Гваева И. В. Делопроизводство

венности — в вышестоящих организациях создаются Центральные экспертные комиссии, которые обязаны согласовывать разрабатывае-

мые подчиненными структурами индивидуальные инструкции по де-

лопроизводству, номенклатуры дел, описи дел постоянного и (или)

временного хранения и т. п.

3.В названии отсутствует слово «примерная» (обусловлено нормами Закона «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).

Вместе с тем по своему содержанию новая Инструкция имеет пример-

ный характер, который отражается в том, что она оставляет для организаций при разработке собственных инструкций по делопроизводству возможность выбора тех или иных подходов к организации работы

сдокументами в рамках, определенных Инструкцией (выбор как жур-

нальной, так и карточной системы регистрации документов, использо-

вание и традиционных, и электронных документов в информационном обмене внутри организации и между организациями и т. п.). Таким образом, необходимость разработки в организациях локальных инструкций по делопроизводству новой Инструкцией не отменяется.

4.Сфера распространения норм и правил, установленных новой

Инструкцией, определена как «система управленческой документации». К сфере регулирования новой Инструкции следует отнести всю документацию, образующуюся и использующуюся в управленческой деятельности. Доминирующее положение в ней занимает организаци-

онно-распорядительная документация (ОРД) — документация, обес-

печивающая организацию процессов управления и управленческого труда. Требования к оформлению документов (состав реквизитов, порядок их оформления и расположения на материальном носителе и др.), закрепленные в новой Инструкции, распространяются именно на ОРД.

При этом следует учитывать, что среди документов системы ОРД

выделяется особая группа документов, относящихся к нормативным

правовым актам Республики Беларусь. Это постановления, решения,

приказы, уставы, положения, инструкции, правила, принимаемые (ут-

верждаемые) уполномоченными государственными органами.

5.Согласно законодательству государственные стандарты являют-

ся добровольными для применения. Поэтому включение в Инструк-

цию гл. 3 «Бланки документов. Угловой штамп», гл. 4 «Оформление

реквизитов документов» и гл. 6 «Требования к оформлению докумен-

тов, изготовляемых с помощью технических средств» привело к фактическому дублированию (с некоторыми исключениями) в норматив-

ном правовом акте Республики Беларусь положений СТБ.

В связи с включением всех ключевых положений СТБ 6.38-2004

в Инструкцию, обязательную для применения всеми организациями страны, вопрос об обязательности использования СТБ больше не возникает. Организациям, которые ранее игнорировали требования СТБ 6.382004, придется провести значительную работу по приведению

31

своих локальных нормативных правовых актов в соответствие с тре-

бованиями, установленными стандартом и Инструкцией.

6.Закреплен принцип структурного деления текстов, соответст-

вующий правилам, установленным для оформления аналогичных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь. Например, новые правила предусматривают сквозную нумерацию пунктов в сложных документах, объединение при необходимости пунктов в главы и т. п. В основном нововведения касаются

оформления локальных нормативных правовых актов (организаци-

онных документов — уставов, положений, инструкций, правил).

7.Установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах

делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для доку-

ментов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летне- го срока хранения).

8.Закреплена возможность отдельной регистрации распорядительных документов определенной разновидности при их значитель-

ном объеме. Это позволяет заводить в организации, например, не два

дела с приказами по личному составу в зависимости от сроков хранения, а более, исходя из практической необходимости. Например, при значительном объеме в организации приказов о командировании допускается их отдельная регистрация с последующим формированием

вотдельное дело, что закрепляется п. 172 Инструкции.

9.Имеется уточнение о порядке формирования в дела и, соответственно, о сроках хранения некоторых разновидностей приказов по лич-

ному составу, которые отсутствуют в действующих перечнях типовых

документов, с указанием сроков хранения. В частности, п. 172 Инструкции предусмотрено, что приказы об установлении надбавок, присвоении

квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продле-

нии трудовых договоров (контрактов) формируются в одно дело (за

исключением случаев, когда при их значительном объеме они формиру-

ются в самостоятельные дела) вместе с приказами о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании. На этом основании для данных

приказов должен устанавливаться 75-летний срок хранения.

10.Достаточно четко разграничиваются понятия «регистрацион-

ный индекс документа» и «регистрационный номер документа», так

как эти понятия достаточно часто путают в делопроизводственной

практике.

Регистрационный номер — это порядковый номер, присвоенный

документу при его создании или получении. Регистрационный номер

может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, воп-

росов деятельности, другими поисковыми признаками.

32

Регистрационным индексом документа и будет являться регистра-

ционный номер с указанными дополнениями.

