Гваева И. В. Делопроизводство

унифицированных форм организационно-распорядительных доку-

ментов).

Рис. 9. Схема общего бланка на одном языке с продольным расположением реквизитов

Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных

в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типо-

выми. Графические модели или схемы построения документов имеют

название «формуляр-образец».

При изготовлении бланков используются типографские шрифты

размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита «Наименование организации» допус-

кается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля. Размер

шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты шрифтами различных гарнитур.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установлен-

ный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

41

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений,совместныедокументыидр.)допускаетсяоформлятьненабланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Государственные органы и иные государственные организации обя-

заны помещать изображение Государственного герба Республики Бе-

ларусь на бланках документов (далее — гербовые бланки).

Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии

документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки.

Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на

них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организа-

ции раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме

(на карточках или в журнале).

При оформлении писем, справок и других справочно-информацион- ных документов допускается использовать угловой штамп организации.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма,

общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения

иоформления должны соответствовать составу, порядку размещения

иоформления реквизитов бланка.

Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизон-

тали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба

Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмбле-

мы) по вертикали.

3.2. Требования к документам, изготавливаемым с помощью технических средств

Название вида документа печатают прописными буквами.

В соответствии с СТБ 6.38-2004 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое — не

42

менее 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм. В стандарте указаны минимальные размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении документов не на бланке размеры полей и площади размещения кон-

кретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в СТБ 6.38-2004.

По Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий параметры полей документа для госорганов и госорганизаций, подчиненных Правительству, заданы конкретнее: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм. При оформлении таблиц, если текст не помещается в ячейки, допускается изменять размеры полей — левое поле уменьшить до 20 мм, правое — до 8 мм (таким образом, мы получаем дополнительные 12 мм пространства для размещения нужной информации).

В Инструкции по делопроизводству в госорганах и организациях, хоть она по многим параметрам и повторяет стандарт СТБ 6.38-2004, параметры полей все же отличаются от заданных стандартом: верхнее и нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм.

Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал (на машинке) или «точно» 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.

При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно» 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат»,

«Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии при-

ложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным

интервалом.

СОГЛАСОВАНО	Одинарный
Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству	Точно 14 пт
при Совете Министров
Республики Беларусь	Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия	Одинарный
Дата	Полуторный
СОГЛАСОВАНО	Одинарный
Министр финансов	Точно 14 пт
Республики Беларусь	Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия	Одинарный
Дата

43

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстроч-

ным интервалом.

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей

разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

При оформлении таблиц, если текст не помещается, в соответствии

ис Инструкцией по оформлению документов с использованием компьютерных технологий, и с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях можно уменьшать межстрочный интервал до «точно» 11 пт, что расположит строки плотнее друг к дру-

гу по сравнению с обычными вариантами.

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании. Выравнивание по ширине листа.

Всоответствии с СТБ 6.38-2004 размер шрифта должен быть не

менее 13 пунктов (т. е. можно применять шрифты с размером и 14,

и18, и т. д. пунктов), для органов госуправления и государственных организаций, подчиненных Правительству, закреплен единый размер шрифта — 15 пунктов. При этом в таблицах, если текст не помещается,

можно уменьшать размер используемого шрифта до 13 пт.

При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или соответствующие отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении документа на компьютере:

0 — граница левого поля (реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с аб-

зацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его

в дело», «Отметка о заверении копии», реквизит «Гриф согласования»

инаименование должности в реквизите «Подпись», слова «Верно»,

«СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИ-

ЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»); 1 — после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм

(начало абзацев в тексте);

2 — после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 — после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм; 4 — после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм

(реквизит «Адресат»); 5 — после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм

(реквизиты «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа»,

а также в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в госорганах и организациях — реквизит «Гриф приложения»);

44

6 — после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм (расшифровка подписи в реквизите «Подпись» на уровне последней строки наименования должности);

7 — после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм (отметка о приложении к правовому акту в правом верхнем углу колонтитула и на верхнем колонтитуле коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП);

8 — после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм (при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись»).

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации — от нулевого и восьмого положений табулятора.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора.

Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» оформляют от

левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст —

через межстрочный интервал «точно» 14 пт.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишу-

щей машинки 28 знаков, а на компьютере 70 мм (по Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий) или 73 мм (по Инструкции по делопроизводству в государствен-

ных органах и организациях Республики Беларусь).

При оформлении документов на двух и более страницах вторая

и последующие страницы должны быть пронумерованы. Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца. Номера страниц проставляют посередине верхнего

поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10–15 мм от верхнего края листа шрифтом Times New Roman размером 14 пунктов.

Вконце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся.

Всередине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

Вдокументах не допускаются текстовые выделения в виде подчер-

кивания и печатания вразрядку.

