1.2. Організаційні основи діяльності туристичного підприємства

Типова структура «змішаної» турфірми (турфірми, що займається організацією внутрішнього та міжнародного туризму):

• Планування маршрутів і формування турів: робота з турфірмами-партнерами; робота з перевізниками; паспорти та візи (робота з консульствами);

• Реалізація турів → маркетингова служба: вивчення та освоєння ринку; організація та робота збутової мережі; реклама; робота з клієнтами; робота з імпортерами; представництва за кордоном;

• Організація обслуговування: розміщення; харчування; екскурсії та розваги; автотранспорт; внутрішні перевезення; диспетчерська служба – служба програм; гіди-перекладачі, супроводжуючі, керівники груп.

Чисельність підприємства ТА «Кий Авіа» складає 21 особа, в тому числі: директор підприємства, зам. директора, головний бухгалтер, бухгалтер, менеджер по посольствам, менеджер СМ (2 особи), менеджер (а/б) (2 особи), менеджери (10 осіб), офіс-менеджер.

Відповідно до Ліцензійних умов до кадрового складу працівників суб`єкта туристичної діяльності висуваються такі кваліфікаційні умови:

1. Штатний персонал туроператора повинен мати рівень освіти, кваліфікації та стаж роботи в галузі туризму, необхідні для провадження туроператорської діяльності, а саме:

Керівник туроператора повинен мати вищу освіту або спеціальну туристичну освіту, а також стаж роботи в туристичній галузі не менше 3 років. Він не може працювати за сумісництвом на керівних посадах інших туроператорів.

У штаті туроператора повинно налічуватись не менше 50 відсотків фахівців, які мають відповідну туристичну освіту або стаж роботи в галузі туризму не менше 3 років та підвищили кваліфікацію в акредитованих навчальних закладах.

2) Туроператор зберігає рішення засновника(ів) про призначення штатного керівника. Назва посади керівника туроператора повинна відповідати назві його посади в установчих документах.

3) У туроператора повинні зберігатися трудові угоди (при їх укладанні з працівниками), документи (копії) про освіту чи фахову підготовку працівників, трудові книжки штатних працівників.

4) Керівник туроператора, ліцензія якого була анульована на підставі акта про повторне порушення ліцензійних умов, акта про встановлення факту неподання в установлений строк повідомлення про зміну даних, зазначених у документах, що додавалися до заяви про видачу ліцензії, акта про виявлення недостовірних відомостей у документах, поданих для одержання ліцензії, акта про встановлення факту передачі ліцензії іншій юридичній або фізичній особі для провадження господарської діяльності, акта про невиконання розпорядження про усунення порушень ліцензійних умов, може обійняти посаду керівника іншого туроператора не раніше ніж через рік з дати прийняття рішення про анулювання ліцензії.

Посадові інструкції працівників туристського підприємства

Директор агенції безпосередньо керує підприємством йому звітують усі менеджери агенції. Він приймає рішення про укладання договорів із туроператорами, дає згоду на проведення рекламних кампаній. Приймає і звільняє з посад менеджерів агенції. До завдань директора також входять функції менеджера з маркетингу. До яких входить співпраця з менеджерами по туризму, які постійно слідкують за ціновою політикою ведучих туроператорів, аналізують її та формують окремий набір якісних послух, що відповідають на питання «ціна+якість», а менеджер з маркетингу керуючись цією інформацію швидко реагує і доносить її до клієнтів за допомогою реклами. Розробляє рекламну компанію агенції. Робить аналіз рекламних носіїв міста. Також слідкує за діяльністю конкурентів у місті, аналізує отримані спостереження. Пропонує деякі заходи щодо вдосконалення надання послуг менеджерами агенції, або в політиці агенції. Постійно слідкує за попитом туристів, збирає інформацію споживачів про надані послуги.

Посадові обов`язки заступника директора з туризму організовує опитування клієнтів про якість наданих послуг, готує їх аналіз та систематизацію;

— організовує підготовку та проведення рекламних компаній та заходів;

— контролює підготовку та виконання всіх форм внутрішніх документів по туризму;

— веде визначену документацію та подає у встановлений термін;

— організовує участь організації в ярмарках, виставках та інших заходах з метою інформування суспільства про туристичні послуги, що надаються;

— підтримує зв'язок з ринком за допомогою реклами, службою інформації для інформування клієнтів та просування туристичного продукту;

— розробляє заходи зі стимулювання продажу;

— керує підпорядкованими йому працівниками, здійснює оперативний контроль за їх щоденною роботою.

Заступник директора з туризму несе персональну відповідальність за наслідки прийнятого ним необґрунтованого рішення, що потягнуло за собою порушення цілісності майна, його неправомірне використання чи іншу шкоду завдану туристичній фірмі.

Посадові обов`язки бухгалтера туристичної фірми:

— здійснює організацію бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності;

— формує згідно з законодавством про бухгалтерський облік облікову політику, виходячи зі структури та особливостей діяльності організації, необхідності забезпечення її фінансової стабільності.

Організовує:

— облік майна, обов’язків та господарських операцій, основних засобів, що надходять, товарно-матеріальних та грошових засобів;

— облік фінансових, розрахункових та кредитних операцій;

— дотримання порядку оформлення первинних та бухгалтерських документів, розрахунків та платіжних зобов’язань;

— використання фонду оплати праці;

— законність списання з бухгалтерських рахунків нестач, дебіторської заборгованості та інших збитків.

