Розділ 2. Облік, економічний аналіз і аудит діяльності свк ім. Щорса

2.1. Облік, аналіз і аудит грошових коштів, розрахунків

Основним нормативно- правовим документом, який врегульовує питання обліку касових операцій,в СВК ім.Щора є затверджене Постановою Правління Національного банку України "Положення про ведення касових операцій у національній валюті України" №72 від 19.02.2001 р.

СВК ім.Щорса для здійснення розрахунків готівкою має касу. Касою називається спеціально обладнане та ізольоване приміщення, або місце, призначене для приймання, ви­дачі і тимчасового зберігання готівки. Керівництво підприємства обладнало необхідним чином касу і забезпечує зберігання грошей у приміщенні каси, а також у разі доставки їх з установи банку і здавання в установу банку. Вони несуть у встановленому відповідним законодавством порядку відповідальність у тому разі, якщо з їх вини не були створені необхідні умови, що забезпечують схоронність коштів під час їх зберігання і транспортування.

Приміщення каси ізольовано, а двері до каси під час здійснення операцій замкнуті з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Уся готівка на підприємстві зберігається, як правило, у металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучевою печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо зберігаються у керівника підприємства. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією. У разі виявлення втрати ключа керівник підприємства повідомляє про цей інцидент в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо негай­ної заміни замка металевої шафи. Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.

Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф касир зобов'язаний оглянути схоронність замків, дверей, віконних ґрат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації.

У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або ґрат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про цю подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо охорони каси до прибуття працівників міліції.

У ньому разі керівник, головний бухгалтер або особи, які їх замінюють, а також касир підприємства після одержання дозволу органів внутрішніх справ проводять перевірку наявності коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Ця перевірка мас бути проведена до початку касових операцій. Про наслідки перевірки складається акт у чотирьох примірниках , який підписується всіма особами, що брали участь у пе­ревірці. Перший примірник акта передається в органи внутрішніх справ, другий надсилається до страхової компанії, третій - надсилається до вищестоящої організації (у разі її наявності), а четвертий залишається у підприємства.

Касир відповідно до чинного законодавства несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Після видання наказу про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається "Договір про повну індивідуальні матеріальну відповідальність".

Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

У разі раптового залишення касиром роботи (з причини хвороби тощо) цінності, що знаходиться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії у складі осіб, призначених керівником підприємства. Про результати перерахування і передачі цінностей складається акт за підписами вказаних осіб.

У разі зарахування на роботу і призначення на посади, пов'язані з веденням касових операцій, обслуговуванням засобів охоронно-пожежної сигналізації, збереженням і транспортуван­ням коштів або періодичному залученню працівників підприємств до вказаних вище робіт, керівникам підприємств треба враховувати, що па зазначені вище посади не бажано брати:

• осіб, які раніше притягалися до кримінальної відпові­дальності за навмисні злочини, у яких судимість не погашена або не знята у встановленому порядку; за вироком суду позбавлені права займатися вищезазначеними видами діяльності;

• осіб, які страждають на хронічні психічні захворювання; осіб, які перебувають на спеціальному медичному обліку з приводу алкогольної або наркотичної залежності.

При перевезенні готівки в національній валюті, що нале­жить підприємствам, установам і організаціям усіх форм влас­ності, від кас підприємств до установ банків та у зворотньому напрямку керівник такого підприємства, установи чи організації має забезпечувати касира охороною та транспортним засобом.

При транспортуванні значних грошових сум і цінностей та в інших випадках, охорона касирів здійснюється на договірній основі працівниками міліції та відділами охорони підрозділів Державної служби охорони при органах внутрішніх справ.

