Приемы работы с таблицами Access

Над таблицами баз данных можно производить различные действия, такие как переименование полей, изменение свойств полей, добавление, удаление и копирование строк и столбцов, форматирование таблиц, сортировка, поиск, фильтрация данных и т.д.

Переименованиеполей таблицы осуществляется следующим образом:

1. Выделить нужный столбец и подать команду Формат/Переименовать столбец или вызвать контекстное меню и выбрать пункт Переименовать столбец или дважды щелкнуть в поле имени столбца.

2. В выделенном поле ввести новое имя и нажать Enter.

!! Переименуйте, используя разные способы, столбцы новой таблицы, назвав их соответственно: Фамилия,Имя,Отчество.

!! Сохраните структуру таблицы под названием Список.

Если ключевое поле в таблице не было задано, то при сохранении структуры таблицы Access выдаст запрос на создание ключевого поля. При положительном ответе на предложение создания ключевого поля СУБД автоматически добавит первым столбцом ключевое поле Код с типом данных Счетчик.

!! На запрос о создании ключевого поля выберите ответ «Да» и убедитесь в добавлении ключевого поля Код.

Таблицу, созданную в режиме таблицы можно сразу наполнять информацией. При этом значение поля Код будет меняться автоматически.

!! Заполните базу данных значениями из табл.2.

Таблица 2

Код	Фамилия	Имя	Отчество
1	Павлова	Екатерина	Сергеевна
2	Мельников	Александр	Алексеевич
3	Каштанов	Петр	Николаевич
4	Зайцева	Елена	Олеговна
5	Захаров	Александр	Петрович
6	Ионов	Сергей	Сергеевич
7	Новикова	Мария	Игоревна
8	Шеянова	Олеся	Андреевна
9	Сидоров	Сергей	Владимирович
10	Захаров	Константин	Александрович

Добавление новых полейосуществляется как в режиме таблицы, так и в режиме конструктора.

В первом случае для этого необходимо выделить столбец, перед которым будет вставляться новый, и подать команду Вставка/Столбец или выбрать пункт контекстного меню Добавить столбец.

!! Добавьте новый столбец перед столбцом Фамилия.

В случае, когда требуется добавить новое поле в конец таблицы, целесообразно использовать режим конструктора.

!! Перейдите в режим конструктора и добавьте в конец таблицы новое поле Группа.

Копирование строк и столбцов баз данных производится через буфер обмена с использованием меню Правка или контекстного меню.

!! Скопируйте строку с полем Фамилияв конец таблицы и переименуйте поле наКопия.

Перемещениестолбцов в режиме таблицы и строк в режиме конструктора осуществляется методом перетаскивания мыши.

!! Перейдите в режим таблицы и поместите столбец Поле1между полямиГруппа иКопия.

Удаление строк и столбцов выполняется с помощью команд меню Правка или контекстного меню. Следует заметить, что применительно к выделенным строкам подача команды Правка/Вырезать приводит к удалению записей без помещения фрагмента в буфер. Кроме того, отменить удаление записей и полей таблиц баз данных невозможно.

!! Удалите столбцы Поле1иКопияразличными способами. Сохраните структуру таблицыСписок.

Изменение свойств полей возможно лишь в режиме конструктора. Тип данных выбирается из раскрывающегося списка столбца Тип данных, свойства текущего поля задаются в нижней части окна таблицы на вкладках Общие и Подстановка. Вкладка Подстановка служит для определения свойства поля со списком подстановок из других таблиц базы данных.

!! Перейдите в режим конструктора и задайте для поля Группаследующие свойства:

1. на вкладке Подстановкав раскрывающемся спискеТип элемента управлениявыберите пунктПоле со списком;

2. тип источника строк – Таблица/запрос;

3. источник строк – Группы.

!! Сохраните изменения в структуре таблицы, перейдите в режим таблицы и заполните поле Группа, выбирая из раскрывающегося списка любую из предлагаемых групп.

Сортировка данных в таблицах Access осуществляется с помощью команды Записи/Сортировка и выбора соответствующего пункта: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. В результате все записи в выделенном столбце отсортируются надлежащим образом. Каждая последующая операция сортировки заменяет результаты предыдущей операции.

Отмена результатов сортировки производится подачей команды Записи/Удалить фильтр.

!! Отсортируйте записи в таблице Списокпо полюФамилияпо возрастанию, затем отмените результаты сортировки.

Поиск записей в активном столбце выполняется с помощью команды Правка/Найти…. В результате открывается диалоговое окно Поиск в поле: <имя поля>, в котором необходимо задать следующие параметры:

• указать искомые данные в поле Образец;

• выбрать желаемые условия поиска в раскрывающихся списках Просмотр и Совпадение;

• установить необходимые флажки;

• нажать кнопку Найти.

В результате найденные данные будут выделены. Для дальнейшего поиска заданных данных необходимо нажимать кнопку Найти далее.

!! Осуществите поиск фамилии Захаров в поле Фамилия.

Форматирование таблицы производится с помощью пунктов меню Формат.

Пункт Шрифт… предназначен для изменения параметров шрифта символов таблицы. Выбранные параметры применяются ко всей таблице и отмена внесенных изменений невозможна. Вернуть параметры шрифта можно лишь при повторной подаче команды Формат/Шрифт….

!! Задайте для таблицы Списокследующие параметры шрифта: .шрифт –CourierNew, начертание – полужирный курсив, размер – 14, цвет – темно-синий.

Пункт Ячейки… открывает диалоговое окно Вид сетки, в котором задаются параметры внешнего оформления таблицы.

!! Задайте в диалоговом окне Вид сеткидля таблицыСписокследующие параметры: оформление – утопленное, цвет линий сетки - синий, цвет фона – светло-серый.

Пункт Высота строки… предназначен для задания точного значения (в пунктах) высоты строк в таблице. Флажок Стандартная служит для указания стандартной высоты строк (12,75 пт).

Пункт Ширина столбца… предназначен для открытия одноименного диалогового окна, которое позволяет изменить ширину текущего столбца таблицы. Для этого необходимо указать число символов, которое должно уместиться в столбце по ширине, либо установить стандартную ширину столбца (примерно 1 дюйм), либо нажать кнопку По ширине данных, которая установит ширину, достаточную для полного отображения заголовка столбца и всех значений в нем.

Изменение высоты строк и ширины столбцов производится также с помощью мыши. При изменении высоты строк необходимо перемещать нижнюю границу заголовка любой из строк, а при изменении ширины – правую границу заголовка изменяемого столбца. Кроме того, двойной щелчок по правой границе столбца приведет к установке "по ширине данных".

!! Измените высоту строк и ширину столбцов таблицы Списокдля придания ей эстетичного вида.

СУБД Access позволяет работать с несколькими одновременно открытыми объектами. Управление окнами открытых объектов осуществляется аналогично управлению окнами открытых документов в приложениях Microsoft Office. Список открытых окон выводится в нижней части меню Окно и для активизации любого из них можно выбрать из списка соответствующее имя.

Исходное окно базы данных можно быстро вызвать с помощью кнопки на панели инструментов Окно базы данных (F11).

!! Активизируйте исходное окно базы данных.

!! Закройте таблицу Список.