2.4 Защита информации в военной области. Организация секретного делопроизводства

В 1863 году были утверждены положения и штаты главного управления генерального штабы (ГУГШ). Это был центральный орган управления военной разведкой в составе военного министерства. Предшественником этого органа являлась особая канцелярия. В России существовали центральные органы военной разведки. В структуре ГУГШ функции защиты информации осуществляла военно-ученое отделение.

Функции:

1. Ведение секретного делопроизводства.

2. Управление военными агентами.

3. Разработка инструкций по вопросам деятельности министерства.

4. Цензура военных периодических изданий.

Зарубежными силами органов разведки являлись военные агенты при российских представительствах заграницей. С 1864 года военные агенты России получили официальный статус военных уполномоченных, числились в составе дипломатического корпуса, пользовались его правами.

С конца 50х годов в военном министерстве введена децентрализованная система секретного делопроизводства. В общей канцелярии министерства ведением секретного делопроизводства занималось первое отделение.

Учет поступивших секретных документов состоял из двух этапов: учет секретных пакетов и учет секретных документов. Пакеты регистрировались в особой книге учета пакетов, в которой указывались: время, номер пакеты, кем прислан, кем доставлен. Недостаток: в отличие от современных требований к учету пакетов, учитывались как секретные, так и несекретные пакеты и только после учета осуществлялась сортировка.

Секретные пакеты вскрывались непосредственно военным министром. Порядок пересылки секретных документов определялся в «правилах употребления бумаги и порядка отправления дел по департаментам военного министерства» 1859 года. На секретных пакетах указывались следующие данные: гриф секретности, адресат, фамилия инициалы лица, кому адресуется пакет, автор. Пакеты запечатывались сургучом, бумажными наклейками, на которых проставлялась печать военного министерства с надписью «для пакетов».

С 50-х годов XIX в. регламентируется порядок прошивки, опечатывания, ведения и перерегистрации журналов учета секретных документов («шнуровые книги»), вводилось требование ведения проверки «шнуровых книг», после чего делалась запись о правильности ведения книг, которая подписывалась всеми лицами, участвующими в проверке. Вводилась также ежегодная проверка шнуровых книг. При закрытии книг делалась запись о перерегистрации всех данных в новом журнале.

Во второй половине XIX в. в архивах отдельных департаментов министерства стали создаваться специальные подразделения для выделенного хранения секретных чертежно-графических секретных документов.

2.4. Ведение секретного делопроизводства и шифрованной переписки в министерстве иностранных дел

В МИДе все поступившие документы регистрировались в едином входящем журнале, который разделялся на три части: указы императора, документы от министра и из других министерств, секретные документы. Применялась децентрализованная система делопроизводства.

В департаментах МИДа для регистрации исходящих документов велось три журнала.

Организация работы с шифрованной перепиской. Шифры составлялись специалистами-криптографами, после чего от руки переписывались специальным секретарем в необходимом количестве экземпляров. Во второй половине века шифры изготавливались типографским способом. К каждому шифру составлялась докладная записка, где приводилось описание шифра и смета расходов. Срок действия шифров определялся «цифирным комитетом» и составлял 6 лет. С конца 50-х годов срок уменьшен до трех лет.

В канцелярии МИДа составлялась опись шифров, где указывался его номер и язык, на котором он составлен.

Во 2й половине XIX в. криптографические службы были созданы в военном министерстве и в МВД. Шифровальная служба МИДа до октября 1917 года сохраняла ведущие позиции в этой области.

По назначению цели шифры классифицировались:

1. По языковому принципу.

2. По отраслевому назначению. Шифры военного ведомства и императора, жандармерии и департамента полиции, шифры гражданских ведомств, агентурные шифры.

3. По степени секретности. Секретные шифры, несекретные (для документов с несекретным содержанием, но передача которых в незашифрованном виде могла способствовать преждевременной огласке; хранились с секретными делами), специального назначения (для переписки с правительственным учреждениями и частными учреждениями и лицами).

Недостатки: на практике шифры использовались в течение 15-20 лет; выведенные из действиях шифры вводились снова через значительный промежуток времени; шифры, взломанные в одних регионах, продолжали использоваться в других.