Гваева И. В. Делопроизводство

При необходимости служебная справка может заверяться печатью.

В обязательном порядке печатью организации заверяются личные

справки.

Датой справки является дата ее подписания.

Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т. д.). Сводки оформляются

в виде таблиц, графиков.

5.3.7. Телеграмма

Телеграмма (телетайпограмма, телекс) — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес

указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без

переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется теле-

грамма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.

Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, они пишутся сокращен-

но строчными буквами: точка — тчк; запятая — запт; двоеточие —

двтч; кавычки — квч; скобки — скб. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя,

указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя,

дата подписания, которая проставляется подписывающим теле-

грамму.

Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело. Текст служебной

телеграммы заверяется печатью.

5.3.8. Телефонограмма

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону, записывается получателем). Исполь-

зуется для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений в пределах телефонной связи.

Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т. п., указания от имени должностного лица.

101

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: наименование организации, название документа (телефоно-

грамма), регистрационный индекс и дата, адресат, текст, подпись (наименование должности и фамилии лица, подписавшего документ), время приема-передачи телефонограммы, фамилии и должности пе-

редающего и принимающего, номера их телефонов, время передачи.

При передаче телефонограммы надо придерживаться следующих рекомендаций:

yпередавать краткую и срочную информацию;

yпроверять правильность записи повторным чтением;

yне передавать сложные тексты (текст должен быть не более

50 слов);

yне использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

yзаписывать в специальный журнал или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применение специальных блан-

ков целесообразно при значительном объеме телефонограмм).

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список учреждений-адресатов и номера телефонов, по которым она передается.

После приема телефонограмма немедленно передается для озна-

комления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение. Регистрационный номер телефонограмме присваивается секретарем руководителя или лицом, ответственным за документационное обес-

печение.

5.3.9. Факсограмма (факс)

Этот документ удобен тем, что воспроизводит все особенности до-

кумента. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обыч-

но по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса

иписьма осуществляется аналогично.

5.4.Особенности оформления плановых

иотчетных документов

Впрактике планирование как важнейшая функция управления вы-

ступает в форме творческой деятельности людей по обоснованию

предстоящих действий и определению наиболее эффективных способов достижения поставленных целей в сфере их деятельности. В отличие от импровизации и спонтанного поведения планирование пред-

102

полагает тщательную подготовку принимаемых решений путем всес-

торонней оценки различных вариантов действий в прогнозируемых

условиях и ограничениях.

Втехнологическом отношении планирование как процесс научной

ипрактической деятельности в виде последовательности взаимосвя-

занных действий проходит в несколько этапов:

y определение целей планирования — желаемого состояния организации (предприятия) и ее положения на рынке;

y анализ проблем — фактического исходного положения дел и по окончании планового периода;

y поиск альтернатив — выявление возможных вариантов развития

по различным сценариям;

y определение потребности в ресурсах и способов достижения поставленных целей, объемов производства и др.;

y оценка — проведение оптимизационных расчетов и обоснование

экономических показателей;

y оформление плана в виде единого документа.

Все процессы и этапы планирования на предприятии взаимосвязаны и зависят друг от друга. В совокупности они составляют определенную систему планирования, которую можно классифицировать по

степени определенности условий, временной ориентации разработчи-

ков плана, типу целей, методам обоснования и другим признакам. При организации разработки плана предварительно определяют: y объекты планирования — организация (предприятие) в целом,

структурные подразделения или отдельные направления деятельнос-

ти, определение общих целей, потенциала, программ и действий;

y разработчиков плана — ответственные работники фирмы, специ-

ализированные функциональные службы, внешние консультанты или определенная их комбинация;

y средства планирования — калькуляторы, компьютерная техника

иеё программное обеспечение;

yпорядок составления планов: одновременная разработка всех

частных планов в единой модели или последовательное согласование (координация) частных планов в их объединении в общий проект;

yметоды планирования — обычные традиционные приемы (таб-

лицы, графики и т. п.) и современные компьютерные специальные

программы.

