Гваева И. В. Делопроизводство

yво-первых, нормативные документы страны (т. е. законы, указы

ираспоряжения Президента, постановления и распоряжения законо-

дательной и исполнительной власти — т. е. Национального собрания

иПравительства);

yво-вторых, поручения вышестоящих организаций и органов го-

сударственного управления;

yи, в третьих, необходимость осуществления исполнительной

ираспорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на организацию задач в соответствии с имеющейся компетенцией.

5.1.1. Устав

Устав (код в ОКУД — 930) — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений и предприятий.

Уставы — это сложные документы. Структура и содержание Уставов определяются самими разработчиками. Однако для организаций

и предприятий отдельных отраслевых принадлежностей в нормативно-

правовых актах содержатся указания на то, какая информация должна быть включена в их Уставы. Так, например, ст. 12 Закона Республики Беларусь от 29 октября 1991 г. №1202-XII «Об образовании» содержит требования к содержанию уставов учреждений образования:

«В уставе учреждения образования в обязательном порядке указываются:

yнаименование (с указанием формы собственности);

yправовой статус;

yместо нахождения;

yпредмет, цели и задачи деятельности;

yкогда, кем (учредитель) создано, подчиненность;

yосновные характеристики организации образовательного процесса,

втом числе язык (языки) обучения и воспитания, уровень образования, формы получения образования, специальности, профессии, по которым осуществляется подготовка, а также присваиваемые квалификации;

yрежим занятий обучающихся (воспитанников);

yпорядок осуществления финансовой и хозяйственной деятельности,

втом числе источники и порядок формирования и использования имущества, закрепленного за учреждением образования, порядок финансирования и материально-технического обеспечения учреждения образования, наличие права на осуществление деятельности, приносящей доходы;

yпорядок взимания платы за обучение;

yпорядок управления деятельностью учреждения образования, в том числе компетенция учредителя, структура и порядок формирования органов управления и самоуправления, порядок назначения руководителя, их компетенция и организация деятельности, порядок контроля за деятельностью учреждения образования;

81

yпорядок представления учредителю отчетов о поступлении и расходовании финансовых и материальных средств;

yпорядок формирования штатов и оплаты труда работников;

yправа и обязанности участников образовательного процесса;

yпорядок реорганизации и ликвидации учреждения образования;

yпорядок внесения изменений и дополнений в устав.

Устав учреждения образования утверждается его учредителем.»

Соответственно, в уставы учреждений образования их авторы-раз- работчики обязаны такую информацию включать. В иных, не оговоренных в законодательстве, случаях авторы документа вольны само-

стоятельно определять структуру его текста, которая примерно будет

выглядеть следующим образом: общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации); организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи); регламент деятельности (формы управления; права, обязанности должностных лиц); финансо- во-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями); отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Вобщем случае Устав оформляется на общем бланке организации

смашинописным указанием реквизитов: наименование вышестоящей

организации; наименование организации; название вида документа (на двух языках) — УСТАВ (СТАТУТ); дата; регистрационный индекс; место издания; гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано); текст; подпись.

Всоответствии со статьей 20 закона «О предприятиях в Республике Беларусь» устав должен содержать указание на собственника пред-

приятия; наименование и вид предприятия; местонахождение предприятия; цели деятельности; перечень органов управления и их ком-

петенцию, размер уставного фонда; порядок образования имущества

предприятия и условия распоряжения этим имуществом; порядок рас-

пределения прибыли (дохода); условия реорганизации и ликвидации

предприятия. Устав утверждается собственником или уполномоченным им органом.

Статья 8 Закона «Об акционерных обществах, обществах с ограни-

ченной ответственностью и обществах с дополнительной ответствен-

ностью» устанавливает следующий перечень сведений:

y вид общества; цели его деятельности; наименование и местона-

хождение; состав участников для общества с ограниченной ответственностью и общества с дополнительной ответственностью; размер устав-

ного фонда общества; порядок образования имущества и распределения

прибыли; структура и компетенция органов управления и контроля общества; права и обязанности участников общества; порядок приня-

тия решений, в том числе перечень вопросов, по которым необходимо

82

единогласие или квалифицированное большинство голосов, порядок

ликвидации и реорганизации общества. Взаимоотношения между

участниками обществ с ограниченной ответственностью и обществ с дополнительной ответственностью, а также обязательства участников

перед этими обществами определяются в учредительном договоре.

Рис. 17. Форма Устава

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

yдля банков — перечень проводимых банком операций и его фун-

кции;

yдля акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых

акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника

идр.

После текста ставится подпись руководителя.

5.1.2. Положение

Положение (код в ОКУД — 597) — правовой акт, устанавливающий порядок образования, правовое положение, основные правила деятель-

83

ности, права, обязанности государственных органов (структурных подразделений, нижестоящих учреждений, организаций и предприятий).

Структура текста положения: общие положения; цели и задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения с дру-

гими подразделениями.

Рис. 18. Форма положения об организации

Положения бывают индивидуальными и типовыми:

yиндивидуальные — о всех отделах, цехах, управленческих подраз-

делениях, включенных в схему организационной структуры управле-

ния организацией;

yтиповые — о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предпри-

ятий, по инициативе руководителей структурных подразделений. Ис-

полнитель составляет проект положения. Положение подписывается руководителем структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение, и разработчиком.

Положение согласовывается с юридическим отделом. Если проект вы-

зываетвозражения,замечания,ониизлагаютсянавторомэкземпляреили на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

84

Проект положения представляется на утверждение руководителю

предприятия.

Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тек-

сте не указана другая дата.