Під час транспортування коштів касиру, особам з його супроводу і водію транспортного засобу, якщо він надається керівником підприємства, не рекомендується:

• розголошувати маршрут руху і розмір суми коштів і цінностей, що перевозяться;

• впускати до салону транспортного засобу сторонніх осіб, які не мають дозволу керівника підприємства та (чи) підроз­ділу Державної служби охорони при органах внутрішніх справ;

• йти пішки, їхати попутним або громадським транспортом;

• відвідувати магазини, ринки і подібні місця; виконувати будь-які доручення, не пов'язані з транспортуванням коштів та відволікатися будь-яким іншим способом від доставки за призначенням грошей і цінностей.

Під час здійснення готівкових розрахунків підприємства отримувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам (індивідуальним підприємцям)- платникам обліковий розрахунковий документ (податкову на­кладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт викопаних робіт), які б підтверджували здійснені платниками витрати готівки.

Розрахунки готівкою підприємств усіх форм власності, а також індивідуальних підприємців з громадянами мають проводитися з оформленням прибуткових і видаткових касових ор­дерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі - продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконан­ня роботи, надання послуги.

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошо­вих коштів в касі підприємства використовують рахунок 30 "Каса".

Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходжен­ня грошових коштів у касу підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів із каси підприємства.

Касові операції оформлюються документами, типові фор­ми яких затверджені наказом Міністерства статистики України під 15.02.96р. № 51 і мають застосовуватися без змін на всіх під­приємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

Даним наказом затверджено до використання по обліку касових операцій наступні форми документів:

КО 1 "Прибутковий касовий ордер";

КО 2 "Видатковий касовий ордер";

КО З "Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів";

КО З а "Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів";

КО 4 "Касова книга";

КО 5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей".

Приймання готівки касами підприємства проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

Видача готівки з каси підприємства проводиться за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі - видатковими документами). Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо .

Оплата праці, виплата допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій провадиться касиром розрахунково-платіжними відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

На титульній сторінці платіжної відомості робиться дозвільний надпис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтер підприємства або осіб, ними уповноважених, із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами.

В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей па оплату праці (у разі відпустки, хвороби і таке інше), а також видача депонованих сум і грошей під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, кільком особам.

Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.

Після закінчення встановлених строків оплати праці, ви­плати допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій касир повинен:

а) у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено оплату праці, виплату допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій або премій, поставити штамп або зро­бити відмітку від руки: "Депоновано"

б) скласти реєстр депонованих сум ;

в) у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити надпис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то па відомості додатково робиться надпис: "Гроші за відомістю видавав і підпис". Видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;

г)записати в касову книгу фактично виплачену суму і проставити на відомості штамп: "Видатковий касовий ордер №

Бухгалтерія робить перевірку зазначок, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми підлягають здаванню до установи банку і на ці суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

а) наявність і справжність на документ ах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;

б) правильність оформлення документів;

в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передачі у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.

Касові документи можуть бути вилучені у підприємств за постановою слідчих, судових органів, прокуратури, арбітражного суду, рішенням державної контрольно-ревізійної служби і державної податкової адміністрації.

На місце вилученого справжнього документа підшиваються завірена матеріально відповідальною особою копія вилученого документа, все листування про вилучення документа, протокол вилучення, розписка особи, яка одержала справжній документ або поштова квитанція про надсилання документа тощо.

У разі, якщо вилученню підтягають одночасно кілька касових документів з різними датами одного календарного року, на місце одної о з вилучених документів долучається його копія, вимога на вилучення (протокол вилучення і таке інше), а замість останніх тільки копії з відмітками про місцезнаходження вимоги.

Усі надходження і видачі готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі, типова форма якої затверджена наказом Міністерства статистики України .

Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу, аркуші якої мають бути пронумеровані, прошнуровані і опечатані сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства.

У разі, якщо підприємства юридичні особи мають відокремлені підрозділи, які здійснюють касові операції з готівкою з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою у встановленому порядку, і розташовані окремо від юридичної особи, то незалежно від того, виділені ці підрозділи на самостійний баланс чи ні, з метою повного врахування здійснюваних касових оборотів вказані підрозділи мають також вести касову книгу, яка оформлюється за взірцем касової книги підприємства і ви­дається цим підрозділам.