Организация планово-экономической работы предприятия зависит

от его размера и типа. В малых организациях (на малых предприятиях) обычно нет глубокого разделения управленческих функций и высшие

руководители самостоятельно определяют все детали планирования

иорганизации деятельности. В крупных и средних организациях (предприятиях) стратегические, тактические и календарные планы разраба-

тывают децентрализованно с учетом принятой организационной струк-

103

туры, распределения обязанностей между коллективами различных

служб, соподчинения управляющих контроля и кооперации всех фун-

кций организации (предприятия) как единого целого. Именно в под-

разделениях сосредоточены кадры, имеющие опыт в области производства, закупок, реализации и оперативного руководства. Поэтому подразделения обычно выдвигают реальные предложения в календарные,

тактические и даже стратегические планы организации (предприятия).

На практике применяют три схемы организации работ по составлению планов:

yсверху вниз;

yснизу вверх по иерархической структуре предприятия;

yкруговым способом (встречное планирование).

Централизованное планирование в крупных и средних организа-

циях (на предприятиях) осуществляется в основном сверху вниз. При таком подходе плановые стратегии разрабатываются на высшем уровне управления — определяются цели, основные направления и глав-

ные хозяйственные задачи развития организации (предприятия), ме-

ханизм их реализации, проводится взаимоувязка всех плановых предположений. Затем эти цели, задачи и показатели по мере продвижения на более низкие уровни структуры предприятия в более детализированной и конкретной форме включаются в планы подразделений.

На этом этапе технологического планирования устанавливаются про-

порции и объемы производства по всем видам выпускаемой продукции. После согласования плановых заданий с конкретными исполнителями они окончательно утверждаются высшим руководством организации (предприятия).

Такая организация планирования, построенная на централизации

важнейших решений в высшем звене управления организацией (пред-

приятием), допускает определенную самостоятельность филиалов, цехов и других подразделений, необходимую при разработке кален-

дарных планов на базе показателей, единых для всей организации

(предприятия).

При схеме организационных работ по составлению плана снизу

вверх, следуя иерархии организации (предприятия), планирование осуществляется от планов на местах и планов подразделений к обще-

му плану путем согласований, объединений и корректировок. Низшие

организационные единицы — секторы, отделы, участки, цехи — со-

ставляют подобные планы, которые объединяются на верхней ступени, образуя в итоге общий единый план организации (предприятия).

Встречное планирование объединяет оба предыдущих способа. В процессе сверху вниз осуществляется предварительное планирова-

ние по главным целям и составление общего плана на уровне управ-

ления организацией (предприятием). На более низких уровнях происходит конкретизация этих планов.

104

Затем начинается обратный ход планирования снизу вверх. При этом

в план встраиваются более эффективные решения и устраиваются

разногласия между частями единого объекта планирования. В соот-

ветствии с обстоятельствами может быть осуществлен многократный итеративный процесс согласования плана. Организация планирования снизу вверх имеет существенные преимущества:

yустраняет порочный круг: не зная вышестоящих целей, нельзя

принимать обоснованные решения по нижестоящим целям, планам

иальтернативным вариантам действий (недостаток схемы «снизувверх»);

yвклады в планирование производятся всеми подразделениями

объекта и требуют знания общего плана по организации (предпри-

ятию) в целом (недостаток исходящего сверху способа планирования).

5.4.1.Система плановой документации. Классификация и виды планов

Результаты планирования фиксируются в плановых документах,

которые имеют следующие названия: концепция развития, план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема и т. д. Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода,

квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.

1.Республиканские планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Республики Беларусь одним или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты, до их

представления в Правительство Республики Беларусь на утвержде-

ние, в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются республиканские

программы, планы и генеральные схемы постановлениями Прави-

тельства Республики Беларусь.

