Гваева И. В. Делопроизводство

кумент — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким обра-

зом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

1.3.4. Копийность документов

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размно-

жения) является копией. Само понятие «копия» (лат. сopia — множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются следующие варианты.

Выписка — копия части документа. Выписка должна содержать вос-

произведение части текста документа по определенному вопросу.

Особый вид — фото- и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т. е. одно-

временно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.

Юридическая сила копий обеспечивается соблюдением следующих условий:

yкопия должна содержать точный текст подлинника (включая

ибланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей,

подписей должностных лиц;

yдолжно быть свидетельство юридической силы копии докумен-

та — отметка о заверении.

Заверение копий должно производиться самой организацией (ее

должностным лицом) или, по необходимости, нотариусом. Нотари-

ального заверения обычно требуют для копий учредительных доку-

ментов организации, которые представляются в различные государ-

ственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т. д.). Но в принципе любая

копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удос-

товерений.

Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы

11

граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т. д.).

Копии заверяются руководителем организации или уполномочен-

ным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или

заведующим канцелярией). Заверенные копии, направляемые в иные организации, удостоверяются печатью.

1.4. Функции документов

Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка — исторический источник, для специалиста в области управления — средство фиксации и передачи

управленческих решений.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли, различные функции.

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, прису-

щее ему независимо от того, осознана эта функция автором или нет.

Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не

всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифунк-

ционален (многофункционален), т. е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Выделяются функции общие и специальные. Общие — это инфор-

мационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника,

функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечат-

лении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем

без исключения документам. Причина появления любого докумен-

та — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях,

явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:

yретроспективную (относящуюся к прошлому);

yоперативную (текущую);

yперспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или ин-

12

формационный потенциал), характеризующую количество и качество

информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями:

полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в це-

лом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять

на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи инфор-

мации во времени и пространстве, информационной связи между чле-

нами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

yдокументы, ориентированные в одном направлении (законы,

указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные за-

писки и др.);

yдокументы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и переда-

вать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в об-

ществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция — документы выступают как средство

управленческой деятельности, они специально созданы для целей уп-

равления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информацион-

ном обеспечении управления, они многообразны, отражают различ-

ные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются

изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально

обладающие и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закреп-

ляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или пре-

кращающие их действие, а также другие документы, влекущие за со-

бой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.),

судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все до-

говорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т. д.) и оправдательно-финансовые документы (наклад-

ные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т. п.).

13

Ко второй категории относятся документы, которые на время при-

обретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов

в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В при-

нципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно наделяется правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существуют две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хране-

ние; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его воз-

никновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характе-

ристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный — отражаются в статистических и финансово-экономических до-

кументах, плановой, отчетной документации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного

характера, время действия которых ограничено (управленческая, пра-

вовая, учета), и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, «аттестат» выпол-

няет информационную, культурную, социальную, правовую функции

и функцию исторического источника.

1.5. Способы документирования информации

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины,

компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника.

В зависимости от того, какое средство документирования исполь-

зуется, различают и способы документирования.

14

1.5.1. Текстовое документирование

Текстовой документ — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое

распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

1.5.2. Техническое документирование

Оно является способом запечатления технической мысли. Технические документы — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений, и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут запи-

си процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.). Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

1.5.3. Фото-, кино-, видеодокументирование

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов состоит в том, что они возникают в момент совершения событий, а благодаря точности и наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине,

науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т. д. С помо-

щью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент — изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает

события в динамике, движении. Сейчас большое распространение по-

лучили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются во многих сферах жизнедеятельности людей.

1.5.4. Документы на машинных носителях

Электронное документирование. С помощью специальных мате-

риальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией

в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и спосо-

бов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-

вычислительной машиной.

15

Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные

виды документов на новейших носителях.

Для создания документов используются различные материальные

объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

yбумажные носители (носители информации на бумаге несвето-

чувствительные, носители для репрографических процессов — термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.);

yмикроносители визуальной информации;

yзвуконосители;

yвидеоносители;

yмагнитные носители;

yперфоносители магнитные для записи кодированной информации и др.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, ком-

пьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой

деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т. е. небумажных носителях информации.

Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отли-

чии от традиционных, т. е. бумажных, как правило, требуют для вос-

произведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуко-

вых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т. п.

Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически кодированных, содержащих запись, доступную для

воспроизведения только с помощью технических средств, в том чис-

ле звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компью-

тера.

Документы на новейших носителях информации делят на:

yдокументы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты,

дискеты и жесткие диски);

yдокументы на оптических носителях информации (оптические

документы) — микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация с которых считывается с помощью лазерного луча (CD и DVD-диски, аудиоком- пакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски);

yдокументы на голографических носителях информации (голограммы).

16

Глава 2 РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1. Государственное регулирование делопроизводства. Государственная архивная служба

Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-XII

«О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»

определено, что к исключительному ведению государства относятся:

yустановление единых принципов организации архивного дела

иделопроизводства, хранения, комплектования, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Бела-

русь и контроль за их соблюдением;

yхранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов государственных архивов, а также архивных фондов и архивных документов, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности государственных органов Республики

Беларусь;

yрешение вопросов о передаче права собственности на архивные

фонды и архивные документы государственных архивов, а также на

архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образую-

щиеся в процессе деятельности государственных органов Республики

Беларусь;

yформирование и осуществление государственной политики в сфе-

ре делопроизводства;

yрешение вопросов о вывозе документов Национального архивно-

го фонда Республики Беларусь за пределы Республики Беларусь.