Записи касових операцій починаються на лицьовому боці невідривної частини аркуша (після рядка "Залишок на початок дня").

Спочатку аркуш згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під частину, яка залишається у книзі. Для ведення записів після "Перенос" відривну частину аркуша накладають на лицьовий бік невідривної частини та продовжують записи по горизонтальному лініюванню зворотного боку невідривної частини аркуша.

Підчистки та невмотивовані виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, що його заміщує.

Записи в касову книгу проводяться касиром відразу після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розписку в касовій книзі.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.

Видача грошей з каси, не підтверджена розпискою одержувача у видатковому документі, на вмотивування залишку готівки в касі приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з касира. Готівка, не виправдана прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується в дохід підприємства.

При наявності на підприємстві кількох касирів, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей. Касири в кінці робочого дня зобов'язані скласти звіт перед старшим касиром в одержанні авансу і грошей, прийнятих за прибутковими документами, і здати залишок готівки і касові документи за про­веденими операціями старшому касиру під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей. За аванси, одержані дія оплати праці і виплата стипендій, касир зобов'язаний скласти звіт в строк, вказаний у платіжній відомості для їх виплати. До закінчення цього строку касири зобов'язані щоденно здавати в касу залишки готівки, не виданої за платіжними відомостями. Ці гроші здаються в опечатаних касирами сумках, пакетах тощо старшому касиру під розписку з зазначенням оголошеної суми.

За наявності на підприємстві тільки одного касира, облік прийнятих і виданих грошей ведеться цим касиром.

По факту отримання від касира касового звіту бухгалтер узагальнює в ньому наведені суми, що ідуть під одними бухгалтерськими рахунками і переносить обороти по дебету і кредиту 30 рахунку у журнал ордер № 1 і відомість 1.1. при журнально-ордерній формі обліку, а при спрощеній формі обліку у відомість В 4 . Із вказаних облікових регістрів узагальнені дані в подальшому переносяться в Головну книгу і у Баланс .

Для обліку наявності та руху грошових коштів на поточному рахунку, що знаходиться у банку і можуть бути використані для поточних операцій призначено рахунок 31 "Рахунки в банках, конкретно у розрізі субрахунків:

311 "Поточні рахунки в національній валюті";

312 "Поточні рахунки в іноземній валюті".

За дебетом субрахунків відображається надходження грошових коштів, за кредитом — їх використання.

Для здійснення операцій на поточному рахунку підприємством до уповноваженого банку подаються оформлені належним чином відповідні первинні документи. Здійснення такого роду операцій вимагає від бухгалтера, в свою чергу, не лише знання за допомогою якого документа можна здійснити ту чи іншу операцію, а також вміння їх правильно заповнювати і опрацьовувати.

Виходячи з цього, документи, за допомогою яких проводяться операції на поточному рахунку у банку, можна поділити на три групи:

І) документи, за допомогою яких суб'єкт господарювання забезпечує взаємозв'язок між поточним рахунком і касою підприємства (заява на отримання чекових книжок, грошова че­кова книжка, об'ява про внесення готівки);

2)документи, за допомогою яких суб'єкт господарювання здійснює розрахунки із іншими суб'єктами господарювання в обох напрямках (платіжне доручення, платіжна вимога - доручення) ;

3)документи, за допомогою яких здійснюється списання сум до бюджету за податками і які стягуються у певному порядку (платіжна вимога, інкасове доручення-розпорядження).

Для передачі готівки із каси до банку касиром підприємства оформляється вручну "Об'ява про внесення готівки".

Документи, за допомогою яких підприємство здійснює розрахунки з іншими суб'єктами підприємницької діяльності (або за допомогою яких суб'єкти підприємницької діяльності здійснюють розрахунки з підприємством), є Платіжне доручен­ня та Платіжна вимога-доручення.