Гваева И. В. Делопроизводство

Подсистема электронной почты и баз данных образует основу всей

интегрированной среды, обеспечивая потребности абонентов по авто-

матизации электронного оборота документов и доступа к информа-

ции. Программное обеспечение базового комплекта ЭП не предъявляет ограничений на тиражирование и регистрацию абонентских мест, что является достаточно редким явлением среди программных средств

ведомственных ЭП. Число абонентских мест ограничивается только

одним фактором — пропускной способностью сервера теледоступа. Однако нельзя не отметить некоторые серьезные недостатки сис-

тем, построенных на базе электронной почты с дополнительными функциональными возможностями. Дело в том, что подходы к проек-

тированию систем электронной почты и управления документами

принципиально отличаются. Первые разрабатывались исходя из следующих предпосылок:

yсообщения электронной почты представляют собой небольшие текстовые элементы объемом до нескольких килобайт. К ним иногда

могут прикрепляться разного рода файлы;

yценовая ниша систем электронной почты находится в пределах до 100 долларов за клиента.

Перечисленные критерии вынуждают производителей использовать базы данных собственной разработки в качестве ядра хранения

сообщений и документов, что, безусловно, накладывает серьезные ог-

раничения на производительность, масштабируемость и число портов проектируемой системы.

Необходимо помнить о несовпадении размера сообщения и размера документа — в случае файлов текстовых процессоров разница составляет в среднем два-три порядка, а для чертежей и т. п. достигает — че-

тырех. В системах электронной почты сообщение хранится внутри

базы данных, там же располагаются и документы, а это вызывает ряд серьезных проблем.

Во-первых, для большинства документов необходимы системы хра-

нения, способные обрабатывать значительные объемы информации

(и, следовательно, недешевые), — значит, дисковыми массивами здесь

не обойтись. Архивы же систем электронной почты такой возможностью не обладают.

Во-вторых, хранение документа внутри базы заставляет заносить

документ сначала во временную директорию, а затем загружать в ре-

дактор, что дублирует файловые операции (работа с диском, чтение/ запись).

Исходя из сказанного выше, можно сделать вывод, что архитектура систем электронной почты не предназначена для работы с большим

количеством документов. Поэтому подобные системы с элементами

управления документами целесообразно применять для ограниченного количества документов в рамках рабочей группы.

181

Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой (ЭП)

Автоматизированные системы контроля исполнения документов

(АСКИД) с ЭП применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых строго регламентиро-

ванных деловых процессов с целью совершенствования выполнения

основных делопроизводственных процедур, которые были рассмотрены выше.

К началу восьмидесятых годов практически все союзные министерства, крупные заводы и организации имели АСКИД. То есть все

крупные организации и предприятия пытались автоматизировать кон-

трольные функции делопроизводства. Наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота должно было говорить о благополучии учреждения и его руководства. Это означало полную управляемость подчиненного руководству ап-

парата, его компетентность и дисциплинированность и заинтересо-

ванность в максимально успешном выполнении порученного дела. АСКИД сегодня позволяет:

yцентрализованно отслеживать ход делопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителей над документами на своих

рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым

выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

yпри переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрацион-

ный номер документа — достаточно указать тематику или ключевые

слова для поиска;

yповысить рост производительности труда сотрудников за счет

упорядочения технологии работы с документами, резкого сокраще-

ния времени передачи документов по локальной сети или средствами

электронной почты;

Таким образом, автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства организации и ее (организации)

работы в целом. Что касается функциональных возможностей системы,

то они должны поддерживать полный жизненный цикл документа в ор-

ганизации — от его первичной регистрации до списания в дело. Исходя из этого, система класса АСКИД должна как минимум

обеспечивать:

yединую регистрацию всей поступающей корреспонденции, вклю-

чая письма и обращения граждан, с последующим направлением доку-

ментов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

182

yединую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внут-

ренних документов организации;

yрегистрацию движения документов (документооборота) внутри

организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

yсписание документов в дело в соответствии с принятой в органи-

зации номенклатурой дел;

yконтроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

yпоиск документов и получение статистических отчетов по доку-

ментообороту организации;

yформирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Определим тот необходимый минимальный уровень технологических и функциональных возможностей АСКИД.

