5. Распространение информации согласно плану коммуникаций (Information Distribution).

Этот вид работы команды службы информационного менеджмента проекта (ИТ-команды) является главным, от его эффективности непосредственно зависит эффективность выполнения проекта.

Коммуникации между участниками проекта необходимо строить на основе компьютерной техники и современных средств информационного обмена – систем связи. Такой подход уменьшает количество ошибок и повышает производительность выполнения работ проекта, а также создает основу для корпоративного автоматизированного управления проектами.

Процедуры (регламент) доступа к данным строятся согласно ограничениям, которые определены планом коммуникаций для легализованных пользователей текущей фазы ЖЦ проекта, и предусматривают детальное описание методов, каналов, форматов и адресатов данных. Одновременно проводится контроль процессов распространения информации (мониторинг использования данных) с целью оценки эффективности построения плана коммуникаций.

6. Мониторинг процесса использования информации и его документирование.

Мониторинг предполагает сбор и обработку данных о достигнутых результатах и фактических затратах ресурсов на создание и использование информации в процессе выполнения проекта.

К основным работам относятся:

• управление процессами хранения и использования проектных данных для выполнения проектных работ и реализации проекта;

• контроль эффективности использования различных форм информации как информационного обеспечения при выполнении вариантного ресурсного и стоимостного анализа и поиска оптимальных решений;

• отображение информации о состоянии работ в компьютерных отчетах, что является основой для координации работ, оперативного планирования и управления роботами проекта.

7. Составление отчетности об использовании информации в проекте (Performance Reporting).

Входными данными для составления отчетов об использовании проектных данных является план коммуникаций проекта и результаты его выполнения. На их основе:

• проводится анализ отклонений от плана, поиск и анализ тенденций дальнейшего совершенствования информационных технологий в проекте,

• формируются запросы на изменение (корректировку, модернизацию или принципиальную переработку данных и/или форм их представления и использования),

• составляется бюджетная стоимость разработки и использования информационных технологий в проекте.

Составленные отчеты используются по двум направлениям:

• для административного закрытия проекта или его части (в составе документации о продукте проекта и документации о контроле выполнения проекта) и

• для создания архива проекта с дальнейшим использованием материалов на послепроектной фазе ЖЦ проекта (выпуск маркетинговых материалов, информирование потенциальных заказчиков и т.п.).

3. Связь между разработкой проекта и его осуществлением

Цель управления проектом состоит в рациональном распределении имеющихся ресурсов для выполнения всех предусмотренных проектом работ (задач, технологических операций) в заданные сроки и без сверхнормативных затрат.

Менеджер как организатор проектной деятельности

У руководителя проекта (проектного менеджера) есть полномочия и ответственность. К сфере его деятельности относятся:

• планирование, руководство и контроль технических заданий;

• выбор партнеров проекта (поставщики материалов, консультанты);

• контроль финансовых затрат;

• контроль поэтапного выполнения задач проекта;

• выбор ключевого (или всего) персонала проекта.

Проектный менеджмент должен учитывать все организационные возможности, которые предлагаются “классическими” методами координации проектной деятельности с личными контактами и современными “дистанционными” методами.

Менеджер проектанесётответственностьза скорейшую сдачу проекта в эксплуатацию, за соблюдение сметы проекта, за качество разработки, за выполнение сетевого плана и плана финансирования, за рациональную загрузку используемых ресурсов, за своевременность и точность информации, предоставляемой всем участникам процесса реализации проекта.

Цикл проектавключает три фазы:

• фаза разработки проекта;

• фаза реализации проекта (инвестиционная фаза);

• фаза эксплуатации проекта.

Процесс управления проектомпо своему содержанию подразделяется на три этапа:

• этап планирования;

• этап мониторинга;

• этап анализа.

На этапе планирования определяется смета проекта, составляется сетевой план, а на его основе формируется финансовый план и планируется дата сдачи проекта в эксплуатацию.

В компетенцию менеджера проекта на этом этапе входит составление сетевого плана. Смета, сетевой план и план финансирования утверждаются руководителем проекта.

Если наложить процесс управления проектом на цикл проекта, то этап планирования войдёт вфазу разработкипроекта.

Инвестиционная фазапроектного цикла, иначе называемаяфазой реализации проекта, совпадает с этапом процесса управления проекта, называемыммониторингом.

Это наиболее напряжённый этап деятельности менеджера. В этот период он должен обеспечить соблюдение сетевого плана и плана финансирования в условиях неопределённости и быстро меняющихся внешних условий, а при необходимости, в случае существенного отклонения от них, – своевременно представить информацию об этом руководству проекта, предложить и аргументировать конкретные решения, подготовить проекты соответствующих документов и соглашений.

Этап анализа, согласно циклу проекта, относится кфазе эксплуатации проекта.

На этом этапе менеджер подводит итоги выполнения проекта, выявляет резервы сокращения продолжительности работ и размеров затрат, изучает допущенные ошибки и просчёты и предлагает мероприятия, позволяющие избежать их в будущем, готовит соответствующие предложения руководству своей компании и её партнёрам.