- •Работа в субд
- •Окно программы
- •Создание базы данных
- •Создание таблиц
- •Приемы работы с таблицами Access
- •Заполнение таблиц с помощью форм
- •Личные данные
- •Успеваемость
- •Печать таблиц
- •Фильтрация
- •Связи между таблицами
- •Целостность данных
- •Установление связей
- •Изменение связей
- •Создание общей формы
- •Порядок выполнения работы
- •Содержание отчета
- •Контрольные вопросы
- •Библиографический список
- •Работа с запросами и отчетами в субд ms access
- •Запросы
- •Запрос на выборку
- •Определение условий отбора
- •Примеры задания условий отбора
- •Создание вычисляемого поля
- •Запросы на изменение
- •Перекрестный запрос
- •Запрос типа "повторяющиеся записи"
- •Запрос типа "записи без подчиненных"
- •Отображение и создание запросов в режиме sql
- •Печать отчетов
- •Порядок выполнения работы
- •Содержание отчета
- •Контрольные вопросы
- •Библиографический список
- •Свойства полей баз данных
- •Типы данных
- •Операторы, используемые в действительных выражениях Access
- •Статистические функции sql
- •Оглавление
Запрос типа "записи без подчиненных"
Запрос типа "записи без подчиненных" применяется для поиска записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице.
Для создания такого запроса используют мастер запросов, выполняя при этом следующие действия.
Начать создание нового запроса, выбрав в диалоговом окне Новый запрос пункт Записи без подчиненных и нажать ОК. В результате откроется окно мастера.
!! Начните создание запроса типа "записи без подчиненных". В этом запросе будут отображаться сведения о студентах, которые были добавлены в таблицу Списокиз таблицыПополнение в результате выполнения запросаДобавление. В другие же таблицы сведения о новых студентах внесены не были.
В первом окне мастера выбрать таблицу или запрос, в которых требуется найти записи, для которых не существует связанных записей в подчиненных таблицах, и нажать кнопку Далее.
!! Выберите из предоставляемого списка таблицу Список и нажмите кнопкуДалее.
Во втором окне мастера выбрать таблицу или запрос с подчиненными данными и нажать кнопку Далее.
!! Выберите из списка таблицу Личные данные и нажмите кнопкуДалее.
В третьем окне мастера выбрать поля, значения которых совпадают для обеих таблиц (связанные поля) и нажать кнопку Далее.
!! Выберите в качестве соответствующих полей КодиКод студента. Нажмите кнопкуДалее.
В четвертом окне мастера выбрать поля, которые будут отображаться в результате выполнения запроса и нажать кнопку Далее.
!! Выберите поля Фамилия,Имя,ОтчествоиГруппаи нажмите кнопкуДалее.
В пятом окне мастера задать имя запроса, выбрать соответствующий переключатель: просмотр результатов запроса или изменение структуры запроса (открытие запроса в режиме конструктора) и нажать кнопку Готово.
!! Задайте для запроса имя Без подчиненныхи нажмите кнопкуГотово.
Нажатие кнопки Готово приводит к выполнению запроса и отображению результатов в виде таблицы.
!! Просмотрите результат выполнения запроса и закройте текущее окно.
Отображение и создание запросов в режиме sql
Для всех запросов, имеющихся в базе данных, Access автоматически создает соответствующую инструкцию SQL. Для просмотра запроса в режиме SQL достаточно открыть его в режиме конструктора и подать команду Вид/Режим SQL. В результате откроется окно редактора SQL, в котором при необходимости можно изменить инструкцию.
!! Откройте запрос Создание таблицыв режиме конструктора, а затем просмотрите его в режимеSQL. Закройте окно запроса.
Для создания запроса SQL необходимо выполнить следующие действия.
Начать создание нового запроса в режиме конструктора. При этом не следует добавлять таблицы в окно запроса.
!! Начните создание нового запроса в режиме конструктора, закрыв окно Добавление таблицы.
Подать команду Запрос/Запрос SQL и выбрать из каскадного меню необходимый тип запроса: Объединение, К серверу или Управление.
В результате откроется окно редактора запросов SQL, в которое следует ввести необходимые инструкции.
!! Вызовите окно редактора запросов SQL, подав командуЗапрос/Запрос SQL/Управлениеи введите следующую инструкцию:DROP TABLE Телефонная_книга ; (результат выполнения этого запроса – удаление таблицы Телефонная_книга, созданной в результате выполнения запросаСоздание таблицы).
Сохранить макет запроса.
!! Сохраните запрос с именем Запрос SQLи закройте окно редактора.
Выполнить запрос.
!! Выполните запрос Запрос SQL. Перейдите на вкладкуТаблицыисходного окна базы данных и убедитесь, что таблицаТелефонная_книгаотсутствует.
!! Восстановите удаленную таблицу, выполнив запрос Создание таблицы.
Отчеты
Отчеты используются для анализа и вывода данных на печать в заданном виде.
В основе отчета лежат таблицы или запросы, причем отображенные в отчете записи изменить невозможно.
Существует два способа создания отчетов:
В режиме конструктора, когда пользователь разрабатывает отчет самостоятельно.
Автоматический, при котором используются специальные режимы:
Мастер отчетов: отчет создается с помощью мастера на основе указанных пользователем сведений;
Автоотчет в столбец: автоматическое создание отчета, в котором поля всех записей располагаются один под другим;
Автоотчет ленточный: отчет создается автоматически в форме таблицы.
