Гваева И. В. Делопроизводство

Глава 7 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ

7.1. Предпосылки внедрения информационных технологий в работу с документами

Впоследнее время как никогда актуальна тема информатизации делопроизводства, так как основная часть информационного накопления предприятия хранится в виде тех или иных оформляемых до-

кументов.

Управление организацией (предприятием) основывается также на использовании документов (приказов, распоряжений, планов, протоколов). Поэтому о документообороте следует говорить как об основном инструменте системы управления предприятием.

Внастоящее время практически любой типичной организации (пред-

приятию), использующей традиционные бумажные делопроизводство и документооборот, свойственны следующие качественные проблемы:

y отсутствие у руководства целостной объективной картины со-

стояния бизнес-процессов отдельных структурных подразделений; y множество недокументированных и недостаточно обоснованных

эпизодов управления и принятия решений;

y информационная перегруженность сотрудников и задержка по-

лучения ими актуальных данных на момент принятия управленчес-

кого решения;

y плохая взаимная информированность о состоянии бизнес-про-

цессов и разногласия между структурными подразделениями, совме-

стно выполняющими работу;

y длительность получения накопленной ретроспективной инфор-

мации, неприемлемость сроков разработки и рассылки документов, сложность получения сведений о текущем состоянии исполнения до-

кументов;

y нежелательные утечки информации из-за неупорядоченного хра-

нения больших объемов документов.

Согласно данным различных исследований, более 80 % информационных ресурсов предприятий сосредоточено именно в документах.

При этом затраты на хранение бумажных документов сегодня также

171

в среднем на 80 % больше затрат на хранение документов в электрон-

ном виде.

Начав разговор о количественных показателях качества организа-

ции работы с документами любой крупной организации (предприятия), необходимо отметить дополнительный ряд проблем, выделяемых многими исследователями:

yежегодно неструктурированная информация организаций (пред-

приятий) увеличивается в 2 раза;

yсуммарная стоимость обработки потока документов на предприятии составляет 15 % от его прибыли или 45 % фонда оплаты труда;

yобработка документов отнимает 60 % рабочего времени работни-

ков, до 30 % их рабочего времени затрачивается только на поиск до-

кументов, 30 % документов обрабатываются с задержкой относительно установленных сроков;

y70 % документов создаются заново, хотя могли бы использоваться повторно.

Поиск документа даже в хорошо организованном «обычном» архи-

ве занимает иногда до 10 дней, причем каждый десятый запрашиваемый документ так и не находится. Как следствие - наиболее ценные документы просто перестают поступать в пользование из-за угрозы их утраты.

Кроме того, стоимость подготовки, печати и хранения информации

на бумажных носителях растет, а эффективность использования хранимых бумажных документов в целом падает. Поверьте, это настоящая головная боль для руководства любой организации (предприятия).

Основной недостаток бумажного документооборота — затрудни-

тельный доступ к большим объемам информации, неудобный поиск

необходимых сведений, сложность редактирования текста передаваемого документа.

По некоторым данным в 1995 году всего лишь около 10 % докумен-

тов были представлены в электронном варианте. К началу текущего

века процент корпоративной информации, представленной в элект-

ронном виде, увеличился до 70.

Все это (с учетом сегодняшнего уровня развития программного

обеспечения) говорит о том, что сегодня созрели необходимые инс-

трументально-технологические предпосылки для перехода как ми-

нимум к бумажно-электронному, а затем к полностью электронному документообороту за счет сокращения использования плотных носителей информации и бумажных документов. В этом плане разработка, внедрение и адаптация систем электронного документооборо-

та является основным направлением комплексной информатизации

управленческой деятельности любой крупной организации (предприятия).

172

7.2. Концепции безбумажных технологий управления

Новые информационные технологии повышения эффективности

работы любых организаций предполагают возможными два подхода:

yреинжиниринг бизнес-процессов;

yпереход к безбумажной технологии управления.

В рамках нашей учебной дисциплины мы рассматриваем содержание второго подхода — выбора и применения методов и средств организации безбумажной технологии управления, которая основывается на использовании трех основных концепций:

yпереходу к электронным документам и их архивам;

yсозданию систем управления документами (СУД);

yсозданию и внедрению систем электронного документооборота (СЭД).

