3.3. Справи та інша кореспонденція, що надійшла поштою або з

прийому, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції

за встановленою формою N 1 (додаток до Інструкції з діловодства у

Верховному Суді Автономної Республіки Крим, обласному,

міжобласному, Київському і Севастопольському міських, районному

(міському) судах (далі - форма N ...).

Не реєструються в журналі, а додаються до справи з написом

про надходження до суду:

а) судові повістки, що повернулися до суду через відсутність

адресата;

б) розписки про одержання судових повісток, копій

обвинувальних висновків, копій позовних заяв тощо;

в) особиста кореспонденція, яка передається адресатові.

3.4. Завідувач канцелярії переглядає всю кореспонденцію в

день її надходження та передає голові суду, суддям, іншим

працівникам.

Кримінальні справи, що надійшли від органів слідства,

кримінальні і цивільні справи, повернуті із скасованими або

зміненими вироками і рішеннями, скарги особливого контролю і

скарги на дії працівників суду передаються голові суду.

3.5. Справи про адміністративні правопорушення, про

звільнення від покарання чи його заміну, направлення в ЛТП

розглядаються суддями після їх реєстрації в канцелярії суду.

3.6. Позовні заяви і матеріали, що прийняли судді

безпосередньо від громадян, у той же день мають бути передані до

канцелярії суду для реєстрації і оформлення.

3.7. Все листування, що стосується окремих судових справ та

матеріалів, зареєстрованих у відповідних картках і журналах,

ведеться за номером справи, матеріалу або наряду.

Інше листування ведеться за тим номером, який має матеріал по

журналу реєстрації вхідної кореспонденції (форма N 1).

Листи та інші матеріали, що надсилаються за ініціативою суду

і не мають номера по справі, відправляються за номером наряду, в

якому повинен бути зафіксований цей матеріал.

3.8. Судові справи та інше листування, що надсилаються з

розсильним, записуються в розносну книгу і здаються за

призначенням під розписку в цій книзі (форма N 2).

3.9. Судові справи надсилаються за призначенням

рекомендованими бандеролями, а позовні матеріали і виконавчі

документи - рекомендованими листами.

На рекомендовані бандеролі і листи складається окремо опис на

бандеролі та опис на листи. Опис підшивається в наряд (наряд

N 1.14).

3.10. Описи документів, що надсилаються простою поштою,

підшиваються в хронологічному порядку в той же наряд (наряд

N 1.14).

Реєстрація і облік справ та матеріалів, що надійшли до суду

3.11. Реєстрація справ та інших матеріалів забезпечує

організацію належного обліку, контролю та оперативного їх розшуку.

Основним принципом реєстрації є одноразовість. Кожен документ,

справа повинні реєструватись в даному суді лише один раз.

3.12. Судові справи та інші матеріали, що надійшли до суду,

реєструються на обліково-статистичних картках, в журналах і

алфавітних покажчиках.

3.13. Кримінальні справи, що надійшли до суду, реєструються у

відповідних обліково-статистичних картках по першій, касаційній,

наглядній інстанціях та в алфавітному покажчику. Алфавітний

покажчик ведеться на кожного обвинуваченого (форми NN 3, 4, 27,

33).

3.14. Цивільні справи по першій, касаційній, наглядній

інстанціях, а також позовні заяви, що залишені без руху на

підставі ст.139 ЦПК України ( 1502-06 ), реєструються на

обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику

(форми NN 5, 6, 28, 35).

3.15. Справи про адміністративні правопорушення, а також

кримінальні справи, закриті на стадії попереднього слідства чи

дізнання на підставі ст.51 КК України ( 2001-05 )

і ст.7-2 КПК України ( 1001-05 ), що надійшли до суду для

застосування заходів адміністративного стягнення, реєструються в

обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику (форми NN

7, 8).

3.16. Справи про умовно-дострокове звільнення від покарання;

заміна покарання більш м'яким; скорочення або зняття іспитового

строку; скасування відстрочки виконання вироку або звільнення від

покарання після закінчення відстрочки; звільнення від покарання у

зв'язку з хворобою; зняття судимості; зміна умов утримання осіб,

засуджених до позбавлення волі; заміна виправних робіт штрафом,

громадською доганою, позбавленням волі; включення часу відбування

виправних робіт і часу роботи в колоніях-поселеннях у трудовий

стаж; направлення в ЛТП алкоголіків і наркоманів; встановлення

адміністративного нагляду та інші справи реєструються в

обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику

(форми NN 9, 10).

3.17. Справи щодо неповнолітніх, у тому числі закриті

провадженням, до яких застосовуються примусові заходи виховного

характеру, реєструються в обліково-статистичних картках та

алфавітному покажчику (форми NN 4, 11).

3.18. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках

окремо за формами реєстрації.

В обліково-статистичних картках, відповідно до руху справи,

повинні заповнюватись всі реквізити, передбачені формами.

3.19. Після закінчення календарного року обліково-статистичні

картки на справи, що не розглянуті по суті, вилучаються і

переставляються в картотеку наступного року із зазначенням на них

нового порядкового номера, наприклад:

Справа 2-360/1991 р.

