Терминологический словарь

Организация — это социальное образование, в котором общими стремлениями объединены много людей для достижения общей цели. Общими чертами организации является множественное число лиц или суборганизаций, общая цель, которая известна руководству организации, общие стремления, направленные на достижение установленных целей; иерархия; формальная структура, осознанная координация действий; вертикальное и горизонтальное деление труда.

Государственный орган — это единичная структура власти, формально созданная государством для осуществления закрепленных за ней целей и функций этого органа.

Структура управления организацией — это совокупность его элементов, которые находятся в стойких взаимоотношениях и обеспечивают функционирование и развитие организации как одно целое. Элементом структуры являются работники, службы и другие звенья аппарата управления.

Тема 3. Деятельность государственного руководителя в организации

Определение функций и деятельности государственного руководителя является необходимым для изучения главных видов деятельности из управления организациями, человеческими ресурсами, а также в исполнении руководящей роли и принятии решений, которые требуются от государственного руководителя.

Определение и характеристика действий руководителя является одним из главных моментов, на котором сосредоточивается теория управления, — как государственного, так и частного. Мы рассмотрим несколько подходов к определению того, что делают руководители, а впоследствии проанализируем отдельные их действия.

Развитие административных принципов основывалось на анализе структуры и функций формальной организации. Основоположником этого подхода были французский промышленник Анри Файоль и Лютер Гулик в США. Анри Файоль определил 14 принципов управления, которые имели целью обеспечить схему, с помощью которой можно было бы структурировать организации и управлять ими. Эти принципы дополняются развитием курса действий и функций персонала в организации. Административные принципы можно просуммировать таким образом:

• эффективность управления растет, если члены группы организованы в соответствующую иерархию власти;

• эффективность управления растет при специализации заданий в группе;

• эффективность управления растет при ограничении малым числом масштаба контроля в любой точке иерархии;

• эффективность управления растет при группировании рабочих с целью контроля в соответствии с цели процессу клиентуры места.

На основе этих принципов Л. Гулик определил действия руководителя. К этим видам деятельности он относил планирование, организацию, управление, комплектацию, координацию, отчетность, бюджет.

Планирование: разработка в общих чертах того, что следует сделать, а также методов осуществления намеченного для решения задания, поставленного перед предприятием.

Организация: внедрение формальной структуры власти, согласно которой рабочие подразделы упорядочиваются, определяются и координируются для достижения определенной цели.

Управление: непрерывное задание принятия решений и воплощения их в конкретные и общие приказы и указания, а также выполнения обязанностей проводника предприятия.

Комплектация: весь комплекс функций из привлечения и подготовки кадров и поддержки благоприятных условий труда.

Координация: охватывает все важные обязанности, которые касаются взаимосвязи разных частей работы.

Отчетность: информирование всех, перед кем руководитель обязан отчитываться относительно состояния дел, быть проинформированным и информировать подчиненных через личные дела, исследования и инспекции.

Бюджет: вся деятельность, связанная с финансовым планированием, бухгалтерским учетом и контролем.

Честер Бернард считал: для того, чтобы организация могла функционировать и существовать в дальнейшем, от руководителя требуются три вещи:

1) поддержание организационной связи;

2) обеспечение осуществления индивидами основных видов деятельности;

3) формулировка назначения и цели.

Бернард видел управленческие функции в новой перспективе: «Руководящая работа — это не работа организации, а особенная деятельность, направленная в поддержку работоспособности организации».

Следует коротко рассмотреть, что Бернард имел в виду под теми тремя функциями, которые он определил для руководителя. Должность руководителя нужна для поддержания необходимой организационной связи. Эта должность в организации то лицо, которое занимает эту должность, составляют одну из самых фундаментальных проблем управления. Задание организации — дать лицу адекватную должность.

Вторая функция руководителя связана с получением услуг или работы от индивида. Личность индивида определяется восприятием стоимостей организации. Бернард рассматривает руководящую третью функцию в терминах формулировки назначения и цели. Функция базируется на взаимодействии и сотрудничестве руководителей на всех уровнях организации. Связь этой функции с коммуникационной очень тесна, поскольку определение и осуществление организационного назначения опирается на уровень связи в организационной структуре сверху книзу.

Рю и Биар в книге «Менеджмент: теория и применение» выделяют 5 функций управления:

1. Планирование: постановление относительно того, какие цели следует преследовать на протяжении будущего отрезку времени и что следует сделать для достижения этих целей.

2. Организация: классификация видов деятельности, предоставления поручений и полномочий для их выполнения.

3. Комплектация кадрами: определение необходимых человеческих ресурсов, набор на работу, отбор, подготовка и развитие человеческих ресурсов.

4. Мотивация: направление или направление человеческого поведения к цели.

5. Контроль: оценка показателей и цели, определения причин отклонений и в случае потребности принятия мер для исправления состояния.

Следовательно, каждая из этих руководящих функций предусматривает конкретные требования, кроме того, обеспечивает постепенный переход к своему выполнению. Как следствие, мы имеем очень обстоятельный и подробный анализ руководящей функции.

Чтобы лучше определить роль государственного руководителя, необходимо выяснить разницу между государственным и частным руководством.

