Вопрос 3. Тесты средств внутреннего контроля

Согласно правила (стандарта) аудиторской деятельности №8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности» система внутреннего контроля представляет собой процесс, организованный и осуществляемый представителями собственника, руководством, а также другими сотрудниками аудируемого лица, для того чтобы обеспечить достаточную уверенность в достижении целей с точки зрения надежности финансовой (бухгалтерской) отчетности, эффективности и результативности хозяйственных операций и соответствия деятельности аудируемого лица нормативным правовым актам. Это означает, что организация системы внутреннего контроля и ее функционирование направлены на устранение каких-либо рисков хозяйственной деятельности, которые угро-жают достижению любой из этих целей.

Система внутреннего контроля включает следующие элементы:

контрольная среда;

процесс оценки рисков аудируемым лицом;

информационная система, в том числе связанная с подготовкой финансовой (бухгалтерской) отчетности;

контрольные действия;

мониторинг средств контроля.

Проверка надежности системы внутреннего контроля проводится для определения «узких мест» в отношении которых необходимо сосредоточить основное внимание в ходе процедур проверки по существу. Так как процедуры проверки по существу проводятся по каждой предпосылке подготовки финансовой отчетности, соответственно и тесты системы контроля должны проводится по этому принципу, а именно необходимо убедиться в наличии и достаточной эффективности процедур по каждой предпосылке по каждому проверяемому виду объектов учета. В случае если процедуры эффективны аудитор может использовать результаты их проверки в качестве доказательства по данной предпосылке.

Процедуры тестирования системы внутреннего контроля по разделу от-четности должны быть оформлены отдельными программами. Естественно, что названные программы оказывают влияние на формирование основной программы по проверке раздела отчетности посредством влияния на выборку и используемые процедуры получения доказательств, поэтому они должны составляться и проводиться раньше основной программы.

Естественно, что содержание программы по разным видам активов, обязательств, операций или событий будет различным, поэтому проиллюстрируем описанный нами подход на примере тестирования СВК по материально-производственным запасам.

Предпосылка существование означает что все виды активов, отраженные в отчетности предприятия действительно имеются. Для обеспечения этой предпосылки на предприятии должны быть созданы следующие условия

Во-первых, должна быть должным образом организована система приобретения активов. Предприятие должно планировать свою потребность в каком-либо виде актива. Если системы планирования нет и закупки осуществляются стихийно, то это может привести к приобретению ненужного имущества, которое не будет приносить организации экономических выгод, то есть не будет являться активом. Должны быть также определены подразделения или ответственные лица имеющие полномочия на приобретение актива. Круг лиц может быть установлен посредством разработки положений по подразделениям и должностных инструкций. Необходимо также разработать график документооборота по приобретению актива с четким указанием того какие документы оформляются на каждом этапе этого процесса, включая стадию планирования, каким образом они утверждаются и в какие сроки передаются в бухгалтерию для отражения в учете. Необходимо предусмотреть также сплошную нумерацию однородных документов, что предотвращает изъятие актива вместе с соответствующим документом. Данные мероприятия обеспечивают также надежность предпосылки возникновение по операциям приобретения.

Во-вторых, должна быть соответствующим образом организована си-стема хранения активов. Данная система должна предусматривать создание условий для обеспечения физической сохранности активов, то есть соответствующим образом оборудованные помещения так чтобы был ограничен доступ посторонних к активу, наличие различных видов сигнализации, соответствие условиям хранения (температура, влажность, защита от атмосферных осадков и т.д.), наличие измерительного оборудования. Должны быть определены лица, ответственные за сохранность активов посредством разработки должностных инструкций и заключения договором о материальной ответственности. Должен быть разработан порядок оценки годности и выявления неиспользуемых значительное время активов. Порядок должен включать в себя процедуры и периодичность работ по выявлению таких видов активов и должен быть вменен в обязанности конкретных лиц путем внесения в должностные инструкции. Желательно, чтобы по результатам выполнения этих процедур формировались соответствующие документы, был предусмотрен порядок их рассмотрения и отражения в учете.

Важной процедурой, обеспечивающей сохранность активов является инвентаризация. На предприятии должен быть разработан график проведения плановых инвентаризаций, а также предусмотрен порядок проведения внезапных проверок. Все инвентаризации должны документально оформляться, а их результаты отражаться в бухгалтерском учете (наличие соответствующего графика документооборота).

В-третьих, надлежащим образом должна быть организована система использования или выбытия активов. Здесь опять же должен быть определен круг лиц или подразделения, использующие конкретные виды активов, предусмотрена система нормирования в зависимости от целей использования. Нормы использования должны утверждаться и периодически пересматриваться уполномоченными на это лицами и в установленном порядке. В случае выбытия активов не поддающихся точному подсчету необходимо разработать соответствующие процедуры оценки выбывшего количества и закрепить их документально. Должен быть разработан график документооборота по выбытию каждого вида активов с учетом всех этапов этого процесса, включая принятие решения об использовании (выбытии), порядок утверждения документов, порядок и сроки передачи в бухгалтерию. Важным средством контроля, обеспечивающим эту предпосылку является недопущение несанкционированного доступа к записям о хозяйственных операциях Данные мероприятия обеспечивают также надежность предпосылки возникновение по операциям выбытия.