Мастер диаграмм: создание отчета, содержащего диаграмму;
Почтовые наклейки: режим для подготовки печати почтовых наклеек.
Создание автоотчета в столбецвыполняется следующим образом.
Перейти на вкладку Отчеты и нажать кнопку Создать.
В появившемся диалоговом окне Новый отчет выбрать пункт Автоотчет: в столбец, выбрать из раскрывающегося списка таблицу или запрос, на основе которой будет строиться отчет и нажать ОК.
В результате автоматически будет создан отчет, отображающий все записи, имеющиеся в таблице или возвращаемые запросом.
!! Создайте автоотчет на базе запроса Хорошисты.
Сохранить отчет.
!! Сохраните созданный автоотчет с именем Хорошисты, а затем закройте его.
Создание ленточного автоотчетавыполняется аналогично автоотчету в столбец.
Мастер отчетовпредоставляет более широкие возможности, например создание отчета, включающего данные из разных таблиц. Процедура создания отчета с помощью мастера отчетов состоит из следующих шагов.
Начать создание нового отчета, выбрав в диалоговом окне Новый отчет режим Мастер отчетов и нажать ОК. Источник данных при этом выбирать не требуется.
!! Начните создание нового отчета с помощью мастера отчетов.
В первом окне мастера последовательно выбрать:
таблицу или запрос из раскрывающегося списка Таблицы/Запросы;
поля, значения которых должны отображаться в отчете.
!! Выберите последовательно следующие таблицы и поля:
таблица Группы– полеГруппа;
таблица Список– поляФамилия,Имя,Отчество;
таблица Успеваемость – полеИнформатика.
По окончании выбора нажать кнопку Далее.
Во втором окне мастера определить тип представления данных, то есть выбрать имя таблицы, по полям которой будет проводиться группировка данных в отчете, и нажать кнопку Далее.
!! Выберите тип представления данных по полям таблицы Группыи нажмите кнопкуДалее.
В третьем окне мастера при необходимости добавить другие уровни группировки записей и нажать кнопку Далее.
!! Нажмите кнопку Далеедля перехода к четвертому окну.
В четвертом окне мастера определить поля, по которым будет выполняться сортировка, выбирая их из раскрывающихся списков, а также порядок сортировки (по возрастанию или убыванию).
!! Из первого раскрывающегося списка выберите поле Фамилия, по которому будет проводиться сортировка записей.
Кнопка Итоги… открывает диалоговое окно, в котором можно задать итоговые вычисления для числовых полей с использованием встроенных функций.
!! Нажмите кнопку Итогии выберите функциюAvgдля вычисления среднего значения оценок, полученных группой , и нажмитеОК.
После задания всех необходимых параметров нажать кнопку Далее.
В пятом окне мастера выбрать вид макета для отчета и ориентацию страницы. В поле просмотра отображается общая структура макета.
!! Перейдите в пятое окно мастера, выберите макет Структура 1и нажмите кнопкуДалее.
В шестом окне мастера выбрать стиль оформления отчета и нажать кнопку Далее.
!! Выберите стиль Строгийи перейдите в следующее окно мастера.
В последнем окне мастера задать имя отчета и определить дальнейшие действия: просмотр отчета или изменение макета в режиме конструктора.
!! Задайте имя отчета Информатикаи нажмите кнопкуГотово.
Нажатие на кнопку Готово приводит к представлению отчета в том виде, в котором он будет выведен на печать.
Режим конструктораиспользуется в том случае, когда предлагаемые программой макеты не удовлетворяют требованиям пользователя, а также для корректировки уже существующего.
Для создания нового отчета в режиме конструктора необходимо на вкладке Отчеты нажать кнопку Создать и в диалоговом окне Новый отчет выбрать пункт Конструктор.
При изменении макета уже существующего отчета следует открыть его в режиме конструктора.
!! Откройте отчет Информатика в режиме конструктора и ознакомьтесь с его структурой.
Окно конструктора отчетов включает в себя следующие элементы.
Заголовок отчетарасполагается в верхней части первой страницы и включает, как правило, название отчета.
Верхний колонтитулсодержит, как правило, имена столбцов и служебную информацию.
Область данных– основная часть, в которой отображаются непосредственно данные отчета.
Нижний колонтитулчаще всего используется для вставки в отчет номеров страниц и другой служебной информации.
Примечания отчетапечатаются в конце отчета перед нижним колонтитулом последней страницы. Также область примечаний используется для отображения итогов и выполненных вычислений.
Заголовок группы и Примечания группы добавляются в отчеты, записи которых сгруппированы.
Принципы работы с конструктором отчетов практически не отличаются от принципов работы с конструктором форм (см. л.р. "Основы работы с СУБД MS Access").
Автоматическая вставка номеров страниц, даты и времени осуществляется через меню Вставка, стандартные элементы представлены на панели Панель элементов, которую можно вызвать командой Вид/Панели инструментов/Панель элементов.
!! Исправьте заголовок отчета на Итоги по информатикеи задайте для шрифта другие параметры форматирования.
!! Вставьте в область верхнего колонтитула сокращенное название вашего вуза (используйте элемент Надпись). Для раскрытия области верхнего колонтитула следует сместить вниз заголовок группы с помощью мыши.
!! В области примечания группы замените надпись AvgнаСредний балл.
!! Сохраните макет отчета как Итоги по информатике.