2.4. Регулирование делопроизводства на локальном уровне

Организация и ведение делопроизводства в организациях (предприятиях) любых форм собственности осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых локальных документов.

Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются типовые

(они устанавливают единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях) или примерные (устанавливают порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках) инструкции по делопроизводству, которые затем используются как обя-

зательные для применения при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.

Инструкции по делопроизводству организаций утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями

(при их наличии) и с соответствующим учреждением Государствен-

ной архивной службы Республики Беларусь (если организация является источником комплектования государственных архивов).

Организация и совершенствование системы документационного

обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство

работой с документами и обучение работников основам делопроизвод-

ства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного

обеспечения управления. Наименование службы ДОУ (управление де-

лами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т. п.), ее структура, зада-

чи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в за-

висимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т. п.

Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Зада-

чи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламен-

тируются положениями о них.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих

в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

33

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организа-

ции, их сохранность возлагаются на руководителя организации.

При смене руководителя организации составляется акт приема-пере-

дачи документов и дел.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структур-

ных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на

руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет

иконтроль прохождения документов в установленные сроки, инфор-

мирует руководителя структурного подразделения о состоянии их

исполнения и др.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники организации несут персональную ответственность за вы-

полнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность

находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя

организации или соответствующего структурного подразделения дру-

гому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

На уровне отдельных организации или предприятия унификация

истандартизация проводятся путем разработки и утверждения унифицированных форм документов, представляющих совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации

в определенном порядке.

УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов

организации» — перечень разрешенных к применению форм докумен-

тов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их под-

готовки и прохождения.

Табель утверждается руководителем организации. Разработка табеля

с учетом специфики деятельности организации, ведение табеля и кон-

троль за его применением осуществляются службой ДОУ (рис. 3). Документы в табеле могут быть систематизированы по структур-

ным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Втабеле определяется не только какой документ по какому вопро-

су может быть издан в организации (на предприятии), но и кто конкретно может подготовить этот документ, завизировать, подписать, утвердить, где будет храниться тот или иной экземпляр документа,

кто будет ответственен за контроль его исполнения и т. п.

34

Рис. 3. Пример табеля унифицированных форм организации

Глава 3 СТРУКТУРА СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ

КОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1.Бланки служебных документов

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной информации.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания до-

кументов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает ко-

личество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для

изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148х210мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Наиболее ши-

роко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 исполь-

зуется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение,

сопроводительное письмо, справка и т. д.). Для органов государствен-

ного управления и государственных организаций, подчиненных Пра-

вительству Республики Беларусь, в Инструкции по оформлению до-

кументов с использованием компьютерных технологий даны уже более четкие варианты применения бланков разных форматов: формат

А4 (210x297 мм) используется для протоколов, докладных записок,

справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и фор-

мат А5 (148x210 мм).

Бланки документов печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тира-

жирование документов.

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или

углового расположения реквизитов.

36

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верх-

нем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не

должна превышать 73 мм (рис. 4).

73 мм

Рис. 4. Угловое расположение реквизитов

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по гори-

зонтали, но с соблюдением установленных размеров полей (рис. 5).

210 – 30 – 10 = 170 мм

Рис. 5. Продольное расположение реквизитов

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым

способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки рекви-

зита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения

реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

37

При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные

отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий.

Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки

отверстий дыроколом. Так, на общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс. На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (рис. 6).

Рис. 6. Схема бланка для письма

В соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливается два вида разрабатываемых бланков: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизи-

тов на двух языках.

На этот бланк наносятся реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управ-

38

ления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные и коммерческие данные.

Общий бланк является своеобразной заготовкой для оформления практически любого служебного документа, кроме письма. В отличие от бланка для письма, который оформляется только на двух языках и только с продольным расположением реквизитов, в стандарте за-

креплены три варианта общего бланка: на двух языках с продольным

расположением реквизитов и на одном языке (с угловым и с продольным расположением реквизитов соответственно) (рис. 7, 8, 9).

Рис. 7. Схема общего бланка на двух языках с продольным расположением реквизитов

На общий бланк наносятся реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения; место составления или издания.

39

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем

бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименова-

ние организации» («Наименование структурного подразделения»)

и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистраци-

онный индекс».

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для кон-

кретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, прото-

колов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

Рис. 8. Схема общего бланка на одном языке с угловым расположением реквизитов

Разработку бланков начинают, как правило, с определения перечня

реквизитов бланка, что делается отдельно по каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида (в СТБ 6.38-2004 указан максимальный перечень реквизитов документов, а перечень реквизитов, характерных для определен-

ного вида документов, можно найти либо в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях, либо в Альбоме

40