Гваева И. В. Делопроизводство

принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих слу-

чаях должны издаваться постановления, решения, приказы.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряже-

ния, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Текст оформляется на бланках формата А4.

Формуляр-образец состоит из реквизитов: НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ; наименование вида документа — РАСПОРЯЖЕНИЕ; дата, номер (номер в пределах календарного года); место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования или визы.

Проект распоряжения должен быть согласован с организациями

или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте ука-

зывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.

5.2.3. Решение

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ (И) прописными буквами на отдельной строке.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального

органа, они не вправе изменять содержание текста.

Решение оформляется на бланках формата А4.

Формуляр-образец состоит из реквизитов: наименование органи-

зации; наименование подразделения (коллегиального органа); назва-

ние вида документа — РЕШЕНИЕ; дата (дата заседания коллегиаль-

ного органа), номер; место издания; заголовок к тексту; текст; подписи (председатель, секретарь); визы (визируется составителем, руководи-

телем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями,

юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за испол-

нение решения).

5.2.4. Постановление

Постановление — правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

Различают 1) постановления, которыми решаются организационные вопросы

деятельности комиссии, комитетов (вопросы, связанные с созданием

органа, распределением обязанностей между членами, утверждением

плана) и

91

2) постановления, адресуемые для исполнения другими органами,

предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают

постановления, обязательные для исполнения. Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера («Предложить», «Рекомендовать»…).

Постановление печатают на бланках формата А4.

Реквизиты формуляра-образца постановления: наименование ор-

ганизации; название вида документа; место издания; дата, номер (дата проставляется при подписании); заголовок к тексту; текст; подписи; гриф согласования или визы (если необходимы).

5.2.5. Указание

Указание — правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Вкачестве утверждающего документа указание не допускается использовать.

Ворганизациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделе-

нии, которые действуют на правах единоначалия в пределах их ком-

петенции.

Текст указания, как правило, также состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Датой указания является дата подписания.

Оформляется указание на общем или специальном бланке формата А4, или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

Формуляр-образец состоит из реквизитов: наименование вышесто-

ящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения; название документа — УКАЗАНИЕ; дата, регистрационный индекс; место издания; заголовок к тексту; текст;

подпись; гриф согласования или визы.

5.3. Особенности оформления справочно-информационных документов

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются справочно-информационными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, служащую основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Кэтому виду документов относятся: акты, докладные, служебные

иобъяснительные записки, справки, доверенности, письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и т. д. Они носят вспомогатель-

92

ный характер по отношению к организационно-распорядительной

документации и не являются обязательными к исполнению. Инфор-

мация, содержащаяся в них, может побуждать к действию либо быть принята к сведению.

5.3.1. Акт

Акт — документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приемапередачи материальных ценностей и др.).

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме.

Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами

изаявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Ти-

повым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание

этого документа поможет комиссии определить своевременность рас-

смотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

Вакте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Оформляются акты на общем или специальном бланке формата А4.

Формуляр-образец акта содержит следующие реквизиты: наиме-

нование организации (подразделения); название вида документа;

место составления; дату и регистрационный номер; заголовок к тек-

сту; текст; подписи; при необходимости — гриф утверждения и со-

гласующие визы.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события.

Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа

иформулироваться с помощью отглагольного существительного в пред-

ложном («акт — о чем?») или родительном падеже («акт — чего?»).

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и пе-

речисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.

93

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале ука-

зываются наименование должности, инициалы и фамилия председа-

теля комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в ра-

боте комиссии представителей сторонних организаций в акте при

написании должностей указываются наименования организаций, ко-

торые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

Вконстатирующей части акта излагаются цели и задачи актирова-

ния, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

Вконстатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты

ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки,

акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце тек-

ста перед подписями и оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений».

Вконце текста указываются сведения о количестве экземпляров

акта.

Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. — в дело № 10-11 2-й экз. — директору предприятия

3-й экз. — в бухгалтерию предприятия

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми

актами и (или) практической необходимостью.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обя-

занностей членов комиссии без указания их должностей. Первой про-

ставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комис-

сии располагаются в алфавитном порядке.

Председатель комиссии	Подпись	И. О. Фамилия
Члены комиссии	Подпись	И. О. Фамилия
	Подпись	И. О. Фамилия
	Подпись	И. О. Фамилия

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его

с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на

94

отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фик-

сировать на самом акте.

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей рас-

порядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

5.3.2. Протокол

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. По полноте освещения хода заседания они делятся на 1) протоколы полной формы, 2) протоколы краткой формы и 3) протоколы сокращенной формы.

Реквизиты протокола: наименование вышестоящей организации; наименование организации (структурного подразделения); название вида документа — ПРОТОКОЛ; дата и регистрационный индекс; место издания; заголовок к тексту; текст; подписи.

Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудиоили других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

Датой протокола является дата проведения заседания. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответ-

ствующей отметки.

Например:

Присутствовали — 17 человек (список прилагается).