Во-первых, система обязана обеспечивать сетевой режим подде-

ржки документооборота. То есть компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделений, участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь право объединяться в локальную вычислительную сеть. Именно в сети вся информация о продвижении

регистрационных карточек документов, электронные копии самих

документов стекаются на один специальный компьютер — сервер, что

ипозволяет достичь того централизованного контроля, о котором уже говорилось.

Во-вторых, та часть системы, которая устанавливается на компьютерах работников подразделений, должна работать под управлением

операционной системы Windows. Это следует хотя бы из того, что

большинство внутренних документов подготавливается в среде редактора Word, и данное требование обеспечит программную совмести-

мость системы автоматизации делопроизводства и редактора.

В настоящее время разработано большое количество систем типа «АС-

КИД», которые отличаются масштабом применения, аппаратной плат-

формой, используемым типом операционной системы и СУБД для хранения регистрационных карточек документов, введенных в систему.

Системы коллективной работы

В группу систем groupware входят многие почтовые системы, такие

как MS Exchange или GroupWise, главное назначение которых — обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых марш-

рутов.

Системы коллективной работы класса«groupware» ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников

183

небольшого или среднего размера, совместно использующих инфор-

мацию из баз данных.

Предприятия, имеющие территориально удаленные филиалы, для

организации коллективной работы своих сотрудников над докумен-

тами и их оперативного оповещения могли выбирать программные

пакеты Lotus Notes корпорации IBM или Microsoft Exchange.

Однако в настоящее время у них есть мощный конкурент — значительно более дешевое программное обеспечение Internet, используемое в пределах одной корпорации. Если Notes создал технологию и программное обеспечение коллективной обработки документов —

«groupware», то новый класс конкурирующих с ним программных про-

дуктов назвали «webware». Одновременно возник и новый термин для обозначения корпоративных сетей на базе Internet — «intranet». Хотя можно сказать, что первая intranet была создана фирмой Lotus Notes.

В intranet используются такие технологии, как протокол TCP/IP,

но только с экранами форм документов на рабочих местах. При этом

в реальном проекте intranet должна объединять и другие электронные коммуникации, которые уже есть на фирме: сегменты локальных сетей под управлением Novell NetWare, выходы на выделенные телефонные линии и т. д.

Intranet является средством системной интеграции: решения, пред-

лагаемые на базе intranet, оказываются в пять-десять раз дешевле, чем стандартные. Например, без учета сетевого оборудования, сопровождения и внедрения автоматизированное рабочее место на базе Lotus Notes обойдется в $150, а на базе webware — всего в $20. На стороне

последнего и преимущество использования открытых стандартов.

Самым критическим моментом этой технологии является необхо-

димость обеспечения защиты информации. Американские правитель-

ственные учреждения, в частности Центральное Разведывательное

Управление, по-прежнему основывают свою информационную стра-

тегию на применении Notes.

К возможностям, реализуемым в groupware, могут быть отнесены:

yведение корпоративного календаря событий;

yпланирование;

yпредоставление доступа к корпоративным базам данных;

yобмен административной информацией;

yвнутренний обмен новостями;

yпроведение телеконференций для обмена мнениями между со-

трудниками корпорации;

yсоздание документов, включающих графику.

Системы автоматизации управления документооборотом (Системы класса «docflow»)

Системы электронного документооборота класса «docflow» предназначены прежде всего для автоматизации функционирования рабо-

184

чих групп пользователей в масштабах предприятия. С их помощью

можно регламентировать и контролировать процесс коллективной

работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих

работ в центральном хранилище для последующего использования

или логической обработки.

Особенностью систем данного класса является то, что они имеют

специальные средства разработки, которые позволяют быстро настроить систему под нужды конкретного предприятия, описать (регламентировать) деловые процессы в виде маршрутных электронных форм и распространить их для использования.

Такие системы ориентированы на использование форм электрон-

ных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту.

Системы этого класса применяются для средних и крупных пред-

приятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки.

Системы автоматизации деловых процессов

Этот класс систем документооборота (САДП или «workflow») пред-

назначен для жестко структурированных деловых процессов, в кото-

рых редко возникают исключительные ситуации. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации.

