Гваева И. В. Делопроизводство

Форма журнальной регистрации входящих документов

	Дата	Корреспон-		Резолюция	Рас-
	поступ-	дент, дата и				Отметка об
			Краткое содер-	или кому на-	писка в
	ления и	индекс пос-	жание	правлен доку-	получе-	исполне-
	индекс до-	тупившего				нии
				мент	нии
	кумента	документа
	1	2	3	4	5	6
	27.03.2009	Редколле-	Приглашение	Петрову		Подготов-
	77-01/103	гия журнала	к сотрудни-	С. И. Подго-		лено и от-
		«Правове-	честву с ред-	товить ответ		правлено
		дение»	коллегией	до 29.03.2001		письмо от
		25.03.2009	журнала			28.03.2009
		05-16/100	«Правове-
			дение»
	…

Форма журнальной регистрации исходящих и внутренних документов

	Дата и индекс		Краткое содер-
		Корреспондент	жание документа	Отметка об исполнении
	документа
			(заголовок)
	1	2	3	4
	06-10/96	Администрация	О совместном
	15.04.2001	Ленинского райо-	проведении ре-
		на г. Минска	гиональной кон-
			ференции
	…
	Рис. 24. Примерная форма журнала регистрации исходящих
		и входящих документов

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутрен-

них документов в крупных организациях заполняется регистрацион- но-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-

контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ (далее —

РКК), представляющая собой совокупность регистрационно-учетных

сведений о документе, по форме, приведенной на рис. 25.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной по-

лиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое

различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных под-

141

разделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и кон-

тролироваться.

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком

обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа.

Форма лицевой стороны РКК

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31

Срок испол-	Название вида доку-	Автор (корреспондент)
нения	мента
Дата и индекс поступления		Дата и индекс документа
Заголовок (краткое содержание)

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Форма оборотной стороны РКК

Контрольные отметки

Фонд N

Опись N

Дело N

Рис. 25. Регистрационно-контрольная карточка

Правила заполнения отдельных полей РКК

Название вида документа. Заполняется в соответствии с названием

вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не

заполняется.

Автор (корреспондент). При регистрации поступившего документа

записывается наименование организации-автора документа. При реги-

страции исходящего документа записывается наименование органи-

зации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации.

Дата и индекс поступления. Заполняется при регистрации входя-

щего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные докумен-

142

ту организацией-получателем; переносятся из регистрационного штам-

па входящих документов.

Дата и индекс документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или

исходящего документа.

Заголовок (краткое содержание). Переносится заголовок, сформу-

лированный на документе.

Резолюция или кому направлен документ. Переносится текст резолюции руководителя.

Срок исполнения. Проставляется дата (число, месяц, год), к кото-

рой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего

инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа. Отметка об исполнении документа. Кратко записываются решение

вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа.

Дело N. Проставляется индекс дела, в которое помещен документ

после исполнения в соответствии с номенклатурой дел.

Состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией.

Из регистрационно-контрольных карточек формируются справоч-

ные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ,

определяется числом справочных и контрольных картотек. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки

(рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце — в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения заканчи-

вается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы,

сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячей-

ке располагают карточки на неисполненные в срок документы.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использование персонального компьюте-

ра, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный

день для проведения над ними контрольных операций.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обес-

печивающих своевременное и качественное исполнение документов (рис. 26).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением до-

кументов и содержащихся в них поручений осуществляют руководи-

тели учреждения, руководители структурных подразделений и упол-

143

номоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения).

В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Рис. 26. Контроль исполнения документов

Технология контроля состоит из постановки документа на конт-

роль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя,

предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, инфор-

мирования руководителя организации (учреждения). Срок исполне-

ния документа — срок, установленный нормативно-правовым актом,

организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе, поставленном на контроль, делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

144

Документ считается исполненным и снимается с контроля руково-

дителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового

совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются

на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа

инаправлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольноревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов

периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

6.4.Номенклатура дел организации. Дела и заголовки дел

Вдеятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными

идругими организациями.

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, надобность в них может возникнуть вновь через определенное время. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо пра-

вильно систематизировать, т. е. группировать их в дела с разными

сроками хранения. Дело можно определить как «совокупность доку-

ментов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименова-

ний дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (рис. 27).