45

Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида доку-

мента», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВА-

НО» — в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» —

вприказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» — в постановлениях, «РЕШИЛ» —

врешениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» — в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» — в протоколах, фамилии работников в текстах прика-

зов по личному составу, названия разделов и подразделов в организа-

ционных документах.

Документы со сроком хранения более 3 лет печатают только на одной стороне листа (в том числе и все реквизиты). Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.

3.3. Особенности оформления реквизитов организационно-распорядительных документов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются рек-

визитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов.

СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита организационно-распоря- дительных документов, входящих в Унифицированную систему орга- низационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

01 — Государственный герб Республики Беларусь;

02 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

03 — код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

04 — код документа: код формы документа по ОКУД;

05 — наименование вышестоящей организации;

06 — наименование организации;

07 — наименование структурного подразделения;

08 — почтовый адрес отправителя;

09 — коммуникационные и коммерческие данные;

10 — название вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 — место составления или издания;

15 — гриф ограничения доступа;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

46

20 — отметка о контроле;

21 — текст;

22 — отметка о наличии приложения;

23 — подпись;

24 — гриф приложения;

25 — гриф согласования;

26 — визы;

27 — печать;

28 — отметка об исполнителе;

29 — отметка о заверении копии;

30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 — отметка о переносе данных на машинный носитель. Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут

быть использованы при оформлении документов. В конкретном до-

кументе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически (рис. 10).

Документ можно условно разделить на три части:

yзаголовочная часть документа — содержит реквизиты 1–20;

yсодержательная часть документа — содержит реквизиты 21, 22;

yоформляющая часть документа — содержит реквизиты 23 — 32. Реквизит 01. Государственный герб Республики Беларусь помеща-

ется на бланках с угловым расположением реквизитов. Его помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организа-

ции, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.

Реквизит 02. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собс-

твенности в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государ-

ственный герб Республики Беларусь.

Реквизит 03. Код организации: проставляют ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других орга-

низаций. Код служит для электронной идентификации документа.

Реквизит 04. Код документа проставляют на бланке по ОКРБ

010–95 «Унифицированные документы» (ОКУД).

Реквизит 05. Наименование вышестоящей организации.

Реквизит 06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному

в её учредительных документах, и указывается обязательно вне зави-

симости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращен-

ное наименование.

47

Реквизит 07. Наименование филиала, территориального отделе-

ния, представительства, структурного подразделения организации

указывают в том случае, если оно является автором документа, и рас-

полагают ниже наименования организации. Автором документа мо-

жет быть должностное лицо, представляющее организацию.

Рис. 10. Угловая схема расположения и размеры реквизитов

организационно-распорядительных документов

48

Внутренние документы оформляются чаще всего без использова-

ния бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.

Реквизит 08. Почтовый адрес отправителя оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на

территории Республики Беларусь.

Реквизит 09. На бланке для письма ниже реквизитов «Наименова-

ние организации» и «Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи,

адрес электронной почты и т. д.) и коммерческие данные (номер счета,

наименование банка и т. д.).

На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название вида документа».

Реквизит 10. Название вида документа, составленного или издан-

ного организацией, должно соответствовать видам документов, пре-

дусмотренным УСОРД. На бланке письма наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11. Дата документа. Реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, при-

нятия, согласования, опубликования.

Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее позд-

няя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей пос-

ледовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2008. Буква «г.» после цифр года не ставится. Для финансовых и нормативных

правовых актов можно использовать словесно-цифровой способ

оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2008 г.

Реквизит 12. Регистрационный индекс документа состоит из его

порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по

номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях

и др. сведениями, например 01– 07/5.

Регистрационный номер документа, составленного совместно дву-

мя и более организациями, содержит регистрационные номера доку-

мента каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например 90/97.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа

включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и оформляется только на бланке письма (т. е. текст письма нет

необходимости начинать «На Ваше письмо № … от… даем ответ…»).

49

Реквизит 14. Реквизит «Место составления или издания» распола-

гают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссыл-

ка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование орга-

низации» и «Справочные данные об организации». Место составления

или издания указывают с учетом принятого административно-терри- ториального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядитель- ных документов считается место регистрации юридического лица.

Реквизит 15. «Гриф ограничения доступа» к документу. Реквизит

официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа в верхнем углу

справа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законо-

дательством об информации, отнесенной к государственной тайне и являющейся конфиденциальной. На практике используют грифы «Для служебного пользования («ДСП»), «Конфиденциально» и т. д.

Реквизит 16. «Адресат». В качестве адресата могут выступать орга-

низации, их структурные подразделения, должностные или физиче-

ские лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Республики Беларусь Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном

падеже, например:

Генеральному директору ЗАО «Минскводоочистка» Петрову В. И.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций

или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Брестской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов, располагаемых друг под другом. Слово «Копия» перед вторым, третьим, чет-

50