Программное обеспечение типа «workflow» ориентировано на де-

ловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-

сервер» и высокопроизводительные серверы.

Примерами областей, в которых применяются данные системы, мо-

гут быть банки, государственные службы, службы кредитных карто-

чек покупателей или страховые компании.

САДП призвана, во-первых, автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также организовать

взаимодействие сотрудников и передачу им информации, необходи-

мой для выполнения и формирования заданий. Часть деловых про-

цессов, которые хорошо формализуются, САДП должна описывать

в виде электронных моделей деловых процессов, воссоздающих сценарий прохождения и выполнения заданий с учетом должностной

иерархии организации. Модель формируется из объектов, соответ-

ствующих сотрудникам, отделам и сущностям, участвующим в реаль-

ном деловом процессе, таким как документ, задание, значение некоторого фактора и другим.

Во-вторых, САДП автоматизирует и слабо формализуемые деловые процессы, которые реализуются с помощью технологии свободной адресации заданий и документов, когда маршрут формируется

185

сотрудниками в процессе выполнения работы. САДП обеспечивает

автоматическое перенаправление документов и заданий по различ-

ным инстанциям, формируя маршруты произвольной сложности для

коллективной обработки информации и обеспечивая защиту информации от несанкционированного доступа.

В-третьих, с помощью САДП может быть организован документо-

оборот, включающий в себя не только организационно-распоряди-

тельные, но и специальные документы, например, чертежи или спецификации, платежные поручения. САДП в реальном времени осуществляет сбор данных о ходе выполнения работ, позволяя руководству анализировать деятельность организации или подразделения, а затем

воплощает в жизнь новые управленческие решения.

В-четвертых, важной является также выполняемая САДП функция по интеграции офисных и прикладных программных продуктов в единое целое. Таким образом, САДП выступает в роли ядра корпоративной информационной системы.

«Workflow»-технология включает в себя автоматизацию деловых

процессов выполняемых на предприятии работ — от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового процесса): кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса, до реального управления выполнением заданий: уведомле-

ния о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мо-

ниторинг, замена исполнителей и т. п. Это позволит поднять на качественно новый уровень производительность труда сотрудников вашего предприятия. Поэтому «Workflow»-системы рассматриваются как совокупность средств описания правил выполнения заданий и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами

при выполнении этих заданий.

СЭД должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь уп-

равлять документооборотом и регулировать его, а также предостав-

лять для пользователей следующие возможности:

yединую систему классификации, кодирования и идентификации

типов электронных документов;

yунифицированные принципы порождения новых типов доку-

ментов из стандартных сегментов данных, позволяющих расширить

их номенклатуру в информационной системе;

yналичие средств для документального взаимодействия с другими аналогичными системами;

yединую систему шифрования, авторизации документов, электронной цифровой подписи (ЭЦП) и печати.

Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить

186

к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

yобеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

yобеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хране-

ние версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

yдопускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

yподдерживать иерархию категорий для эффективного поиска до-

кумента;

yосуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

yобеспечивать разделение доступа к документам на уровне отде-

льных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархичес-

кой структуры организации;

yподдерживать технологию HSM;

yпротоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств админис-

трирования;

yподдерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

yкластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

yтерриториально распределенные организации;

yалгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

yцифровую подпись.

Требования к архитектуре:

yналичие выделенного сервера приложений;

yналичие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с ис-

пользованием браузера.

yмногоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

yинтеграция со средствами потокового ввода документов;

yинтеграция с офисными приложениями;

yинтеграция с электронной почтой;

yналичие развитого программного интерфейса (API);

yинтеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

yвозможность адаптации пользовательского интерфейса под кон-

кретные задачи;

yвозможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

В случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

187

7.3. Организация электронного документооборота. Электронная цифровая подпись

Электронный документооборот включает: создание документов, их

обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей

ворганизации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.

Под управлением электронным документооборотом в общем

случае принято понимать организацию движения документов между

подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользовате-

лей и контролем за их исполнением.

При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром, чаще всего информация с которого поступает на бумаге. Со временем, наверное, эта ситуация изменится, и обмен электронными документами станет

нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особен-

ности текущей ситуации. В настоящее время использование электронного документа и цифровой подписи в обязательном порядке предусматривается в системах «банк-клиент», при заполнении налоговых деклараций и т. п. При этом использование криптографических средств,

вт. ч. и цифровой подписи, до конца еще юридически не оформлено

и правовые коллизии вызывают беспокойство.