95

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество

приглашенных более 10 человек.

Впротоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

Впротоколах полной формы после указания присутствовавших

иприглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Например:

Оходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зим- нему отопительному сезону.

Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О. А. Ледовской.

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу,

очем делается соответствующая отметка. Например:

СЛУШАЛИ:

Иванова О. Л. — Текст выступления прилагается.

Вразделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику

иответы на них.

Вразделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

Впротоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В раз-

деле «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе

«РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» — принятые решения.

Вслучае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

Впротоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки

дня записываются принятые по нему решения.

96

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приво-

дится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифра-

ми, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица,

ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пун-

ктов решений.

Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных ор-

ганов определяется положениями об этих органах или регламентами

их работы.

5.3.3. Докладная записка

Докладная записка — информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Взависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложе-

ние просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завер-

шении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. д.).

Взависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. От адресата зависит оформление записки.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю организа-

ции и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5

(с воспроизведением машинописным способом реквизитов документа).

Внешние докладные записки адресуются руководителю вышесто-

ящей организации и оформляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

Ввводной части излагается состояние вопроса, факты, послужив-

шие причиной для составления документа, проводится их анализ.

Восновной части докладной записки излагаются выводы, предло-

жения, просьбы.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние — руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

5.3.4. Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, 1) поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т. д.) или 2) объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

97

Без его получения на работника нельзя накладывать дисциплинар-

ные взыскания.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих

бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, где объясняются причины поведения,

поступки, ситуации, составляются отдельными работниками. Как и внутренние докладные записки, они могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителями, воспроизводятся те же реквизиты, что и во

внутренней докладной записке.

Министерство промышленности	Генеральному директору
Республики Беларусь	НПО «Агат»
НПО «Агат»	Иванову И. И.
Отдел тарификации
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
21.01.2009 № 12
г. Минск
О проверке технического
состояния жилых помещений
базы отдыха для детей

5.3.5. Письмо

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно ре-

шить вопрос другими способами (личная беседа, телефонный разго-

вор).

В зависимости от содержания различаются следующие разновид-

ности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, изве-

щения, приглашения и др.

Письма оформляются на специальных бланках для писем формата

А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает

пяти-семи строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не

пишется, текст на компьютере печатается через интервал «точно» 14 пунктов). Название вида документа — письмо — не пишется.

Для писем применяются, как правило, бланки с продольным распо-

ложением реквизитов на двух языках.

Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты — адресат, заголовок к тексту,

98

текст, отметку о наличии предложений, подпись, отметку об исполни-

теле.

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

Письма адресуются в организацию, ее структурное подразделение,

конкретному должностному лицу, руководителю организации. Рек-

визит «Адресат» оформляется с 4 положения табулятора (80 мм от левого поля). Если письмо адресуется организациям или ее структурному подразделению, то они пишутся в именительном падеже.

Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом

(регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагается

в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются причины, послужившие для составления письма, даются ссылки на факты, документы и т. д. В основной части излагают-

ся цели: просьба, предложение, сообщение, отказ…

Письмо может состоять только из основной части («просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля»).

Все логические элементы письма выделяются абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение, надо избегать не-

нужных сокращений. Текст, как правило, излагается: от третьего лица

единственного числа — «ОРГАНИЗАЦИЯ СООБЩАЕТ»; от третьего лица множественного числа — «ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕКТИВ И УЧЕНИКИ ШКОЛЫ ПРИГЛАШАЮТ»; от первого лица единственного числа — «ПРОШУ»; от первого лица множественного

числа — «ПРОСИМ».

Начало письма может иметь варианты обращения: «Уважаемый

Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Господин Петров!», «Уважаемые господа!» (когда не известны имена получателей пись-

ма), «Уважаемый господин Петров!»

Письмо оформляется в двух экземплярах (факс — в одном). Пер-

вый экземпляр — на бланке (отправляют адресату), второй — на обыч-

ном листе бумаги — в дело.

К тексту письма могут прилагаться иные документы. В этом случае

после текста (через 1,5-2 межстрочных интервала) оформляется рек-

визит «Отметка о наличии приложения».

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованны-

ми должностными лицами, визы проставляются на лицевой стороне

последнего листа второго экземпляра письма, который остается в организации (на предприятии).

Письма подписываются руководителями организации и ее струк-

турных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организа-

ции.

99

Датой письма является дата его подписания.

На входящих (получаемых) письмах в организациях при приеме

проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.

5.3.6. Справка

Справка — информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка — официальный документ, содержащий сведе-

ния об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка — официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый

частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде

работы, о размере заработной платы и др.).

Взависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и офор-

мляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведе-

ния, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например:

По состоянию на 11.05.2008 или

За период с 01.01.2007 по 31.12.2008

Вличных справках заголовок допускается не указывать.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчес-

тва лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».

При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установ-

ленном законодательством Республики Беларусь порядке.

Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние — их составителями. Справки, за содержание которых несет от-

ветственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

100