Предпосылка полнота означает, что на предприятии нет активов не отраженных в отчетности.

Предпосылка полнота частично обеспечивается процедурами, указанными для предпосылки существование, так как распределение обязанностей, взаимный контроль и хорошо организованный документооборот обеспечивают своевременное отражение поступления, что исключает присутствие в организации активов еще не отраженных в отчетности. Важным является так же хорошая организация складского хозяйства, когда все активы располагаются в строго отведенных для этого местах, а не кучей, а также грамотное проведение инвентаризации, при котором проверяется не только наличие активов, отраженных в документах, но и проверка мест хранения на предмет наличия неотраженных активов, о чем следует включить соответствующее указание в инструкцию о проведении инвентаризации, а так же соответствующий раздел в акт инвентаризации. Процедура выбытия активов также влияет на предпосылку полнота, особенно в плане своевременного отражения например материальных ценностей оставшихся после списания основных средств. Важным средством контроля, обеспечивающим эту предпосылку является недопущение несанкционированного доступа к записям о хозяйственных операциях.

Для обеспечения предпосылки права и обязательства необходимо организовать систему отслеживания условий договоров, устанавливающих различные ограничения на активы. Для этого необходимо назначить ответственное лицо. В должностной инструкции необходимо описать типовые ситуации и порядок передачи сведений о них в службу бухгалтерского учета (например соответствующая пометка первичных документов). В системе бухгалтерского учета необходимо предусмотреть соответствующую детализацию на уровне аналитического учета. Дополнительным элементом обеспечивающим достоверность этой предпосылки может быть раздельное хранение ценностей с ограничением прав.

Для обеспечения достоверности предпосылки оценка и распределение необходимо организовать систему определения стоимости поступивших объектов. Для этого в должностных инструкциях ответственных лиц предусмотреть перечень основных и дополнительных затрат, которые могут быть включены в стоимость объекта, а также процедуру проверки наличия соответствующих затрат. Помочь в этом может также организация аналитического учета операций приобретения в кредит, операций приобретения по импорту, операций с участием посредников, отнесение на соответствующие подсчета командировочных и представительских расходов и т.п. В графике документооборота по поступлению материальных ценностей необходимо предусмотреть проверку отраженных данных о суммах по проведенным операциям, что позволит исключить случайные или преднамеренные ошибки при вводе данных. Если соответствующие процедуры дополнить контролем за отнесением операций к соответствующим периодам, то будет также будут обеспечены предпосылки точность и отнесение к соответствующему периоду по операциям поступления. Здесь имеется ввиду не только контроль правильности датировки операции, но и оценка времени возникновения дохода или расхода. Например, сумма процентов или вознаграждение посреднику начислены в одном месяце, а ценности приобретены в другом – в данном случае расход возникнет в момент приобретения ценностей, а до этого выплаченные суммы следует отражать в составе расходов будущих периодов или иным образом, соответствующим принципу временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

По операциям выбытия активов следует разработать процедуры оценки стоимости выбывших объектов. Для этого нужно предусмотреть соответствующие методы в учетной политике и подробно описать порядок их применения в должностных инструкциях ответственных лиц. Если актив используется длительное время, то необходимо предусмотреть порядок отнесения его стоимости к каждому периоду использования. Это также обеспечивает надежность предпосылки точность и отнесение к соответствующему периоду по операциям использования активов.

Для обеспечения требования осмотрительности должен быть разработан порядок оценки рыночной стоимости соответствующих видов активов. Порядок должен включать в себя процедуры и периодичность работ и должен быть вменен в обязанности конкретных лиц путем внесения в должностные инструкции. Желательно, чтобы по результатам выполнения этих процедур формировались соответствующие документы, был предусмотрен порядок их рассмотрения и отражения в учете.

Необходимо предусмотреть также процедуры сверки тождества данных синтетического и аналитического учетов (особенно при ручном учете), а также сверку данных параллельных участков учета и с третьими лицами. Опять же необходимо установить ответственных лиц, периодичность, график документооборота и порядок анализ причин отклонения и порядок исправления отклонений в учете.

Для обеспечения предпосылок в отношении представления и раскрытия необходимо чтобы в организации был разработан и вменен в обязанности конкретных лиц порядок формирования финансовой отчетности в котором должны быть рассмотрены требования по раскрытию информации о соответствующем активе и механизмы обеспечения этих требований которые могут включать: аналитические счета для соответствующей группировки информации: активы приобретенные (выбывшие) в результате операций со связанными сторонами, распределение активов по сегментам, активы полученные в рамках государственной помощи, активы права на которые ограничены, документооборот по передаче в бухгалтерию плановой информации, документооборот по передаче информации о судебных делах и претензионных спорах и т.п.

Таким образом, формирование такой программы даст наиболее полную картину состояния средств контроля на предприятии, что позволит оценить риск существенного искажения финансовой отчетности на уровне каждой предпосылки и принять соответствующие адекватные меры для его снижения до приемлемого уровня, позволяющего получить разумную уверенность в достоверности финансовой отчетности.