Тема 11. Мультипроектне управління. Проектний офіс

Основні питання:

11.1. Поняття та сутність мультипроекту. Технології управління мультипроектом

11.2. Проектний офіс (РМО). Документальне забезпечення проектного офісу.

11.1. Поняття та сутність мультипроекту. Технології управління мультипроектом

На шляху забезпечення якості управління проектами в мультипроектному середовищі виникають проблеми пов’язані з відсутністю чіткого процесу визначення раціонального переліку робіт, необхідного для управління проектами. Процес, що забезпечував би актуалізацію та ефективне управління змінами у переліку робіт з управління проектами на базі оцінки пріоритетних показників реалізації проектів з урахуванням обмеження фінансових ресурсів (при необхідності).

РМО розглядається й у контексті управління портфелями проектів (набору проектів, що реалізуються організацією в умовах ресурсних обмежень). Якщо мова йде про офіс управління програмою (сукупність проектів, що мають певну спільність), то передбачається, що він зосереджений на управлінні проектами з більш крупними бюджетами, забезпечує для їх керівників можливість найбільш ефективного спостереження за ходом виконання проектів і надає їм максимальну підтримку. Діяльність РМО передбачає встановлення стандартів та методів, які на добровільній основі застосовуються виконавцями проектів з метою удосконалення робіт за проектом та їх результатів. У цілому представлені у сучасній літературі концепції організації РМО відображають актуальність його функціонування в організаційній структурі для виконання проекту.

Проект діяльності організації – це проект, який здійснюється проектно-керованою організацією і направлений на отримання результату, який забезпечує досягнення стратегічних цілей діяльності цієї організації.

Проект змін – це проект, який здійснюється проектно-керованою організацією і направлений на такі зміни в організації управління, які приведуть до підвищення ефективності та якості управління проектами організації.

Мультипроект реструктуризації та розвитку (МРР) – це розподілена у часі сукупність проектів змін, яка забезпечує отримання нової якості в таких аспектах діяльності організації: бізнесового (бізнес та виробництво), управлінського (організація та управлінські бізнес-процеси), технічного (техніка і технологія).

Рис.11.1 Структура мультипроекту реструктуризації та розвитку організації

11.2. Проектний офіс (рмо). Документальне забезпечення проектного офісу

Офіс управління проектами – це підрозділ організації або самостійний орган, який здійснює в межах визначеної компетенції різні функції з централізації й координації управління проектами1. Діапазон його функцій може коливатися від надання підтримки в управлінні проектами до прийняття повної відповідальності за безпосереднє управління проектом. Офіс також може забезпечувати: - адміністративну підтримку (наприклад, правила, методології та шаблони); - навчання, наставництво та інструктаж менеджерів проектів; - підтримку проекту, навчання управлінню проектами;

- централізований обмін інформацією між менеджерами проектів, спонсорами проектів, іншими зацікавленими учасниками проекту.

Діяльність РМО передбачає встановлення стандартів та методів, які на добровільній основі застосовуються виконавцями проектів з метою удосконалення робіт за проектом та їх результатів.

Проектний офіс визначає нову технологію формування сучасної культури управління проектами в корпоративній системі управління. Така культура, що базується на сучасних методах, засобах проектного менеджменту і внутрішньому стандарті технології управління проектами, включаючи інформаційно-програмну підтримку, надає переваги будь-якій організації. А такі переваги визначають 30-40% економії витрат на проекти і часу на їх реалізацію, що надає менеджеру проекту додатковий час для навчання і комунікації

Основними вимогами до організації офісу проектної підтримки є:

- наявність реального управлінського офісу – приміщення;

- єдині внутрішні стандарти підготовки і супроводу проекту;

- інформаційна технологія управління проектами;

- база даних і шаблонів типових рішень по проектах;

- комп'ютерна мережа, що з’єднується з Internet;

- віртуальний офіс на базі комп'ютерних мереж, що забезпечує функціонування команди проекту в режимі реального часу, не дивлячись на територіальний розподіл членів команди.

Також функціонування проектного офісу неможливе без формування архітектури інструментальних засобів, до якої входять такі компоненти: база даних щодо проектних ресурсів, завершених ресурсів, проектної методології і практики, оперативна база даних поточних проектів; система введення і обробки даних за тимчасовими і фінансовими витратами персоналу, що бере участь в розробці та реалізації проектів; корпоративна інструкція з планування, контролю і звітності щодо проектів; система документообігу і поштова система; інтерфейс з системою управління корпоративними фінансами; інформаційно-технологічна інфраструктура, що відповідає масштабу завдань.

Література: [1, с. 10-45; 2, с. 8-50; 3, с. 25-53; 4-22]

Запитання для самоперевірки:

1.Визначте сутність мультипроектного управління.

2. Назвіть основні технології управління мультипроектом.

3.Опишіть документальне забезпечення проектного офісу.

4.Сформулюйте сутність проектного офісу.