Функции управления, такие как организация, комплектация кадрами, мотивация, контроль, — это виды деятельности, общие для всех аспектов управления, они представляют существенные элементы управления безотносительно к любому культурному или какого-то другой среды.

«Управление бизнесом и правительством подобные во всех несущественных моментах» (Кернаган и Сигел) — это положение является основным в сфере определения государственного и частного управления. Причины разногласий базируются на 2 аспектах государственного управления:

• большой масштаб и разнообразие правительственной деятельности и программ, которые охватывают все, — от сбора мусора к национальной обороне. Частное управление, даже большими хозяйственными организациями и корпорациями, не смогло бы функционировать в таких разных сферах деятельности;

• государственное управление действует в очень явной политической среде.

Процесс принятия решений в открытых демократических системах требует большей компромиссности, покладистости и навыков в ведении переговоров, чем это нужно частному руководителю. Внешние влияния на решение государственного руководителя более исчислении и часто достаточно противоречивые.

Следовательно, государственному руководителю придется действовать совсем иначе, чем частному; его обязанности выходят далеко за пределы деятельности из поддержания деятельности организации.

Государственный руководитель должен также представлять организацию. Центр этой функции управления содержится во внешней среде организации. Представительство организации предусматривает как общение, так и связки с общественностью (public relations), то есть деятельность, направленную на 3 внешних составляющей.

А. внешние структуры организации, которые находятся под общим руководством. Это другие подразделы большей организации, с которой данная организация должна сотрудничать, совместно планировать и координировать свою деятельность.

В. Независимые организации принадлежат к другим министерствам, агентств или представляют заинтересованные группы или частные организации, на которых влияет деятельность организации, или которые сами стремятся влиять на эту деятельность.

С. Пресса та общественность хотят быть проинформированными и комментировать или влиять на деятельность организаций.

Государственный руководитель должен формировать и придерживаться целей организации и способствовать ее конечному выживанию. Он действует в высшей мере политической и конкурентной среде, где внимание и возможности тех, кто принимает решения, очень ограниченные. Как следствие, государственный руководитель должен искать себе союзников, добывая поддержку со стороны клиентов, которые обслуживаются организацией. Государственная организация должна развить базу клиентов, собственно, как это делает частное предприятие.

Функция связи с общественностью (public relations) имеет несколько назначений, и студенту нужно в процессе изучения данной темы они усвоить.

Государственный руководитель обязан отчитываться перед общественностью и нести перед ней ответственность. «При демократии функция информирования общественности заключается не только в распространении, но и в стимулировании общественности граждан к обдумыванию государственных проблем и участию в публичном их обсуждении, ведь демократия лучше расцветает на дебатах, чем на согласии» (Хадсон).

При изучении данного вопроса особенное внимание следует уделить процессу планирования и его роли в управлении. «Планирование — это определение целей, а затем выяснение того, какие действия должны быть употреблены, кто должен действовать, когда, в какой способ и каким средством, чтобы достичь желаемой цели» (Димок).

Ключевые элементы планирования включают цели, действия, ответственность, сроки, средства или ресурсы, средства.

Шаги, из которых может состоять процесс планирования:

определение желаемой стратегии или последствий плановых усилий (определение целей и намерений может повлечь сложную конфликтную ситуацию, потому что они базируются на оценке и суждениях тех, кто осуществляет планирование);

оценка внешней среды относительно поддержки или сопротивления, определения возможности организации осуществить стратегию и отождествить имеющиеся или потенциальные ресурсы для достижения цели;

сравнение нашей оценки и стратегии.

Если наша стратегия и ресурсы совместимы, тогда мы можем перейти к завершающему этапу — внедрению. В течение процесса внедрения руководитель должен постоянно анализировать стратегию и имеются ресурсы, чтобы видеть, какие коррективы следует сделать, чтобы достичь цели.

Существуют определенные препятствия эффективному планированию — студент должен определить их в процессе изучения темы.

Планирование является существенной составляющей функций государственного руководителя и требует сосредоточенных усилий для реализации. Как правило, у государственных руководителей не хватает времени и воодушевления на планирование, потому сегодня планирование остается важной, но пренебреженной функцией.

Существуют силы, которые влияют на всех государственных руководителей независимо от политической, экономической и социальной систем. Эти силы включают дезинтеграцию многих государственных органов, оставляя вакуум власти на центральном и местном уровнях. Это касается как Запада, так и Востока, как демократических систем, так и авторитарных режимов.

Управление в наши технологические времена становится еще сложнее. Государственному руководителю придется исполнять много ролей в разное время. Руководителю будущего придется быть координатором, катализатором, проводником изменений. Соответственно руководитель «будет скорее моральным лидером, посредником, координатором, а не тем, кто выдает приказы» (Чемпмен).

Если лицо имеет черты хорошего руководителя, то она может (за Цейзом):

добывать и хранить поддержку политического лидера;

подбирать нужных людей;

решать, какие программы следует выполнять и в каком виде (планирование);

быть уверенной в наличии средств;

в полной мере использовать подчиненных;

пользоваться поддержкой тех лиц в правительстве, которые от нее не зависят;

пользоваться поддержкой тех лиц вне правительства, которые от нее не зависят;

оценивать свои программы.