Государственную политику в области решения этих вопросов разрабатывают и реализовывают органы и учреждения, входящие в струк-

туру Государственной архивной службы Республики Беларусь

(системы архивных органов и учреждений, организующих формиро-

вание Национального архивного фонда Республики Беларусь, его хранение, использование и контроль за ведением делопроизводства), а также иные учреждения.

К органам Государственной архивной службы Республики Бела-

русь относятся Департамент по архивам и делопроизводству Минис-

терства юстиции Республики Беларусь, а также отделы по архивам

17

и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минско-

го горисполкома. К учреждениям — государственные архивы, научно-

исследовательские организации, специальные лаборатории, действующие в соответствии с утвержденными уставами и положениями.

2.1.1. Департамент по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь

Департамент является структурным подразделением центрального аппарата Министерства юстиции Республики Беларусь, наделенным государственно-властными полномочиями и осуществляющим специальные (исполнительные, контрольные, регулирующие и другие)

функции в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике

Беларусь.

Кроме председателя, в состав Департамента по архивам и делопроизводству входят два заместителя, Главный государственный инспектор архивов и делопроизводства и 5 отделов: организационно-методи-

ческой работы; делопроизводства и формирования Национального

архивного фонда; обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий; научного использования документов и информации; финансирования и бухгалтерского учета.

Департамент, прежде всего, разрабатывает и реализует единую го-

сударственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства. Кроме того, к его задачам дополнительно относятся:

yформирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, обеспечение сохранности документов, организация их государственного учета и использования;

yосуществление государственного надзора за соблюдением законо-

дательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства (о задачах и практике работы Государственной инспекции ар-

хивов и делопроизводства Республики Беларусь поговорим позднее);

yучастие в документационном обеспечении управления в респуб-

ликанских органах государственного управления, местных исполни-

тельных и распорядительных органах и иных организациях;

yсоздание совместно с заинтересованными республиканскими

органами государственного управления, научными организациями

условий, обеспечивающих внедрение автоматизированных техноло-

гий электронного документооборота;

yруководство республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования;

yконтроль за разработкой и использованием официальных геральдических символов Республики Беларусь;

yорганизация повышения квалификации специалистов архивного дела, делопроизводства, разработка рекомендаций по совершенст-

18

вованию учебных программ по архивному делу, делопроизводству

и специальным историческим дисциплинам;

yорганизация научно-исследовательской работы в области документоведения, архивоведения, археографии, электронного документирования, обеспечение внедрения научно-методических разработок в практи-

ку работы учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов и иных организаций;

yмеждународное сотрудничество в сфере архивного дела и дело-

производства.

2.1.2.Государственная инспекция архивов

иделопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор)

Государственный контроль за исполнением органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь, иными государственными органами, а также общественными объединениями,

предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм

собственности и физическими лицами обязанностей по сохранности, учету и использованию документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу осуществляет Государственная ин-

спекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь, действу-

ющая в составе Департамента по архивам и делопроизводству, а также соответствующих отделов по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома.

Всистему Госархивнадзора входит институт внештатных инспекто-

ров архивов и делопроизводства, назначаемых из числа наиболее квалифицированных работников органов и учреждений Государственной

архивной службы, территориальных (городских и районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов.

Контроль (надзор) за соблюдением законодательства по архивному

делу и ведению делопроизводства в нашей стране осуществляется пу-

тем проведения проверок в организациях всех форм собственности (их

обособленных подразделениях), в рамках компетенции контролирующих (надзорных) органов, определенной законодательными актами.

Главными задачами Госархивнадзора являются:

y осуществление контроля (надзора) за соблюдением законода-

тельства по архивному делу и ведению делопроизводства;

y предупреждение нарушений требований законодательства об ар-

хивах и ведении делопроизводства, активное содействие в искорене-

нии причин, порождающих такие нарушения.

Вфункции Госархивнадзора входит:

y проведение в соответствии с законодательством плановых и вне-

плановых проверок соблюдения законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства;

19

yучастие в установленном порядке в подготовке проектов норма-

тивных актов по вопросам совершенствования архивного дела и де-

лопроизводства;

yобобщение результатов инспекторских проверок в виде справок, информаций, статей, докладов, сообщений;

yосуществление деловых связей с научными и другими учреждениями и организациями;

yизучение и внедрение в практику своей работы отечественного

изарубежного опыта организации и методики инспектирования.

Требования (предписания) Госархивнадзора об устранении нару-

шений в пределах предоставленных ему прав обязательны для исполнения всеми проверяемыми субъектами.

Госархивнадзор возглавляет главный государственный инспектор

архивов и делопроизводства Республики Беларусь. Все должностные

лица Госархивнадзора назначаются на должность и освобождаются от должности директором Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции.

2.1.3. Государственный комитет по стандартизации Республики Беларусь (Госстандарт)

Госстандарт создан в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 5 мая 2006 г. №289 «О структуре Правительства Республики Беларусь» путем слияния Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь,

Комитета по энергоэффективности при Совете Министров Республики Беларусь и Департамента государственного строительного надзора Ми-

нистерства архитектуры и строительства Республики Беларусь.

В настоящее время Госстандарт является республиканским органом

государственного управления по проведению единой государственной

политики в области технического нормирования, стандартизации, мет-

рологии, оценки соответствия, энергоэффективности, по осуществле-

нию надзора в строительстве и контроля соответствия проектов и смет нормативам и стандартам, а также надзора за рациональным исполь-

зованием топлива, электрической и тепловой энергии.

Данный орган государственного управления принимает государ-

ственные стандарты и общегосударственные классификаторы техни-

ко-экономической информации.

2.1.4. Республиканские архивы

К их числу относятся:

yНациональный архив Республики Беларусь (создан 28 мая 1927 г.

вг. Минске) — располагается в здании Национальной библиотеки Рес-

публики Беларусь и хранит более миллиона документов, созданных за

20