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД.

Формуляр-образец «ПОЛОЖЕНИЕ» состоит из реквизитов: наименование вышестоящей организации; наименование организации; наиме-

нование структурного подразделения; гриф утверждения; название вида

документа — ПОЛОЖЕНИЕ; дата, регистрационный индекс; место издания (город); заголовок; текст; подписи; гриф согласования; визы.

5.1.3. Инструкция

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом государственного

управления или организацией (утверждаемый их руководителем) в це-

лях установления правил, регулирующих организационные, научно-

технические, технологические, финансовые и иные специальные сторо-

ны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должност-

ных лиц и граждан.

Рис. 19. Форма должностной инструкции

85

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ве-

дению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

yинструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

yдолжностные инструкции (код по ОКУД — 300), указывающие функции, права, обязанности, ответственность должностных лиц.

Инструкция состоит из нескольких разделов. Каждый раздел явля-

ется логически законченной частью документа.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, вы-

полняемые сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает, за что работник

несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь другие названия. Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывается с юристами, отделом труда и заработной платы. Ут-

верждаются должностные инструкции руководителем организации

или распорядительным актом.

Изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя организации или распорядительным актом.

Текст инструкции носит характер указаний, рекомендуются четкие

формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет пра-

во», «не допускается», «запрещается» и т. д. Текст излагается от тре-

тьего лица или в безличной форме.

Если инструкцией предусматривается введение в практику доку-

мента новой формы (карты учета, акта, плана задания и т. д.), то

проект бланка этого документа должен содержаться в приложении

кинструкции. В тексте должен быть описан порядок использования

документа (какие реквизиты, кто заполняет, сколько экземпляров оформляется, кому передаются экземпляры, когда).

Датой введения инструкции в действие является дата ее утвержде-

ния (если в тексте не указана другая дата).

Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и может использоваться при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида

86

документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись;

гриф утверждения; гриф согласования или визы.

5.1.4. Штатное расписание

Штатное расписание — документ, разрабатываемый согласно Уставу организации и закрепляющий должностной и численный состав предприятия.

Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Указывает

перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, долж-

ностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оформляется на общем бланке организации с указанием реквизи-

тов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись;

печать. Текст оформляется в виде таблицы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

В грифе утверждения надо указать общую штатную численность

предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в Штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

5.1.5. Структура и штатная численность

Структура и штатная численность — это документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения).

Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата,

место издания, гриф утверждения, визы, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы.

Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом.

Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

5.1.6. Регламент

Регламент — документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

yстатус коллегиального или совещательного органа;

yпорядок планирования работы;

yпорядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

yвнесение материалов на рассмотрение;

87

yпорядок рассмотрения материалов и принятия решений на засе-

дании;

yведение протокола заседания;

yоформление решений коллегиального или совещательного органа;

yпорядок доведения решений до исполнителей;

yматериально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения.

Реквизиты: наименование учреждения (организации); вид доку-

мента; заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); дата; место составления; гриф утверждения; текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях

коллегиального органа и согласовываются с юридической службой,

подписываются руководителем организации или руководителем кол-

легиального органа, утверждаются коллегиально.

5.2. Особенности оформления распорядительных документов

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности ор-

ганизаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией

органы управления издают следующие распорядительные документы:

приказы, распоряжения, решения, постановления, указания.

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу;

3)по административно-хозяйственным вопросам; Постановления и решения — на два: 1) по основной деятельности

и2) по личному составу.

Водном распорядительном документе объединение вопросов основной деятельности и по личному составу не допускается.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Вконстатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты,

послужившие основанием для издания распорядительного документа. При издании распорядительного документа на основании (во ис-

полнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или

распорядительного документа вышестоящей организации констати-

рующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

88

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫ-

ВАЮ», распоряжения, указания — «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛА-

ГАЮ», постановления — «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения — «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Распорядительное слово печатается прописными буквами от гра-

ницы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ»

используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При оформлении распоряжений распорядительное слово может

отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится

двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль ис-

полнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие

указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный доку-

мент или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ… от… N….».

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения…». Перечень должностных лиц или структурных

подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту

документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа

документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех

работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию

с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (ви-

зированию). В обязательном порядке распорядительные документы

согласовываются с юридической службой организации. Согласован-

ный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его

подписавшим.

Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.

Датой постановления, решения является дата заседания коллегиаль-

89

ного органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях

печатается или проставляется от руки.

Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

5.2.1. Приказ

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести тре-

бования директивных документов вышестоящих организаций до све-

дения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены прика-

зов производятся только приказами.

Формуляр-образец приказа содержит следующие обязательные реквизиты: наименование организации, издающей документ; код организации-автора документа; название вида документа; дату и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; визы; под-

пись.

Отметки о наличии приложений как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: «Приложение 1», если их несколько, а если одно, то «См. Приложение», а на самом документе-

приложении делается отметка в правом верхнем углу.

Выписка из приказа

Выписка — копия части документа. В выписке берется только та

часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пи-

шется полностью (если она есть).

Реквизиты выписки: наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа — ВЫПИСКА ИЗ

ПРИКАЗА; дата, номер (индекс) те же, что у приказа; место составле-

ния; заголовок; часть текста; подпись (кроме личной подписи); заве-

рительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами. Слова

«Верно», наименование должности, дата пишутся от левого поля, расшифровка подписи после 48 печатного знака от левого поля).

5.2.2. Распоряжение

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Издание распоряжений не допускается в случаях, когда необходи-

мо документально оформить управленческое решение по основным

90