Эти концепции разрабатывались одновременно с развитием ин-

формационных технологий и внедряются в практику делопроизвод-

ства в такой последовательности:

yна этапе применения бумажных технологий использовались в основном ручные методы (рукописное оформление) подготовки документов и далее подготовка документов с использованием разработан-

ных технических устройств (печатных машинок, прессов и т. п.);

yна переходном этапе от бумажных технологий к безбумажным стало происходить 1) внедрение ИТ-технологий электронных документов (используются прикладные программные продукты, документы начали оформляться на компьютерах и печататься затем на принтерах) и далее 2) накопленные документы в электронном виде стали

хранить в электронных архивах, упорядочивая их и предоставляя

кним доступ с помощью систем управления документами;

yна этапе безбумажных технологий происходит полноценное ис-

пользование электронного документооборота (документы не только

создаются в электронном виде, но еще и оформляются, подписывают-

ся, исполняются и т. д.).

7.2.1. Концепция перехода к электронным документам

Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появ-

лением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интер-

фейса пользователя (GUI).

Под понятием «бумажный документ» мы подразумеваем информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обладающую опреде-

ленными реквизитами, такими как, например, дата, подпись. Особен-

ностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя — теряется и непосредственно документ.

173

Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия

электронного документа неразличимы — они могут существовать на

многих носителях и являться одним и тем же документом. Для обеспе-

чения юридической силы такого документа следует принять специальные меры, обозначить некие правила, определяющие все детали такого документооборота. Правила должны быть едины для всех и, следова-

тельно, отражены в документах, имеющих юридическую силу закона.

Электронная форма документа (ЭД) — это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Под электронной формой документа понимаются не изображения бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма

появляется только по требованию в качестве твердой копии электрон-

ной. Технология обработки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинописных и иметь дело только с их электронным представлением.

Электронные формы могут допускать различный тип входной ин-

формации и содержать:

yкомандные кнопки,

yпереключатели,

yвыпадающие меню или

yсписки для выбора.

Можно выделить три типа форм электронных документов и техно-

логий их применения:

Формы, предназначенные для сбора данных и последующей статистической обработки.

Формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так

ивне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и под-

тверждения.

Создание форм, доступных удаленным пользователям Web.

Вотличие от документов на бумажных носителях с их жесткими

рамками, статичной формой и ограниченными возможностями, пере-

ход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает

особые преимущества при создании, совместном использовании, рас-

пространении и хранении информации, например:

y сокращается время обслуживания клиентов за счет сокращения

времени на поиск документов и на реакцию на запрос;

y повышается эффективность управления информацией за счет по-

лучения более быстрого доступа к документам, выбора более оптимального способа хранения документов, получения возможности собирать

иобрабатывать документы в большем количестве, чем раньше;

y принимаются быстрее более точные и обоснованные управлен-

ческие решения.

Сравнение достоинств бумажных и электронных документов вне зависимости от области применения даны в таблице 5:

174

	Таблица 5
Бумажные формы	Электронные формы
Требуют затрат времени на пе-	Доступны в режиме on-line; печать осу-
чать, распространение и достав-	ществляется по требованию
ку, хранение и поиск
При необходимости внести изме-	Благодаря графическим инструментам
нения, форму приходится проек-	проектирования формы легко поддают-
тировать заново. Отпечатанные	ся модификации
ранее формы использовать по
назначению больше нельзя
Требуют материальных затрат на	Материальные затраты сокращаются.
обработку и больших площадей	Документы не требуют места в шкафах и
под хранение	работы обслуживающих их специалистов
На обработку могут поступать	Включают интеллектуальные элементы
формы, заполненные неправиль-	автоматизации контроля правильности
но или не полностью	заполнения
Не настраиваемые	Могут динамически адаптироваться под
	конкретного пользователя (изменяется,
	к примеру, количество и размер полей)

К числу недостатков использования ЭД можно отнести:

yдополнительные организационные проблемы обеспечения хра-

нения не только бумажных, но и электронных документов;

yнеполную юридическую проработку процесса «подписи электронного документа»,

yсравнительную «молодость» технологий подписи ЭД и отсут-

ствие абсолютно надежных технологий.