Но в данном варианте скорее необходимо идти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия,

можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Надо понимать, что целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффек-

тивной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы —

конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

Ктому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации. Документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми

информационной системой организации. Таким образом, система ав-

томатизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в органи-

зациях, в которых она внедряется.

188

Жизненный цикл документа в СЭД

Рождение

В один прекрасный день на свет появляется новый документ. Этот

праздничный для документа день в современных системах хранения фиксируется и хранится, однако в стихии обычных файловых систем можно легко потерять предысторию файла. Достаточно, например,

просто переписать на его место новый файл с тем же именем, и никто

уже не вспомнит о предшественнике, не говоря уже о том, что файл, полученный из Сети, вообще не имеет «ни рода ни племени»: датой его создания всегда будет момент, когда он оказался на жестком диске вашего компьютера. В СЭД документ не может возникнуть, если

у него нет «паспорта» — карточки учета, которая может быть разной

для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы. Все

действия, которые могут быть проделаны над документами, определя-

ются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.

Становление Любой документ непременно проходит этап своей жизни, который

называется «черновиком» — неокрепший документ в этот период пе-

реходит из рук в руки, его меняют и переделывают. Качество результирующего документа во многом зависит от того, насколько успешно и организованно он прошел через эту «черную» полосу своей жизни. В СЭД для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («checkout, check-in»). Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый

момент документ мог редактировать только один человек. Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника

создадут у себя две локальные копии документа и одновременно вне-

сут в него изменения. Когда в СЭД один из сотрудников забирает

документ для редактирования, остальные увидят это и не смогут из-

менить документ до тех пор, пока первый не вернул его обратно. При этом возвращенному документу автоматически присваивается

новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется,

ее можно открыть, посмотреть и редактировать. Все действия всех

участников процесса документируются, поэтому никакой путаницы не возникнет.

Публикация Это день, ради которого документ создавался и доводился до ума.

Публикация — это момент, после которого документ «умирает». Бла-

годаря наличию механизма публикации вы можете быть уверены, что всегда будете иметь в электронном виде в точности то же самое, что

189

было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано

партнеру. А что если потребовалось что-то изменить в документе пос-

ле публикации? Для этого на основе опубликованной версии создает-

ся новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл.

В различных системах эта функция поддержана по-разному. Где-то

создается полностью новый документ, а где-то — просто новая вер-

сия.

Архивирование После публикации документ отправляется в электронный архив,

где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмот-

рено распорядком вашей организации. Есть документы, которые хра-

нятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней. Создание архива — задача непростая, зависящая от потребностей организации. Например, документы, к которым часто обращаются, нужно хранить на быстрых носителях, а неактуальные документы, кото-

рые редко используются, можно положить на менее дорогие, но мед-

ленные носители. Для решения таких задач применяются технологии управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему» сколь угодно большого

размера, при этом управляя переносом информации с одного носите-

ля на другой. Базовые средства HSM были встроены в Windows 2000, однако существуют и другие технологии, обеспечивающие более сложную и эффективную функциональность. Таковыми являются, например, продукты серии DiskXtender компании Legato Systems,

Tivoli Storage Manager, Veritas Storage Migrator и др.

Существует несколько способов реализации технологии электрон-

ной цифровой подписи (ЭЦП):

yкриптографическая методика открытых ключей защиты форм от

последующих изменений;

yиспользование биометрических характеристик специалистов;

yприменение отпечатков пальцев и изображений лиц и др.

Наиболее часто используется криптографическая методика откры-

тых ключей защиты форм от последующих изменений, основным не-

достатком которой является недостаточная степень защищенности от

взлома или подделки.

В любом случае, используемая электронная подпись на практике

должна:

yобеспечить подтверждение целостности электронного доку-

мента, т. е. гарантировать идентичность защищаемой копии оригиналу;

yоднозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. Первое требование обеспечивается путем применения т. н. однона-

правленных функций — неких преобразований документа, таких, что

190