1. Керівник апарату суду

1.1. Здійснює безпосереднє керівництво апаратом суду, забезпечує організованість та злагодженість у роботі підрозділів суду, працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат суду щодо організаційного забезпечення діяльності суду.

1.2. Взаємодіє з територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Донецькій області, правоохоронними та іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, органами суддівського самоврядування, спеціальним підрозділом судової міліції "Грифон", іншими установами й організаціями, засобами масової інформації з питань забезпечення діяльності суду.

1.3. Організовує ведення діловодства в суді відповідно до Інструкції з діловодства.

1.4. Організовує складання проектів планів роботи суду, погоджує їх, організовує контроль за ходом їх виконання.

1.5. Координує здійснення організаційних заходів щодо підготовки оперативних нарад, виконання інших завдань.

1.6. За дорученням голови суду проводить оперативні наради, організовує розробку службових розпоряджень, інструкцій тощо.

1.7. Організовує спільну роботу працівників апарату суду в ході підготовки необхідних матеріалів у разі віднесення питань до компетенції декількох підрозділів, працівників апарату суду.

1.8. Здійснює заходи щодо забезпечення належного матеріального та соціального забезпечення суддів та працівників апарату суду, медичного обслуговування та санаторно-курортного лікування, забезпечення благоустроєним житлом.

1.9. Здійснює заходи щодо забезпечення належних умов діяльності суддів та працівників апарату суду, умов оплати їх праці, належного фінансування суду, інформаційно-нормативного забезпечення судової діяльності.

1.10. Організовує розробку і подання на затвердження в установленому порядку штатного розпису і кошторису витрат на утримання суду.

1.11. Подає на розгляд голови суду пропозиції щодо структури, чисельності та штатного розпису апарату суду.

1.12. Здійснює безпосереднє керівництво діяльністю кадрової служби, забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби в апараті суду.

1.13. Узагальнює практику роботи з кадрами, вносить голові суду пропозиції щодо її вдосконалення.

1.14. Організовує роботу з кадрами апарату суду, контролює стан цієї роботи, а також ведення кадрового діловодства в суді.

1.15. Видає накази  з кадрових питань, щодо працівників апарату суду (державних службовців, службовців та робітників) у т.ч. помічників суддів (за поданням судді), а саме, про призначення на посади та звільнення з посад,просування по службі, встановлення рангів державних службовців, надання відпусток, застосування  до них заохочення та накладення дисциплінарних стягнень, проведення щорічної оцінки та проходження атестації, а також  з адміністративно-господарських питань.

1.16. Організовує роботу з навчання та підвищення кваліфікації працівників апарату суду, внесення замовлення щодо потреб та підготовки спеціалістів для апарату суду до відповідних органів.

1.17. Уживає заходів організаційного характеру для підтримання приміщення суду у стані, придатному для належного його функціонування, проведення капітального та поточного ремонтів, технічного оснащення приміщень, створення безпечних та комфортних умов для працівників та осіб, які перебувають у суді, забезпечує наявність необхідних ресурсів та оргтехніки, безперебійне її функціонування.

1.18. Здійснює організаційне забезпечення ведення судової статистики, діловодства, обліку та зберігання судових справ, належного ведення архіву, кодифікації та роботи бібліотеки суду, а також планово-фінансової та бухгалтерської роботи, обслуговування рахунків в установах банку.

1.19. Контролює роботу служби судових розпорядників, а за відсутності у суді посади старшого судового розпорядника - забезпечує організацію судового процесу.

1.20. Забезпечує зберігання та використання штампів і печаток суду, товарно-матеріальних цінностей та документації суду.

1.21. Забезпечує виконання та необхідне дотримання правил охорони праці та протипожежної безпеки, дотримання працівниками суду правил внутрішнього трудового розпорядку.

1.22. Вносить пропозиції голові суду щодо удосконалення організації діяльності суду.

1.23. Здійснює інші повноваження з організації роботи апарату суду щодо забезпечення діяльності суду.

2. Права

2.1. Користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України "Про державну службу", "Про судоустрій та статус суддів" та іншими актами законодавства.

2.2. На соціальний та правовий захист відповідно до свого статусу.

2.3. За дорученням голови суду представляти суд в інших управлінських структурах з питань, що належать до його компетенції та наданих повноважень.

2.4. Вести ділове листування з органами системи Державної судової адміністрації, органами та установами судової системи, іншими державними органами, установами і організаціями у межах своєї компетенції.

2.5. У встановленому порядку готувати запити, клопотання, звернення тощо з питань, що стосуються діяльності апарату суду і належать до його повноважень.

2.6. Вносити пропозиції голові суду щодо удосконалення діяльності суду, з питань кадрової роботи, із забезпечення діяльності працівників апарату суду.

2.7. Проводити службові наради з питань, що належать до його повноважень.

2.8. Брати участь у засіданнях колегії територіального управління Державної судової адміністрації в Донецькійобласті, бути призначеним до складу колегії цього управління, а також брати участь у нарадах, засіданнях робочих груп тощо з питань організації діяльності апарату судів, що проводяться територіальним управлінням Державної судової адміністрації.