План роботи на січень _______ року

Дата		Пріоритети	Завдання	Розпочато	Закінчено	Відм. про виконання
04/01		А	Подання річного звіту до фонду страхування від нещасних випадків та травмування на виробництві	04/01	04/01	Вик.
04/01		А	Нарахування заробітної плати працівникам підприємства за грудень	04/01	04/01	Вик.
05/01		Б	Подання річного звіту до фонду страхування безробіття	05/01	05/01	Вик.
05/01		Б	Здійснення обов'язкових відрахувань з фонду заробітної плати до Держказначейства та фондів соціального страхування	05/01	06/01	Вик.
10/01		В	Подання річного звіту до ДПІ	10/01	10/01	Вик.
10/01		В	Подання звіту до пенсійного фонду	10/01	10/01	Вик.
15/01	В		Подання річного звіту до фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності

3. Перевірте ще раз, виходячи з першочерговості задач, свій часовий план, щоб бюджет часу відповідав значимості задач:

• 65% запланованого часу - задачі А;

• 20% запланованого часу - задачі Б;

• 15% запланованого часу - задачі В.

6. Зробіть відповідне корегування.

Орієнтуючи свій часовий план на задачі А, ви таким чином автоматично забезпечуєте на менш важливі, але поглинаючі багато часу задачі В стільки часу, скільки вони того варті.

7. Оцініть задачі Б и В щодо можливості їх делегування.

Зверніть увагу, що задачі категорії В не є в принципі непотрібними. Мова йде про те, що поряд із задачами А и Б існує безліч менш важливих робіт, рутинних справ, що також повинні бути виконані.

Прийняття рішень про пріоритети, так само як і процес установлення цілей, - справа індивідуальна, тому що оцінка ситуації в значній мірі є суб'єктивною.

Принцип Ейзенхауера

Існує метод прискореного аналізу пріоритетності задач, розроблений американським генералом Дуайтом Ейзенхауером. Він застосовується в тих випадках, коли треба швидко прийняти рішення щодо того, яким задачам віддати перевагу.

Відповідно до цього принципу, пріоритети встановлюються за такими критеріями як терміновість і важливість справи.

Схема встановлення пріоритетів за критеріями:

“важливість” і “терміновість”

Завдання Б Важливі, але менш термінові Встановити термін виконання або делегувати	Завдання А Важливі і термінові Виконувати особисто без зволікання
Найменш важливі, найменш термінові	Завдання В Менш важливі, термінові Передоручити (делегувати)

Терміновість

У залежності від ступеня терміновості і важливості задач, розрізняють 4 можливості їхньої оцінки і виконання:

1. Термінові і важливі справи (правий верхній квадрант). - За них варто прийматися негайно і самому їх виконувати. Вони відповідають задачам категорії А.

2. Важливі, але менш термінові задачі (лівий верхній квадрант) - задачі категорії Б. - Їх не треба виконувати терміново. Вони, як правило, можуть почекати. Однак тут є небезпека, що рано чи пізно ці задачі перетворяться в термінові, і вам особисто прийдеться вирішувати їх у найкоротший термін.

Тому треба намагатися такі задачі, по можливості цілком або частково, доручати своїм співробітникам. Таким чином, ви розвантажуєте себе і сприяєте мотивації і підвищенню кваліфікації своїх підлеглих, довіряючи їм відповідальні справи.

3. Термінові, менш важливі справи (правий нижній квадрант) - задачі категорії В. Тут існує небезпека потрапити під "тиранію" нагальності і, як наслідок, цілком віддатися рішенню конкретної задачі, тому що вона термінова. Якщо ж вона не є настільки терміновою, то вона повинна бути в будь-якому випадку делегована, оскільки для її виконання не потрібно яких-небудь особливих якостей.

4. Менш термінові і менш важливі справи.

Дуже часто справи цієї категорії осідають на письмовому столі. Якщо ви починаєте займатися цими справами, то задачі І категорії не виконуються, чи у вас відбувається перевантаження і, як наслідок, - стрес.

Від таких несуттєвих і нетермінових справ варто утримуватися.

Не бійтеся відправляти їх до архіву, або у корзину.

Якщо ви будете послідовно розподіляти свої справи по категоріях відповідно до принципу Ейзенхауера, ви значно підвищите свою продуктивність!

Основи делегування

Делегуванням називається передоручення робочої задачі, а також передача компетенції і відповідальності для її виконання підлеглому.

Схема доручення підлеглому задачі або діяльності із сфери завдань керівника

Управлінська відповідальність (не делегується)

Тобто, одночасно з робочою задачею для її виконання повинні делегуватися також необхідна компетенція і відповідальність у спеціальній сфері (функціональна відповідальність). Начальник зберігає за собою відповідальність за керівництво (управлінську відповідальність), що не може бути делегована.

Делегування може:

• або здійснюватися на тривалий термін (тривале чи генеральне делегування);

• або обмежуватися разовими дорученнями (разове делегування).