Наличие в любой организации большого количества документов

вэлектронной форме подразумевает и необходимость организации

хранения электронных документов. Данный вопрос в нашей стране

решается в том числе и регулированием на республиканском уровне.

Так, Белкомархивом был принят ряд нормативных правовых актов, которыми утверждены, например:

yтиповое положение об архиве электронных документов органи-

зации (Постановление от 29.04.2004 г. № 5);

yинструкция по проведению экспертизы ценности и передачи

электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение (Постановление от 23.03.2005 г. № 3).

Архив электронных документов организации осуществляет хранение электронных документов постоянного срока хранения в течение

3 лет до передачи их в государственный архив.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива ЭД организации осуществляет Белорусский научно-исследователь- ский центр электронной документации.

175

Архив электронных документов осуществляет работу по приему,

учету, хранению, использованию электронных документов организа-

ции, проведению экспертизы их ценности и передаче на государствен-

ное хранение на основании Типового положения с учетом специфики

деятельности организации.

7.2.2. Концепция создания систем управления документами (СУД)

За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ — это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью после-

довательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рам-

ках так называемых Систем Управления Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS).

Система управления документами, СУД, DMS (Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных

систем), используемая для отслеживания и хранения электронных

документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов.

Данное понятие тесно связано с концепцией Content Management System (система управления содержимым) и обычно рассматривается

как компонент Enterprise Content Management System (CMS уровня

предприятия).

Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубе-

жом приложения вертикального управления документами в основном

внедрялись в таких областях, как фармацевтические исследования,

страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных организациях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость

совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высо-

кую ценность информационные материалы создаются ежедневно, раз-

мещаются в глобальных сетях, распространяются в различных про-

фессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

СУД должна автоматизировать работу с документами практически на всех этапах, начиная от разработки формы и заканчивая удалением из архива, а также иметь возможность настройки на различные специфические участки работы, в том числе и технологические (например, разработка проектно-конструкторской документации).

176

Метаданные. Обычно хранятся для каждого документа. Метадан-

ные, например, могут включать дату занесения документа в хранили-

ще и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS

также может извлекать метаданные из документа автоматически или

запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют

сервис оптического распознавания текста сканированных документов

или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.

Интеграция. Многие системы управления документами пытаются

интегрировать функцию управления документами непосредственно

в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какиелибо модификации и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя

из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных паке-

тов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.

Захват. Перевод в цифру бумажных документов, используя скане-

ры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.

Индексирование. Предоставляет возможность классифицировать

документы посредством метаданных и словарного индекса текста, из-

влечённого из документа. Индексация существует, главным образом,

для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из

главных условий быстрого и качественного поиска — это создание ин-

декса документа.

Хранилище. Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов,

которое оно хранит; также хранилище обеспечивает миграцию с одно-

го носителя на другой и целостность данных.

СУД должны решать проблему с управлением большими объемами

документов на следующих принципах:

1.Управление должно осуществляться над электронными доку-

ментами, созданными в разных прикладных программах для персо-

нальных компьютеров, таких как: текстовые процессоры, электрон-

ные таблицы, электронная почта.

2.Замена концепции имен документов их регистрационными карточками, содержащими расширенную информацию (поисковый образ документа), используемую для их поиска и управления. СУД автоматически заполняет часть полей карточки, остальную информацию

177

пользователь может быстро ввести самостоятельно. Карточки имеют

настраиваемую форму.

3.Обеспечение пользователей мощными функциями поиска по ин-

формации карточек. Они хранятся в SQL-базах данных, поэтому СУД может поддерживать работу с очень большим количеством карточек

ииспользоваться как в небольших рабочих группах, так и крупных

организациях.

4.Снабжение документов текстовым индексом, который позволяет искать их по контексту. Индекс обновляется после внесения в документ изменений.

5.Гарантирование тесной интеграции с основными приложениями.

Команды File New, File Open, File Save, File Save As и File Close в этих

системах используются для того, чтобы сделать для пользователя эту интеграцию максимально простой (например, новая карточка генерируется при выполнении команды File New; окно File Open заменяется специальным экраном поиска; при выполнении команды File Save до-

кумент автоматически пополняет СУД; File Save As позволяет создать

новую карточку или новую версию старой карточки документа; File Close сохраняет карточку, так что теперь пользователи СУД могут получать к нему доступ).

