4. Управленческие отношения как необходимая компонента механизма управления проектом

Под коммуникацией понимают обмен информацией.

От коммуникативного поведения менеджера в значительной степени зависит темп и качество передачи задания подчиненным подразделениям или сотрудникам.

Правильная коммуникация возможна при соблюдении некоторых правил:

- Каждый менеджер должен знать те категории или специальные выражения, которые приняты в его области работы. В большинстве профессиональных сфер используют специфические выражения или слова, которые имеют корни в иностранных языках. Чтобы ясно и четко выразить свою мысль или передать информацию, нужно знание специфических тех технологических процессов, которыми он руководит.

- при коммуникации словами менеджер должен использовать нужную громкость, темп речи и её стиль в зависимости от количества слушателей и местонахождения. Через речь необходимо не только выражать информативные слова, но и делать ударения в нужных местах.

- Коммуникация без слов осуществляется через контакт глазами, выражение лица, движения тела, через одежду. На совещаниях можно выразить свое согласие или несогласие определенным выражением лица или глаз. В начале разговора применяют приветствие рукой или без рук. Через одежду можно выразить уважение к партнеру по коммуникации. Если нужно выразить доверие в разговоре, нельзя пользоваться темными очками. Одежда может провоцировать, требовать внимания со стороны других.

- Вежливость и тактичность создают оптимальные условия для индивидуальных и открытых разговоров.

- Сложная коммуникация бывает в конфликтных ситуациях. В таких условиях нужна убежденность и убедительные аргументы ради продолжения коммуникации. Коммуникация как средство устранения конфликта должна находить компромисс.

- Управленческая информация является результатом коммуникации. Если нужно сделать запрос к системе данных, нужно ставить правильные вопросы. Кто не ставит правильно вопрос – не получает нужный ответ. Менеджер должен уметь общаться с конкретным физическим или юридическим лицом, с информационной системой.

Обеспечение эффективного общения во время реализации проекта – сложная задача. К сожалению, не существует алгоритма ее решения «на все случаи жизни». Каждый проект имеет свои особенности, но практические навыки реализации проектов позволяют выработать определенные рекомендации. Они просты, интуитивно понятны, а их реализация не требует применения сложных инструментов.

1. Члены команды должны регулярно встречаться с целью достижения консенсуса относительно хода выполнения проекта.

2. Команда должна повторять подобные встречи всякий раз, когда к проекту присоединяется новая группа.

3. Один раз в год необходимо организовывать общие собрания всех участников, задействованных в выполнении проекта.

4. Раз в квартал должны проводиться встречи между основными разработчиками проекта.

5. Место проведения ежеквартальных встреч должно переноситься во все места, где есть отдельные группы разработчиков.

6. На всех совещаниях, посвященных ходу выполнения проекта, должны присутствовать представители заказчика – не только по маркетинговым соображениям.

7. Менеджер проекта обязан убедиться в том, что на уровне отдельных групп проводятся, как минимум, еженедельные совещания, посвященные ходу выполнения проекта.

8. Для каждого выполняемого проекта должен выделяться Web-узел, на котором находится вся проектная документация.

9. Менеджер проекта должен часто получать и передавать заинтересованным лицам информацию о ходе выполнения проекта.

====================