12.3. Инвентаризация: цели, условия проведения, связь с составлением годовой отчетности. Документальное отражение и порядок регулирования результатов инвентаризации

Формирование и представление финансовой отчетной информации осуществляется в несколько этапов.

Первый этап – формирование учетной политики. Учетная политика – принятая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной жизни.

Предприятие может вносить изменения в учетную политику с начала финансового года, т.е. с 1 января, в следующих случаях:

при изменении законодательства или нормативных актов по бухгалтерскому учету;

при разработке организацией новых способов ведения бухгалтерского учета, если такие способы позволяют повысить степень достоверности данных учета и отчетности;

при существенном изменении условий деятельности (реорганизации, смене собственника, изменении видов деятельности).

Изменения учетной политики подлежат обособленному раскрытию в пояснительной записке, включая причину изменения, оценку последствий изменения и указание на то, какие данные отчетности предыдущих периодов скорректированы.

Второй этап – вступительный, или начальный баланс. Вступительный баланс – начальный этап организации учета для вновь созданного предприятия – представляет его имущественное положение на момент регистрации и строится на основе устава. Начальный баланс строится на основе данных сальдо счетов на конец предыдущего отчетного периода.

Третий этап – текущая регистрация. На этом этапе все факты хозяйственной деятельности организации, подлежащие включению в информационную бухгалтерскую систему, отражаются в первичных документах, которые составляются либо в момент совершения факта, либо сразу после его завершения.

Четвертый этап – инвентаризация. Для обеспечения достоверности данных, приводимых в отчетности, экономический субъект формирует ее с учетом результатов инвентаризации имущества и обязательств.

В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Порядок проведения инвентаризации утверждается руководителем организации, за исключением случаев проведения обязательной инвентаризации, указанных в ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете». В том числе обязательное проведение инвентаризации необходимо перед составлением годовой отчетности. При этом инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в три года, библиотечных фондов – 1 раз в пять лет.

Выявленные в результате инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, при этом излишняя сумма зачисляется на финансовые результаты, т.е. отражается по кредиту 91 счета «Прочие доходы и расходы»;

недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты. Необходимо обратить внимание на то, что списание недостачи на убытки возможно только на основании решения следственных или судебных органов об отсутствии виновных лиц либо невозможности взыскания сумм недостачи либо заключения о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или специализированных организаций. Данное положение закреплено в п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Результаты инвентаризации отражаются в предусмотренных унифицированных формах, например, результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей отражаются в форме № ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей», результаты инвентаризации денежных средств в кассе отражаются в форме №ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств».

Пятый этап – пробный баланс. В конце отчетного периода по всем счетам Главной книги подсчитываются обороты и выводятся конечные остатки. Бессальдовые счета закрываются, их обороты по дебету и кредиту должны быть равны, а сальдо отсутствует. На основе данных счетов составляется пробный баланс, разновидностью которого в России считается оборотная ведомость. В оборотную ведомость включаются остатки и обороты каждого счета (по бессальдовым счетам приводятся только обороты) и подсчитываются их итоги по дебету и кредиту. После выполнения контрольных моментов оборотной ведомости строится конечный баланс.

Шестой этап – конечный баланс. На этом этапе осуществляется итоговое обобщение показателей бухгалтерских счетов в формах отчетности. На основе конечных остатков формируется баланс, характеризующий имущественное положение организации на конец отчетного периода. Данные оборотов бессальдовых счетов, участвующих в формировании финансового результата, вносятся в отчет о прибылях и убытках. Отчеты об изменениях капитала и движении денежных средств, приложение к балансу строятся с использованием остатков и оборотов, а также аналитических данных по отдельным объектам бухгалтерского наблюдения.

Организации разрабатывают формы отчетности самостоятельно на основе требований ПБУ 4/99 и рекомендованных Минфином РФ образцов. Показатели об отдельных активах, обязательствах, капитале, доходах и расходах приводятся в отчетности раздельно в случае их существенности. Существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу данных превышает 5% или знание, о которой способно повлиять на оценку пользователя. Несущественные показатели могут объединяться. При этом показатели, недостаточно существенные для раздельного представления в бухгалтерском балансе или отчете о прибылях и убытках, могут быть существенными, чтобы представляться отдельно в пояснениях к балансу и отчету о прибылях и убытках.

Для обеспечения прогнозной ценности по каждому показателю отчетности (кроме отчета в период создания организации) приводятся данные как минимум за отчетный и предыдущий периоды. Бухгалтерская отчетность прилагается к сопроводительному письму организации, содержащему информацию о составе отчетности. В отчетности не допускается зачет между статьями активов и пассивов (например, сальдо дебиторской и кредиторской задолженности, учтенной на разных субсчетах одного счета), прибылей и убытков, кроме случаев, когда такой зачет предусмотрен положениями по бухгалтерскому учету.