6.Защита документов обеспечивается соответствующими расши-

ренными функциями проверки пароля, прав доступа к документу,

полю или операций над полем.

7.Контроль версий и ведение истории работы с документами.

8.Поддержка мобильных пользователей — предоставление им возможности выписки и возврата документов.

9.Интегрированные СУД связывают карточки документов с их физи-

ческими файлами на сетевом сервере — пользователи имеют дело уже

с ними, а не с именами файлов и сложными путями к директориям. Основные преимущества интегрированных СУД состоят в том, что сохра-

няются приложения, установленные в компаниях, они берут на себя оп-

ределенные функции прикладных программ и просты в применении.

10.Создание систем управления документами в сетевой среде.

7.2.3. Концепция создания систем электронного документооборота (СЭД)

Содержанием третьей концепции является разработка систем, при-

званных интегрировать все информационные приложения в единую

информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур

ифункций управления необходимой информацией.

Документооборот — движение документов в организации с момен-

та их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

178

Данный термин используется в «бумажном» делопроизводстве

и его использование в информационных технологиях без детализации

не совсем корректно. В этом случае средства автоматизации докумен-

тооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства — формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответству-

ющей отчетности. Можно было бы по другому трактовать термин «до-

кументооборот», если бы была возможность найти аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту» в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от при-

страстий и специфики описываемого программного продукта в прессе

можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами:

DMS (Document Management Systems) — Архивы документов; DocFlow системы или системы маршрутизации документов;

и наконец, довольно часто в качестве систем документооборота

предстают WorkFlow системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации бизнес-процессов».

У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция ис-

пользовать термин «документооборот» еще в одном аспекте. Здесь под

документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию «бумажной» отчетности (сводных ведомостей, накладных, реестров и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.

В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота — Document Warehousing

(хранилища документов) и Knowledge Management (управление зна-

ниями). Системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота и необходимы для структуризации и долго-

срочного хранения больших массивов, накопленных в организации

документов, а также оптимального поиска нужной информации на

массиве разнородных накопленных документов.

До подробного рассмотрения существующих разновидностей систем электронного документооборота целесообразно остановиться на

истории решения проблемы автоматизации документооборота, кото-

рая проходила в несколько стадий.

Конец 60-х и начало 70-х годов характеризовались использованием ЭВМ для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки.

Позже, в конце 70-х и начале 80-х годов, в таких системах стали

применять электронную почту с редактором документов, позволившим создавать и отправлять по почте электронные документы.

179

Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих

хранение электронных документов, в которых бумажные документы

сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи

имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х создать документооборот, выражаемый словами: «docflow = ра-

бота с образами документов + маршрутизация», что позволило ска-

зать, что управление и контроль операций и работ, связанных с документами, — основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление.

Вначале 90-х для всех типов экономических систем ответственное

выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на пер-

вый план, поэтому старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология: «workflow = работа + управление потоками работ».

Втаких системах можно выделить две особенности:

yобразы документов и другие документы рассматриваются в ка-

честве одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео;

yв системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процессами, фигурируют два основополагающих понятия: биз-

нес-задание и бизнес-процесс, для исполнения которых необходимо

своевременно поставлять нужные документы.

Рынок современных систем управления документооборотом можно подразделить на следующие основные категории, в зависимости от объема и сложности выполняемых операций:

Системы электронной почты (ЭП) с расширенным функционалом;

Автоматизированные системы контроля исполнения документов

сэлектронной почтой (ЭП);

Системы коллективной работы;

Системы автоматизации управления документооборотом (Систе-

мы класса «docflow»);

Системы автоматизации деловых процессов;

Системы электронной почты (ЭП) с расширенным функционалом. Главным компонентом СЭД класса «ad-hoc», с помощью которого

можно автоматизировать процессы приема и передачи документов

в организации, является система «электронной почты» (ЭП). Продук-

ты данного класса предназначаются для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов, но инициируемых произвольно. Таким образом, это системы свободной маршрутизации класса «ad hoc».

Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту ис-

полнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.

180