Тема 7. Основы кадрового делопроизводства

Виды кадровой документации: организационно-кадровая, организационно-распорядительная, информационно-справочная, плановая, отчетно-статистическая, документация по личному составу, документация по социальному обеспечению. Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале). Положение о подразделении. Структура и штатная численность персонала. Штатное расписание. Личное дело сотрудника. Личная карточка. Трудовая книжка. Договор об индивидуальной или коллективной материальной ответственности персонала.

Семинарское занятие. Основы кадрового делопроизводства.

Самостоятельная работа. Изучить: договор об индивидуальной или коллективной материальной ответственности персонала.

Изучение рекомендуемой литературы. Подготовка к предстоящим учебным занятиям.

Рекомендуемая литература:

основная [1-3];

дополнительная [1-8].

Методические рекомендации

Наряду с документами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем, необходимо вести и кадровую документацию, поддерживающую эффективное функционирование работников.

В системе управления персоналом организации используются следующие виды документации:

- организационно-кадровая документация, включающая в себя устав организации, структуру и штатную численность персонала, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;

- организационно-распорядительная документация - приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.;

- информационно-справочная документация - письма, факсограммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т.п.;

- плановая документация - плановые задания по кадровым вопросам, заявки на специалистов, расчеты по численности и оплате труда и т.п.;

- отчетно-статистическая документация - по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождении работников и т.п.;

- документация по личному составу - личные дела работников: заявления, анкеты, автобиографии, рекомендации, личные карточки, удостоверения, трудовые книжки, копии документов об образовании и др.;

- документация по социальному обеспечению - документы для оформления пенсий, пособий, льгот, социального страхования и т.д.

В структурных подразделениях организации разрабатывается, используется и хранится ряд документов, связанных с управлением персоналом. Это проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу, об увольнении, переводе, перемещении, награждении или взыскании). К документам такого рода относятся также графики отпусков, данные о текучести кадров, трудовые договоры (контракты) и ряд других.

Правила внутреннего трудового распорядка положения о персонале - этот документ является обязательным организационно-кадровым документом согласно ст. 189 ТК РФ.

Положение о подразделении (отделе, группе) - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации, его задачи, функции, права, ответственность.

Структура (состав подразделений организации) и численность штатов (наименование должностей и их число по подразделениям) закрепляются специальным документом. Такой документ оформляется на общем бланке организации, подписывается заместителем руководителя организации, визируется главным бухгалтером, начальником отдела персонала и утверждается генеральным директором. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью.

Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией. К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. увольнением. Личное дело оформляется после приказа руководителя о приеме работника в организацию.

Основным учетным документом является личная карточка (форма Т-2). Она имеет типовую межведомственную форму, утвержденную Госкомстатом. Личная карточка заводится на всех сотрудников, принятых на работу.

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим рабочий стаж сотрудника. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности.