Например, командированные часто пользуются в гостиницах услугами прачечной, химчистки, мини-бара или сауны. Необходимо отметить, что бытовые услуги, оказываемые гостиницей, относятся к прочим расходам, связанным с проживанием, и уменьшают прибыль компании в полном размере. А вот суммы, уплаченные за пользование баром, сауной и прочими оздоровительными объектами, нельзя учесть при расчете налога на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Также не включаются в состав командировочных расходов затраты на проезд работника в общественном транспорте в городе, куда работник был командирован.

5. Документальное оформление и бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами, по суммам, выданным на представительские расходы.

Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

В ЗАО «Экодор» представительские расходы не представлены. Но на условном примере мы можем разобрать порядок и оформление представительских расходов.

Оптимизируя учет расходов, нужно помнить о трех обязательных составляющих: это официальность мероприятия, документальное подтверждение и экономическое обоснование представительских расходов.

В ПисьмеМинфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26 приведен перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов. Это, в частности:

- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

- смета представительских расходов;

- первичные документы, подтверждающие фактическое осуществление расходов, в том числе в случае использования приобретенных на стороне товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям. При этом в отчете следует отразить цель представительских мероприятий, результаты их проведения и иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумму расходов на представительские цели.

В первую очередь проведение представительского мероприятия необходимо оформить внутренним нормативным актом - приказом либо распоряжением, в котором дается задание на организацию представительского мероприятия, устанавливаются сроки проведения, а также назначается лицо, ответственное за его проведение.

Пример 8

ЗАО "Заря"

20.08.2014 г. Санкт-Петербург

РАСПОРЯЖЕНИЕ N 175