2.Отраслевые планы и программы разрабатываются органом ис-

полнительной власти для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем органа исполнительной власти

(министерства или ведомства) и являются обязательными для выпол-

нения. Контроль за их выполнением осуществляется соответству-

ющим органом исполнительной власти.

3.Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются

администрациями областей, районов, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благо-

устройства территорий.

4.Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При на-

105

личии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность

также планируется.

Программа — плановый документ, определяющий основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности.

Кроме текстовой части, программы содержат приложения, являющие-

ся справочным и аналитическим материалом к программе, которые

оформляются в виде таблиц, графиков, схем. Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются:

yнаименование организации;

yназвание вида документа;

yрегистрационный индекс и дата документа;

yместо составления;

yзаголовок к тексту, текст, подпись;

yгрифы согласования или визы;

yгриф утверждения.

Программа подписывается руководителем подразделения, ответственным за ее разработку. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т. п.).

План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке.

Обязательными реквизитами плана являются:

yнаименование организации (структурного подразделения);

yназвание вида документа;

yрегистрационный индекс и дата документа;

yместо составления;

yзаголовок к тексту;

yтекст (может быть в табличной форме);

yподпись;

yгриф согласования или визы;

yгриф утверждения.

Планы структурных подразделений оформляются на стандартных

листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Планы работ или планы мероприятий подписываются руководите-

лями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководи-

телем вышестоящего органа, данной организации или иными должностными лицами, имеющими соответствующие полномочия.

5.4.2. Система отчетной документации

Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреж-

106

дения состоит из нескольких комплексов документов: государствен-

ная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриуч-

режденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности

разрабатываются Министерством статистики и анализа Республики

Беларусь и являются обязательными для всех учреждений, организа-

ций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности устанавливается постановлениями этого министерства.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются

министерствами и ведомствами. Национальный банк Республики Бе-

ларусь, Министерство по налогам и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осу-

ществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

Вкаждой организации (предприятии) составляется внутренняя

отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или

вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут оформляться в форме отчета, докладной записки или

справки отчетного характера.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность со-

ставляется на основе утвержденных унифицированных форм и в со-

ответствии с утвержденными нормативными документами.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно сво-

бодной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетно-

го характера являются: наименование организации, наименование под-

разделения (если это отчет или справка о работе подразделения), назва-

ние вида документа, дата, регистрационный индекс документа, место

составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах)

или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

Взаголовке отчета указывается: наименование органа или должно-

стного лица, о результатах деятельности которых сообщается в доку-

менте («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь

2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

107

В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее

итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит ре-

зультаты работы, которая ранее планировалась, последовательность

изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим

органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.

5.5. Особенности оформления документов по личному составу

5.5.1. Организация делопроизводства кадровой службы

Деятельность любого предприятия (организации) начинается с под-

бора и оформления приема на работу сотрудников, поэтому необходимость и существования кадровой службы, и оформления ею специальных документов для формирования кадров организации (предприятия) не вызывает сомнения.

Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровика

обязательно документируется. При проведении ревизии любой организации проверяют прежде всего документы, в которых фиксируется деятельность службы кадров.

Совокупность документов, в которых зафиксированы вопросы под-

бора и расстановки кадров, этапы трудовой деятельности сотрудников

(их прием, перевод, увольнение), называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Такие документы фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд,

образование, пенсионное обеспечение и т. д., т. к. закрепляют трудо-

вые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивиду-

альных трудовых споров.

Документы по личному составу – документы, создаваемые при

оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предо-

ставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела;

В современных условиях содержание работы кадровой службы су-

щественно расширилось: документируется не только прием на работу,

оформление трудовых договоров, перевод и перемещение, совместительство и совмещение, отпуска и увольнение.

