Розділ іі. Методика обліку мшп

2.1. Облік надходження та вибуття мшп

Документальне оформлення надходження, наявності та руху МШП – досить складний процес, адже структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом виробничих запасів.

Всі операції по надходженню і списанню матеріальних цінностей на підприємствах повинні оформлюватися типовими формами документів, затвердженими наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку» № 352 від 29.12.95р.

Порядок обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (далі - МШП) залежить від величини підприємства та його організаційної структури, а не від галузі виробництва. Міністерство статистики України наказом від 22 травня 1996 р. № 145 затвердило такі типові форми первинних документів з обліку МШП:

- МШ-1 "Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв)";

- МШ-2 "Картка обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів";

- МШ-3 "Замовлення на ремонт або заточування інструментів пристроїв)";

- МШ-4 "Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів";

- МШ-5 "Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні";

- МШ-6 "Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних прис- троїв";

- МШ-7 "Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв";

- МШ-8 "Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів".

Форма № МШ-1 використовується для обліку заміни запасу інструментів у виробничих підрозділах на тих підприємствах, на яких облік ведеться шляхом встановлення постійного обмінного фонду. Тут відмічають наявність, поповнення та вилучення інструментів за їх найменуваннями та номенклатурними номерами. Відомість ведуть у двох примірниках: один - в цеху, другий - на складі.

Форма № МШ-2 призначена для обліку МШП, які видані зі складу робітникам для тривалого користування. Заповнюють цю форму на кожного робітника, який одержує МШП зі складу і розписується в ній. Тут також зазначаються дані про повернення предмета, за що розписується комірник, або про його списання з посиланням на конкретний документ (акт), вказуються строк служби та номер паспорта робітника. Цю саму форму використовують для обліку виданих МШП бригадирам, завідуючим виробничими підрозділами для наступної роздачі працівникам.

Під час видачі інструментів застосовують інструментальні картки - окрема картка на кожний інструмент.

Для обліку інструментів, які передаються в ремонт або заточування, використовують форму № МШ-3. Вона ведеться у двох примірниках. Один з них залишається у комірника, на якому розписується виконавець робіт, а другий передається разом з інструментом виконавцю робіт. Після закінчення ремонту комірник робить відмітку про повернення інструмента у своєму примірнику і розписується у примірнику виконавця робіт.

Форма № МШ-4 призначена для оформлення поломки або втрати МШП з вини робітника. Акт складається у двох примірниках, один з яких залишається в цеху, а другий подається в бухгалтерію для утримання з робітника вартості поламаного, зіпсованого чи втраченого предмета. В акті робиться розрахунок суми утримання з винуватця, який також тут підписується. Акти на вибуття потім додаються до актів на списання (форма № МШ-5).

Форма № МШ-5 використовується для оформлення списання інструментів, що стали непридатними, та обміну їх на придатні за наявності на підприємстві обмінного фонду. В акті дається перелік матеріалів, що одержані від списання інструментів, з посиланням на документи про приймання зазначених матеріалів. Акт складає комісія. До нього додаються акти вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МШ-4). На підставі цього акта бухгалтерія списує МШП.

Облік спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв, які видаються робітникам підприємства в індивідуальне користування, ведуть у особовій картці (форма № МШ-6). Картка відкривається на кожну особу. В ній зазначають затверджені норми видачі спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв, фактичну їх видачу та повернення. Підписують картку робітники, яким видається спецодяг, а в разі його повернення - комірник. У випадку втрат взятих предметів, спецодягу, спецвзуття або запобіжних засобів в особовій картці в розділі "Повернено" робиться помітка з посиланням на складений акт вибуття за формою № МШ-4.

Черговий спецодяг, спецвзуття та запобіжні засоби, які видаються робітникам і службовцям тільки на час виконання тих робіт, для яких вони передбачені, мають знаходитися у коморах і видаватися під відповідальність майстрів та інших працівників. Такі предмети обліковують на окремих картках з поміткою "Чергова".

У відомості за формою № МШ-7 обліковують спецодяг, спецвзуття та запобіжні засоби, видані робітникам в індивідуальне користування, які приймаються від них на прання, дезінфекцію, ремонт та літнє зберігання. Ця форма заповнюється у двох примірниках, один з яких залишається в комірника цеху, відділення, а другий передається до бухгалтерії.

За актом за формою № МШ-8 списують морально застарілі, зношені і непридатні для подальшого використання інструменти, спецодяг, спецвзуття, запобіжні засоби та інші МШП. Акт складає комісія, використовуючи разові акти вибуття (форма № МШ-4) [35].

У процесі документування обліку МШП, як і будь-яких інших об’єктів, розрізняють документи бухгалтерського і оперативного обліку.

До первинних документів бухгалтерського обліку відносять документи, якими оформляється відпуск малоцінних предметів у виробництво, їх списання тощо.

Документи оперативного обліку – це документи, які відображають передачу зазначених предметів у ремонт, поповнення їх запасу в роздавальних коморах, видачу МШП працівникам, їх повернення тощо [5].

Це, перш за все, документи типових форм № МШ—1, МШ—2, МШ-3, МШ—6 та МШ-7. Складають їх, як правило, керівники підрозділів, комірники для оперативного контролю за збереженням, рухом, станом і використанням малоцінних та швидкозношуваних предметів [1].

Оперативний і бухгалтерський облік тісно пов’язані та є складовими частинами єдиної системи, але розподіл первинних документів на документи бухгалтерського та оперативного обліку є важливою передовою розробки правильного й ефективного функціонуючого графіка документообігу.

Надходження МШП на підприємство здійснюється на підставі відвантажувальних документів постачальників.

На МШП, що надійшли, відкривається картка складського обліку (ф. № М-12).

Відпуск робітникам інструментів та інших предметів у тривале користування оформляється вимогою, яка складається у двох примірниках.

Для обліку МШП також застосовують первинні документи з обліку матеріалів (Форми М-4, М-8, М-9, М-11).

Дані з первинних документів МШП узагальнюються в оборотних відомостях аналітичного і синтетичного обліку для отримання зведених показників.

Отже, існуюча сукупність форм первинної документації з обліку малоцінних та швидкозношувальних предметів дає можливість побудови такої системи обліку, яка б відповідала масштабам підприємства, його організаційній структурі та об’єктивним умовам функціонування [5]/