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них

предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее

предопределено и поиск его не будет вызывать никаких затруднений.

Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре, — это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).

145

Рис. 27. Номенклатура дел

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах

и организациях Республики Беларусь.

Номенклатура дел бывает трех видов — типовая, примерная и конкретная (рис. 28).

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав

ииндексы для организаций, однородных по характеру деятельности,

но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Типовая номенклатура дел составляется для однородных по харак-

теру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе)

иявляется нормативным документом.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется

на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспер-

тной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комис-

сией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы

на хранение, а затем утверждается руководителем организации не

позднее ноября-декабря текущего года.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования

дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить

для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки

146

дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, пе-

реносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без из-

менений.

Рис. 28. Виды номенклатуры дел

6.4.1. Требования к составлению номенклатуры

Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел

каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную)

номенклатуру дел. Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации (учреждении), является основным учетным документом в делопроизводстве.

Одним из первых этапов при составлении номенклатуры дел является изучение состава, содержания и количества документов, обра-

зующихся в процессе деятельности организации (учреждения). Также необходимо изучить устав или положение об организации (учрежде-

нии), положения о ее структурных подразделениях, штатное расписа-

ние, планы и отчеты о работе организации (учреждения), типовые

и примерные номенклатуры дел, типовые и ведомственные перечни

документов с указанием сроков их хранения.

6.4.2. Требования к заполнению формы номенклатуры дел

Составляют номенклатуру по форме, установленной Инструкцией

по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (рис. 29).

Номенклатура содержит в себе пять граф: 1 — индекс дела;

2 — заголовок дела (тома, части);

3 — количество дел (томов, частей);

147

4 — срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;

5 — примечание.

Графа первая — «Индекс дела».

Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру

дел, который состоит из индекса структурного подразделения и по-

рядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется

в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06-02, где 06 — индекс структурного подразделения; 02 — индекс дела с приказами ректора Академии по

основной деятельности (копии).

Вноменклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений одной организации (учреждения).

Графа вторая — «Заголовок дела (тома, частей)».

Вэту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих

документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов,

составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержа-

щих организационно-правовую, организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Графа третья — «Количество дел (томов, частей)».

Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел

(томов, частей).

Графа четвертая — «Срок хранения дела (тома, части) и № статей

по перечню».

Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на

перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типо-

вую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минова-

ния надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих

организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми»

(например, положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка «ЭК», которая обозначает, что по окончании делопроизводственного года должны быть подвергнуты экспертизе ценности с воз-

можным выделением некоторых документов на постоянное или вре-

менное хранение.

Графа пятая — «Примечание».

148

Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел.

Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о за-

ведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование

дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носите-

ля делается пометка с указанием дополнительных сведений о место-

нахождении документа на машинном носителе.

Наименование			УТВЕРЖДАЮ
организации			Наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ			руководителя организации
____________№ _______			Подпись Расшифровка подписи
			Дата
г. Минск
на ____________год
				Срок хра-
	Заголовок		Кол-во дел	нения дела
Индекс дела	дела (тома,		(томов, час-	(тома, части)	Примечание
	части)		тей)	и № статей по
				перечню
1	2		3	4	5
Наименование должности руко-			Подпись	Расшифровка подписи
водителя службы ДОУ				Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО				СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)				Протокол ЭПК архивного
				учреждения
от __________№ ______				от ___________№ _______

Рис. 29. Примерный вид номенклатуры дел

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о кате-

гориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием

должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки

подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.

149

Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий

календарный год составляется в последнем квартале предшеству-

ющего года службой ДОУ по установленной форме на основании номенклатуры дел структурных подразделений организации (учре-

ждения).

Названиями разделов номенклатуры дел организации (учрежде-

ния) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий

отдел), т. к. собирается организационно-правовая и организационно-

распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом

структурного подразделения.

При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-провероч-

ной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего

утверждается руководителем организации (учреждения). Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел

в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации (учреждения) и вводится в действие с 1 ян-

варя следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждения-

ми не реже чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее

согласования.

Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой

многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформ-

ляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем

тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый эк-

земпляр хранится в службе документационного обеспечения управ-

ления, второй — используется службой делопроизводства как рабочий

экземпляр, третий — в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый — в государственном архиве.

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации

(учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для ис-

пользования в работе.

150