Подбор и оформление приема на работу сотрудников традиционно считается основной задачей кадровой службы. Однако имеются и дополнительные задачи, которые приходится решать кадровой службе,

вне зависимости от направления деятельности организации (предпри-

ятия), например:

108

yпрогнозирование и планирование потребности предприятия

вкадрах;

yкомплектование предприятия необходимыми кадрами;

yобеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвиже-

ние;

yповышение квалификации работников;

yпроведение регулярной аттестации;

yучет и анализ личного состава предприятия и др.

Влюбом случае, какие бы задачи по работе с кадрами не возлагались на службы кадров учеными в их научных разработках, но на сегодня в действующем законодательстве Республики Беларусь опреде-

лено, что подготовка кадровых документов (иначе говоря, «обеспече-

ние правильного и своевременного кадрового делопроизводства») является одной из важнейших задач любой кадровой службы (государственного органа или организации и предприятия любой формы собственности)1.

Впроцессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующие виды работ:

y составление планов работ по труду и кадрам (квартальные, годо-

вые, перспективные);

y создание и ведение банка данных о персонале (количественный

икачественный состав);

yподбор кандидатов на различные позиции и создание резерва кадров предприятия;

yотбор кандидатов на вакантные должности;

yучастие в проведении аттестации;

yоформление документов о приеме, переводе, увольнениях, поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников;

yоформление и ведение личных дел и трудовых книжек;

yведение установленной отчетности, подготовка справок и других

документов, касающихся трудовой деятельности работников;

yведение учета личного состава и табельного учета;

yпроведение работы по анализу текучести кадров;

yконтроль за соблюдением трудовой дисциплины на предпри-

ятии и т. д.

Процесс так называемого документационного обеспечения управле-

ния кадрами можно условно разделить на две взаимосвязанные части:

yдокументирование управления кадрами (т. е. подготовку доку-

ментов по личному составу);

1 п. 2.5 Типового положения о кадровой службе государственного органа (Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 26 сентября 1994 г. № 101);

п. 3.15 Типового положения о кадровой службе предприятия (организации) (Постановление Министерства труда Республики Беларусь от 18 декабря 1997 г. № 118).

109

y организацию работы с документами по личному составу.

Документирование управления кадрами представляет собой про-

цесс создания документов, обеспечивающих решение следующих вопросов:

yзаключение трудовых договоров (контрактов) и оформление при-

ема на работу;

yоформление учета использования рабочего времени;

yоформление организации труда (охрана труда, правила внутреннего трудового распорядка, противопожарная безопасность и т. д.);

yоформление служебных командировок;

yоформление предоставления отпусков и компенсаций за неис-

пользованный отпуск;

yоформление поощрений;

yоформление дисциплинарных взысканий;

yоформление перевода на другую работу;

yоформление аттестации работников;

yоформление привлечения работников к работе в выходные и праздничные дни;

yоформление сведений о трудовом стаже для оформления пенсии;

yпрекращение действия трудового договора (контракта) и уволь-

нение с работы.

Организация работы с документами по личному составу включает

всебя:

yведение трудовых книжек;

yучет кадров, создание и ведение справочного аппарата;

yформирование и ведение личных дел;

yподготовку дел кадровой службы к передаче в архив;

yхранение дел кадровой службы в архиве;

yсоставление номенклатуры дел кадровой службы.

В состав документов по личному составу входят документы различ-

ного функционального назначения:

yорганизационные документы (например, штатное расписание,

правила трудового внутреннего распорядка, коллективный договор, должностные инструкции);

yраспорядительные документы (приказы или распоряжения, ре-

шения или постановления по личному составу);

yсправочно-информационные документы (докладные или объяс-

нительные записки, представления, протоколы заседаний конкурс-

ных, экзаменационных и аттестационных комиссий и т. д.);

yпервичные учетные документы (например, личная карточка лю-

бой выбранной организацией или предприятием формы).

Работа с документами по личному составу (в том числе оформление приема на работу) имеет свои особенности, которые мы рассмот-

рим далее.

110