1.1.4.Министерство иностранных дел

После создания министерства в 1806 году также сохранялась и коллегия иностранных дел, ее состав почти не изменился и она оставалась главным органом управления внешнеполитических дел. При министре была создана канцелярия. Начальник канцелярии осуществлял хранение шифров («цифирные ключи»). Непосредственно министру подчинялась Цифирная экспедиция.

В 1823 году при министерстве создан Цифирный комитет для руководства шифровальной деятельностью министерства. Это научно-производственное подразделение, которое состояло из квалифицированных специалистов-криптографов, которые были работниками различных департаментов министерства.

Задачи комитета:

• изучение различных комбинаций шифров и «обеспечение возможно более полной секретности» дипломатической корреспонденции, разработка новых шифров;

• контроль за введением новых систем шифров;

• контроль за обеспечением хранения шифров, вывод устаревших шифров;

• составление заключений, отчетов по вопросам деятельности шифровальной и дешифровальной служб для руководителя министерства и императора.

В 1828 году в министерстве создана Особая канцелярия, которая осуществляла функции, связанные с защитой информации. В структуре канцелярии 5 экспедиций.

В ведении 1-й экспедиции находилась политическая переписка и составление указов по поручению министра.

2-я экспедиция являлась канцелярией министерства. При ней был создан архив.

Оставшиеся экспедиции являлись секретными. 3-я и 4-я экспедиции назывались цифирными. 3-я – шифровальная. 4-я – дешифровальная. Обе эти экспедиции были в ведении Цифирного комитета. 5-я экспедиция называлась «газетной».

1.1.5. Военное министерство. Организация секретного делопроизводства в военном министерстве

В 1802 году создается министерство военно-сухопутных сил. С 1808 года – Военное министерство.

В 1810 году впервые в России создается специализированный центральный разведывательный орган в военной области. Назывался этот орган «Экспедиция секретных дел при военном министерстве».

В 1812 году экспедиция преобразована в особенную канцелярию при военном министре.

Функции: занималась секретными вопросами, к которым относились:

1. руководство стратегической внешней разведкой;

2. обобщение и анализ поступающей информации;

3. контрразведка;

4. разработка рекомендаций для составления военных планов;

5. осуществление секретных подготовительных мероприятий;

6. организация передислокации воинских частей.

С целью защиты тайны строго регламентировался круг лиц, имеющих доступ к разведывательной информации, а также участвующих в планировании мероприятий. Доступ к секретным документам был связан с необходимостью выполнения производственных обязанностей.

В конце 1812 года Особенная канцелярия была упразднена. Во всех миссиях России за рубежом вводится официальная должность адъютантов послов, на которую назначались военнослужащие. Они и составили зарубежные силы Особенной канцелярии.

С 1856 года они стали именоваться военными агентами при Российских зарубежных представительствах. Тогда же была утверждена «инструкция агентам, посылаемым за границу».

Для обозначения степени секретности применялись грифы «Секретно» и «Весьма секретно». При пересылке корреспонденции в целях указания степени секретности документов, вложенных в пакет, применялись литерные обозначения. Под литерой «А» в пакеты помещались самые секретнейшие документы (для императора и военного министра). Под литерой «В» – документы, содержащие сведения о неприятельских силах.

Применялось 2 способа проставления грифа секретности – правый верхний угол документа (при продольном расположении реквизитов в заголовочной части бланка документа). В заголовочной части документа гриф секретности проставлялся в левой части документа ниже указания даты и номера документа.

При получении секретного документа в правом верхнем углу проставлялась отметка о поступлении документа, в которой указывалась фамилия и должность лица, получившего документ и дата поступления документа. При доставке секретной корреспонденции с курьером вкладывалась расписка и бланк к расписке и оформлялся час отправления. Получивший расписывался в этом бланке, отмечал время получения и время отправки курьера.

Такой порядок повышал оперативность передачи сведений и обеспечение их сохранности. Сопроводительное письмо к документу имело тот же гриф, что и документ. Обязательное требование при подготовке общих и секретных вопросов.

Вопросы ведения секретного делопроизводства регламентировались следующими нормативными документами: «Общее начертание порядка производства дел в канцелярии военного министерства и обязанности чинов, оную составляющих», 1832г.; «Положение о порядке производства дел в военном министерстве», 1836г.

В этих документах впервые вводились особые формы учета секретных документов, отличающиеся от форм учета открытых документов. Это были «Журнал секретных входящих бумаг» и «Журнал секретных исходящих бумаг». Для ведения секретного делопроизводства создавалось 6-е отделение.

Устанавливались следующие виды проверок наличия секретных документов: ежемесячные и квартальные.

В период отечественной войны 1812 года в России были созданы органы военной разведки и контрразведки непосредственно в армии. Структура и функции данных органов, а также требования к организации секретного делопроизводства в армии регламентировались в законе, который назывался «Учреждение для управления большой действующей армией» от 27 января 1812 года. Функции разведывательного органа осуществляла «Квартирмейстерская часть».

Специальным органов военной контрразведки являлась высшая воинская полиция. Ее деятельность регламентировалась секретными неопубликованными дополнениями закона от 27 января 1812 года. К задачам высшей воинской полиции относились: сбор разведывательной информации, контроль за происходящим в армии, надзор за деятельностью полиции, местной администрации, охрана и контроль доступа на территорию и ведение учета всех лиц, принадлежащих к армии или следующих за ней.