Організовує проведення перевірок організації бухгалтерського обліку та звітності, а також документальних ревізій в структурних підрозділах.

Приймає участь в проведенні економічного аналізу фінансово-господарської діяльності організації згідно даних бухгалтерського обліку та звітності з метою виявлення внутрішньогосподарської резервів, ліквідації збитків та невиробничих витрат.

Здійснює взаємодію з банками з питань розміщення вільних фінансових засобів на банківських депозитних внесках (сертифікатах) та придбання цінних паперів.

Посадові обов`язки менеджера з туризму:

— приймає участь в розробці методики пошуку клієнта та методику продажу тур продукту;

— вивчає та аналізує мотивацію попиту на туристичні продукти, що реалізуються, потреби клієнтів та замовників послуг;

— розробляє програми розширення комплексу туристичних послуг та інших додаткових послуг;

— організовує прийом запитів від клієнтів, оформлення платіжних та туристичних документів.

Консультує клієнтів щодо:

— правил оформлення замовлення та бронювань;

— категорій готелів, рівня обслуговування в них;

— правил в’їзду до країни (місця) тимчасового перебування та правилах перебування в ній;

— порядку оформлення віз;

— валютного та митного контролю;

— умов забезпечення особистої безпеки, дотримання прав споживача та збереження майна клієнтів.

Забезпечує клієнтів інформаційно-супроводжувальними, рекламними матеріалами згідно вибраного туристичного продукту;

Забезпечує продаж, бронювання послуг, їх підтвердження та оформлення з врахуванням індивідуальних особливостей клієнтів.

Організовує проведення переговорів з клієнтами, узгоджує умови договору:

— згідно програми перебування та маршрутів подорожі;

— щодо початку та завершення подорожі, її тривалості;

— щодо отримання додаткових послуг;

— щодо часу та місця отримання туристських та проїзних документів.

Забезпечує продаж, бронювання послуг, їх підтвердження та оформлення з врахуванням індивідуальних особливостей клієнтів.

Вивчає довідники з туризму, каталоги та інші джерела туристської інформації з метою формування власних інформаційних баз по туристичних операторах та туристичних агентах; налагоджує контакт з туроператорами /агентами з метою вивчення програм турів та визначення тих, що користуються найбільшим попитом у клієнтів.

Договірні відносини в туристичній галузі регламентовані Цивільним Кодексом України, законами, постановами та іншими нормативними документами, але основним нормативним документом, що на даний час визначає послідовність і порядок договірних відносин в сфері туризму є Закон України «Про туризм» від 15 вересня 1995 року N 324/95-ВР із змінами, внесеними згідно із Законом N 1276-VI ( 1276-17 ) від 16.04.2009 [ Закон України «Про туризм» від 15.09.95 р. № 324/95-ВР у редакції Закону України від 18.11.2003 р. № 1282.].

Цей Закон визначає загальні правові, організаційні та соціально-економічні засади реалізації державної політики України в галузі туризму та спрямований на забезпечення закріплених Конституцією України прав громадян на відпочинок, свободу пересування, охорону здоров'я, на безпечне для життя і здоров'я довкілля, задоволення духовних потреб та інших прав при здійсненні туристичних подорожей. Він встановлює засади раціонального використання туристичних ресурсів та регулює відносини, пов'язані з організацією і здійсненням туризму на території України. Порядок договірних відносин в сфері туризму роз’яснюється і деталізується в статтях 20 - 23 зазначеного Закону.

Права й обов'язки, відповідальність сторін та інші умови договору між туроператором (турагентом) та готелем чи іншим суб'єктом, що надає послуги з розміщення, визначаються загальними положеннями про агентський договір, якщо інше не передбачено договором між ними та цим Законом. Ваучер - форма письмового договору на туристичне або на екскурсійне обслуговування, яка може використовуватися відповідно до цього Закону.

Основними документами при оформленні туристичних послуг, що використовує фірма «Кий Авіа» в своїй діяльності є:

- договір з клієнтами;

- договір з підприємствами, які беруть участь у просуванні туристичного продукту;

- туристський ваучер ;

- страховий поліс та деякі інші документи.

Договір (угода, контракт) з клієнтами укладається в письмовій формі і містить таку інформацію:

- назву країни, місце призначення подорожі;

- дату початку і закінчення подорожі;

- транспортні засоби, які будуть використані для подорожі, їх клас і комфортність;

- назву готелю, в якому розміщуватимуться туристи, його місцезнаходження, класність, категорію номерів з переліком послуг;

- систему харчування (повний пансіон, напівпансіон, "шведський стіл" або тільки сніданок);

- ціну туристичної подорожі в гривнях та іноземній валюті;

- маршрут та програму екскурсій на кожен день перебування з визначенням їх терміну та тематики;

- транспортно-візові та медичні вимоги в країні перебування.

Договори з іншими організаціями, підприємствами, приватними підприємцями, що беруть участь у формуванні і просуванні туристичного продукту, - це договори з туроператорами, туристичними закладами, з постачальниками і підрядниками - вітчизняними і закордонними партнерами, що забезпечують туристів належними умовами розміщення і харчування, засобами транспорту, організацією екскурсій і відпочинку.