2. Управление коммуникациями проекта на основе информационных технологий

В общем случае управление коммуникациями в проектах включает в себя комплекс мер по своевременному созданию, сбору, распределению, сохранению и использованию информации в интересах выполнения проекта.

Информационное обеспечение проекта с позиций проектного менеджмента и с учетом характера данных об объекте создается в следующие этапы:

1. планирование коммуникационных связей для обмена информацией;

2. организация доступа к базам данных информации о проекте;

3. сопровождение процессов пополнения и корректировки информации в базах данных на протяжении жизненного цикла (ЖЦ) проекта;

4. подготовка отчетности о ходе выполнения проекта;

5. подготовка отчетности об административном завершении (закрытии) проекта;

6. использование информации о проекте в период после его завершения.

Потребителями информации о проекте являются структурные подразделения и руководители проектной организации, а также внешние структуры (рис.1). Поэтому участники информационного обмена по проекту – это:

1. руководитель головной проектной организации;

2. главный инженер проекта (менеджер проекта);

3. ответственный исполнитель;

4. менеджеры по направлениям управления проектом;

5. исполнители по направлениям работ;

6. руководители проектных подразделений;

7. руководители производственных подразделений;

8. служба информационного менеджмента;

9. организации-партнеры.

Особенностью проектной информации является ее постоянное изменение и обновление в процессе выполнения проекта в связи с уточнением знаний об объекте и появлением в процессе проектирования новых сведений. Поэтому информационная база данных проекта требует постоянных профессиональных усилий по ее развитию, пополнению, модификации согласно требованиям пользователей. Погрешности в этой работе могут существенно снизить показатели эффективности управления проектом в целом. В связи с этим к традиционной структуре управления проектом в проектно-ориентированной организации целесообразно ввести службу информационного менеджмента как элемент менеджмента коммуникаций проекта. К основным задачам деятельности такой службы должны относиться:

• разработка информационной модели процесса управления коммуникациями проекта и ее использование для уменьшения разногласий между участниками проекта и достижения цели проекта путем его эффективного информационного обеспечения;

• мониторинг своевременности создания, корректировки и использования информации о проекте внутренними и внешними участниками работы;

• сокращение затрат времени на поиск и эффективное использование информации о проекте путем внедрения систем автоматизации создания и использования баз данных.

Менеджеры коммуникаций службы информационного менеджмента должны определять потребности проекта в информационных ресурсах и основные коммуникации, разрабатывать регламент обмена информацией между участниками проекта, схемы формирования, представления и анализа отчетных материалов.

Рассмотрим содержание основных направлений работы службы информационного менеджмента: