Создание таблиц

База данных может состоять из одной или нескольких таблиц. Таблица состоит из строк (записей) и столбцов (полей). Поля таблицы не просто определяют структуру базы – они также определяют свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей (см. Приложение, табл.1). Все поля каждого столбца содержат данные одного типа. Типы данных, с которыми работают базы данных Access, перечислены в Приложении, табл. 2.

Создание таблицы в Access состоит в задании ее полей и назначении их свойств. Для начала создания необходимо в исходном окне базы данных выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.

!! Нажмите на кнопку Создатьпри открытой вкладкеТаблицы.

В результате этого открывается диалоговое окно Новая таблица, в котором предлагается выбрать способ создания новой таблицы. В левой части этого окна отображается краткая информация по выделенному способу. В данной лабораторной работе рассматриваются два основные способа создания таблиц: в режиме таблицы и с помощью конструктора.

Создание таблиц в режиме конструктора. Режим конструктора позволяет создавать макет таблицы или изменять тип данных и свойства существующих полей. Заполнять или изменять содержимое таблицы в режиме конструктора невозможно.

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо выполнить следующие действия:

1. в исходном окне базы данных нажать на кнопку Создать;

2. в появившемся окне Новая таблица выбрать режим Конструктор;

3. нажать ОК.

!! Начните создание новой таблицы в режиме конструктора.

В результате откроется окно таблицы, которое разделено на две части:

• Верхняя часть служит для определения имен полей, типа данных и, при необходимости, описания полей. В каждой строке можно определить только одно поле.

• Нижняя часть окна в режиме конструктора служит для определения свойств полей. Кроме того, справа от поля свойств отображается поле с подсказкой по вводу данных в текущее поле.

!! Задайте для таблицы следующие поля:

Группа(тип – Текстовый);

Куратор(тип – Текстовый);

Факультет (тип – Текстовый).

Режим конструктора позволяет задать ключевое поле. Ключевое поле необходимо для установления связей с другими таблицами базы данных и его содержимое для каждой записи должно быть уникально.

Для задания ключевого поля необходимо установить курсор в строку с соответствующим полем и подать команду Правка/Ключевое поле или нажать кнопку Ключевое поле (с изображением ключа) на панели инструментов. В результате в левой части строки появится знак (изображение ключа), свидетельствующий о том, что данное поле – ключевое.

!! Сделайте ключевым поле Группа.

Сохранение таблицы. После создания новой или изменения структуры существующей таблицы ее следует сохранить. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. подать команду Файл/Сохранить или нажать на кнопку Сохранить на панели инструментов;

2. в открывшемся диалоговом окне Сохранение в поле Имя таблицы вести имя таблицы;

3. нажать кнопку ОК.

В результате структура таблицы будет сохранена в базе данных.

!! Сохраните структуру таблицы с именем Группы.

Режим таблицы. Ввод и изменение данных можно осуществлять в режиме таблицы. Выбор режима: таблица или конструктор осуществляется с помощью соответствующего пункта меню Вид (Конструктор или Режим таблицы) или кнопки Вид на панели инструментов.

!! Перейдите в режим таблицы и заполните таблицу Группызначениями из табл.1.

Таблица 1

Группа	Куратор	Факультет
М-192	Коваленко Е.А.	МФ
М-193	Шмелев А.Н.	МФ
Э-173	Будылина Ю.В.	ЭТФ
ЭА-110	Железнов Г.С.	ЭТФ

Следует заметить, что сохранение изменений в таблицах, не затрагивающих структуру базы, выполняется автоматически и без предупреждения. Поэтому при закрытии таблицы или базы данных невозможно отказаться от внесенных в данные изменения.

!! Закройте таблицу Группы. Отметьте, что при ее закрытии запрос на сохранение не выдавался.

Создание таблиц в режиме таблицы.Для создания таблицы в режиме таблицы необходимо выполнить следующие действия:

1. в исходном окне базы данных нажать на кнопку Создать;

2. в появившемся окне Новая таблица выбрать пункт Режим таблицы;

3. нажать ОК.

Это приводит к открытию заготовки, в которой записи располагаются дона под другой по строкам, а поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2… и по умолчанию для них установлен текстовый тип.

!! Начните создание новой таблицы в режиме таблицы.

Номер текущей записи отображен в нижнем левом углу окна таблицы. Здесь же указано общее число записей в таблице, а также отображены кнопки для перехода между отдельными записями.