3.2. Особливості обліку мшп в бюджетних установах

На сьогодні не існує нормативних документів, у яких було б визначено, як відображати в бухобліку бюджетних установ рух та вибуття таких предметів, як USВ-флеш-носії (флешки), компакт-диски та гнучкі магнітні диски (дискети). Проаналізувавши це актуальне питання, пропонуємо до вашої уваги консультацію.

Загальні поняття

У багатьох бюджетних установах існує практика обліку USВ-флеш-носіїв, компакт-дисків та дискет у складі канцелярського приладдя. Дійсно, усі ці предмети настільки нам усім добре знайомі, що стали для нас звичайним канцелярським приладдям або, так би мовити, «папером нового покоління».

Однак слід зазначити, що канцелярське приладдя – це вироби, які використовуються для оформлення документації та листування. До канцелярських виробів відносяться: папір, блокнот, зошит, стікер, степлер, антистеплер, діркопробивач, канцелярська кнопка, олівець, конверт, лінійка, тека, гумка, ручка, швидкозшивач, скріпка, точило для олівців, файл, маркер, циркуль, чорнильний картридж, клейка стрічка тощо.

З метою віднесення USВ-флеш-носіїв, компакт-дисків та дискет до певної облікової групи розглянемо їх тлумачення:

• USВ-флеш-носій – це твердотілий носій електронних даних, записаних у флеш-пам’ять, призначений для збирання, зберігання та відтворення інформації;

• компакт-диск – це носій даних у вигляді пластикового чи алюмінієвого диска, призначений для збереження інформації у цифровому вигляді, який використовується для запису значних обсягів інформації – аудіо-, відеопродукції, даних тощо. За підтримуваними форматами диски поділяються на CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD-RW;

• гнучкий диск (дискета) – це портативний носій інформації, який використовується для багаторазового запису та зберігання даних і представляє собою поміщений у захисний пластиковий корпус гнучкий магнітний диск, покритий феромагнітним шаром.

Отже, USВ-флеш-носії, компакт-диски та гнучкі магнітні диски (дискети) є предметами технічного призначення – носіями інформації.

Відображення USВ-флеш-носіїв та дисків на субрахунках бухгалтерського обліку

Відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.13 р. № 611 (далі – План рахунків), та Порядку застосування Плану рахунків (додаток 1 до Плану рахунків) на субрахунку 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» обліковуються малоцінні та необоротні предмети, термін експлуатації яких перевищує один рік. Предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів, належать до малоцінних та швидкозношуваних предметів (далі – МШП).

Наявність та рух МШП, зокрема предметів технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів, слід відображати на субрахунку 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації».

Отже, вирішальним критерієм вибору субрахунку для відображення в бухгалтерському обліку малоцінних матеріальних цінностей є строк їх очікуваної корисної експлуатації. Якщо цей строк не перевищує 1 рік, то їх слід обліковувати на субрахунку 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації». Якщо ж строк очікуваної корисної експлуатації більше 1 року, то такі предмети відносяться до інших матеріальних необоротних активів та обліковуються на субрахунку 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи».

Компакт-диски та гнучкі магнітні диски (дискети) віднести до матеріальних цінностей, які можуть прослужити більше року, не можна. Адже всім відомо, що компакт-диск можна пошкодити навіть при його вставлянні у пристрій для зчитування, а дискета взагалі стає непридатною від вологи чи легкого падіння, наприклад, з рук працівника на робочий стіл.

USВ-флеш-носій більше пристосований до «робочих ситуацій», але теж досить швидко виходить із ладу, зокрема від попадання в корпус вологи. Крім того, на думку Держказначейства, USB-флеш-носії (флешки) слід обліковувати у складі запасів (див. лист Держказначейства від 11.11.11 р. № 17-08/729-4393).

Отже, USВ-флеш-носії, компакт-диски та гнучкі магнітні диски (дискети) слід обліковувати на субрахунку 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації» як предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів.

Рух та списання USВ-флеш-носіїв та дисків

Відображення руху та списання USВ-флеш-носіїв, компакт-дисків та гнучких магнітних дисків (дискет) у бухобліку бюджетної установи здійснюється відповідно до вимог Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.13 р. № 947 (далі – Положення № 947), яке набрало чинності з 01.01.14 р.

МШП, що використовуються протягом одного року або протягом операційного циклу, якщо він більше одного року, зокрема МШП, що знаходяться на складі і в експлуатації, обліковуються у складі запасів установи (п. 3 розд. І Положення № 947).

У місцях зберігання всі запаси повинні перебувати на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження запасів, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (п. 5 розд. І Положення № 947).

Придбані (отримані) або вироблені запаси зараховуються на баланс установи за первісною вартістю. Первісною вартістю запасів, придбаних за плату, є сума, сплачена постачальнику (продавцю), з урахуванням п. 8, 9 розд. ІІ Положення № 947. Первісна вартість запасів, отриманих безоплатно у випадках, передбачених законодавством, від інших установ, юридичних та фізичних осіб – суб’єктів господарювання дорівнює балансовій вартості, за якою запаси обліковувались у сторони, що їх передала.

Запаси передаються на підставі первинних документів, у яких зазначено вартість придбання (виробництва) цих запасів. Якщо вартість таких запасів неможливо визначити за наявними у сторони, яка їх передає, первинними документами чи обліковими регістрами та іншими документами або в разі якщо балансова вартість переданих запасів суттєво відрізняється від їх справедливої вартості, первісною вартістю отриманих запасів є їх справедлива вартість на дату оприбуткування (п. 2 розд. ІІ Положення № 947).

Слід зауважити, що витрати з наймання транспорту для перевезення запасів, податки та збори, інші послуги та видатки не збільшують вартості придбаних запасів, а відносяться на фактичні видатки установи за відповідними КЕКВ. При цьому суми ПДВ, які сплачуються при отриманні (купівлі) запасів, відносяться на фактичні видатки установи за КЕКВ, призначеним для придбання цих матеріальних цінностей, або до податкового кредиту (якщо це передбачено законодавством).

Передання в експлуатацію МШП відображається в бухобліку як зменшення фонду в МШП. В експлуатації такі предмети (крім тих, що виготовлені з пластмаси, картону та паперу) зберігаються в осіб, відповідальних за їх експлуатацію та збереження, і обліковуються в кількісному виразі (п. 9 розд. V Положення № 947).

Списання МШП, не введених в експлуатацію, які стали непридатними для подальшого використання, здійснюється на підставі актів списання (якщо інший порядок списання не встановлено іншими нормативно-правовими актами). Акти складаються постійно діючою комісією, утвореною розпорядчим документом установи, і затверджуються керівником установи. У них вказуються дані, що характеризують запаси: найменування, кількість та вартість. Детально вказуються причини списання та спосіб зниження непридатних запасів (якщо реалізація їх неможлива) [33].