Розділ ііі. Шляхи вдосконалення обліку мшп

3.1. Особливості обліку мшп в умовах автоматизованого облікового процесу

Точність і оперативність надання економічної інформації є вирішальними факторами успішного розвитку підприємства та економіки країни в цілому. Вирішальне значення при вирішенні цього завдання належить автоматизації обліку, яка значно розширює його можливості. При всій різноманітності бухгалтерських програм, наявних сьогодні на ринку, користувачу комп’ютерних систем потрібно зробити правильний вибір, виходячи із конкретних потреб, запитів та можливостей програмного забезпечення [6].

Впровадження бухгалтерської програми буде вважатись удосконаленням обліку лише тоді, коли в результаті такого впровадження підвищиться ефективність і поліпшиться якість ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.

Вдосконалення може виражатися в: упорядкуванні бухгалтерського обліку; збільшенні кількості інформації, одержуваної з бухгалтерського обліку; зниженні числа бухгалтерських помилок; підвищенні оперативності бухгалтерського обліку; підвищенні економічності бухгалтерського обліку; інших чинниках, що залежать від специфіки кожного конкретного підприємства. Якщо покращення не відбулося, то автоматизація не має сенсу.

У основу класифікації комп’ютерних бухгалтерських програм доцільно покласти відповідність програм множинні вимоги користувачів. Чим більшу кількість цих вимог задовольняє бухгалтерська програма, тим на більш високому рівні свого розвитку вона знаходиться:

Класифікація :

• низький рівень – програми, призначений для вирішення окремих завдань з обліку;

• середній рівень – програми комплексної автоматизації бухгалтерських завдань;

• високий рівень – програми автоматизації бухгалтерських завдань, що представляють собою систему програмування.

Забезпечити вдосконалення обліку матеріальних запасів можуть лише бухгалтерські програми, що відносяться до середнього та високого рівня розвитку.

Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації. Інтеграція обробки даних первинного обліку і адаптація програмного забезпечення до потреб користувачів досягається шляхом застосування різних комп'ютерних програм. Крім того комп'ютерна форма обліку має ряд переваг перед ручною, серед яких основними є вбудовані бухгалтерські знання (в програму вбудовуються правила формування тих чи інших проводок господарських операцій, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бyxгaлтерськими знаннями), паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок та показників, що розраховуються за різними методиками) тощо [10].

Технологічний процес обробки даних при комп'ютерній формі обліку можна поділити на три етапи.

Першим етапом облікового процесу є збір та реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері.

На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: журналу господарських операцій, структури синтетичних та аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків, або відображенням на екрані дисплею потрібної інформації.

Основні принципи комп'ютерної форми бухгалтерського обліку наступні:

• одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

• накопичення і багаторазове використання облікових даних;

• один синтетичний рахунок, але багато аналітичних рахунків (кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується);

• автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо;

• отримання звітних показників в інтерактивному режимі;

• автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків [29].

Автоматизоване оброблення даних з обліку виробничих запасів і малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) на практиці може забезпечуватися різними способами:

• розробленням спеціалізованою фірмою на замовлення управлінської інформаційної системи підприємства (у тому числі й інформаційної системи обліку);

• придбанням універсального програмного комплексу (або його окремого модуля) на ринку програмного забезпечення;

• автоматизацією облікового процесу силами фахівців підрозділу з автоматизованого оброблення даних підприємства;

• використанням табличних процесорів обліковими працівниками для забезпеченням автоматизованого розв’язання окремих задач конкретної ділянки обліку [41].

При цьому повинно враховуватися, що облік виробничих запасів здійснюється на складах та в бухгалтерії підприємства.

Технологічний процес автоматизованого оброблення даних з обліку виробничих запасів полягає у виконанні всіх потрібних операцій введення, оброблення, збереження й надання потрібної інформації, групування даних на рахунках, із метою контролю за наявністю та витратами матеріальних засобів зі своєчасним складанням звітності.

Тому для забезпечення обліку виробничих запасів можуть використовуватися окремі програмні модулі, що обслуговують їх облік у місцях зберігання та в бухгалтерії, або створюватись різні рівні робочих місць автоматизованої ділянки обліку виробничих запасів. Останній спосіб передбачає використання комплексної системи організації первинної та вихідної інформації. Єдина база бухгалтерських записів забезпечує потрібною інформацією аналітичний, синтетичний та управлінський облік, формування конкретної звітності.

Спільна інформаційна база дає можливість спільно використовувати таку нормативно-довідкову інформацію, як довідники: зовнішніх організацій; прізвищ працівників; структурних підрозділів; статей обліку; допустимої кореспонденції рахунків; номенклатура-цінник виробничих запасів; типових господарських операцій; постійних даних; груп матеріалів тощо.

В автоматизації обліку МШП використовується нормативно-довідкова інформація: довідники цехів, складів та матеріально-відповідальних осіб, МШП (номенклатурних номерів), синтетичних рахунків, субрахунків та шифрів аналітичного обліку, винуватців і причин вибуття предметів із експлуатації, операцій руху предметів в експлуатації.

Інформаційна система кожного підприємства має свої особливості в залежності від сфери діяльності, структури підприємства, обсягів виробництва, місця розміщення і таке інше. Теж саме стосується інформаційної системи обліку на підприємстві, як складової його загальної інформаційної системи.

До загальних рис бухгалтерських пакетів слід віднести необхідність створення своєї бази даних, можливість захисту бази від несанкціонованого доступу, використання довідників і типовість роботи з ними (прийоми роботи з усіма довідниками однакові у пакеті), декілька засобів внесення оперативної інформації до бази даних (через створення первинного документу, без створення документів, на основі вже створених раніше зв’язаних документів), автоматичне формування стандартних звітів (зворотніх та шахматних відомостей, журналів-ордерів, тощо), необхідність підключення форм регламентованої бухгалтерської звітності, роботу у мережному варіанті. Сучасні бухгалтерські пакети надають користувачу можливість створювати нові форми первинних документів і звітів різними засобами, але це вимагає від нього додаткових знань з програмування на спеціалізованих мовах таких пакетів [12]. До найбільш розповсюджених бухгалтерських програм слід віднести 1С Бухгалтерія, Галактика, Парус, Дебет Плюс, Акцент ті інші. Відрізняються бухгалтерські програми прийнятим інтерфейсом користувача, жорсткістю схем формування документа або низки зв’язаних документів, функціональними можливостями, глибиною приробітки окремих задач (комплексів задач) бухгалтерського обліку.