Змістовий модуль 3. Організація особистої діяльності

Тема 7. Інформація і комунікації

Кількість годин-2

Мета: 1.Закріплення, розширення та систематизація знань про основні правила роботи з інформацією, прийоми та правила ефективних комунікацій.

2.Формування умінь і навичок роботи з інформацією та організації ефективних комунікацій.

3.Формування здатності аналізувати та здійснювати ефективні комунікації

План: 1.Обговорення питань:

• Значення інформації і комунікацій в діяльності менеджера

• Прийоми і методи раціонального читання

• Підготовка і проведення нарад

• Раціональні співбесіди. Керування потоком відвідувачів

• Ведення телефонних переговорів

• Раціональне ведення кореспонденції

• Використання аркушів-пам’яток

2.Аналіз конкретних ситуацій.

Обладнання та інформаційно-методичне забезпечення

• конспект лекцій [22];

• збірник ситуаційних завдань [20];

Практичні ситуації

Ситуація № 1

Одним із завдань бюджетного відділу є періодичне надання актів перевірки бюджетних організацій по заборгованості (за тепло, воду, електроенергію, газопостачання) та зведені реєстри в розрізі постачальників.

Таке завдання виконується, як правило, протягом тижня, і включає такі операції:

1. Кожен головний бухгалтер бюджетної організації повинен підписати акти перевірки мінімум у 4-х постачальників, які знаходяться в різних кінцях міста. Потім надати ці акти до фінансового відділу.

2. Економіст бюджетного відділу, після одержання актів перевірок від бухгалтерів, повинен зробити зведені реєстри в розрізі постачальників і, в свою чергу, пройти той самий шлях, як і головні бухгалтери, щоб підписати їх у постачальників.

Внаслідок недостатньо чіткої організації передачі розпоряджень від керівництва, економіст бюджетного відділу Тетяна Сергіївна в понеділок о 16-00 одержала завдання: “Надати акти перевірки 12-ти бюджетних організацій по заборгованості минулих років (за газопостачання, тепло, воду, електроенергію) і зведені реєстри в розрізі постачальників (18 постачальників). Термін подачі пакету документів – четвер, з 9-00 до 10-00”. Тобто, замість тижня, це завдання має бути виконано протягом 2-х днів.

Тетяна Сергіївна зрозуміла, що слід обміркувати варіанти вирішення цієї досить складної задачі: як організувати роботу так, щоб за 2 дні зробити те, що робилося протягом тижня, і представити документи в заданий строк?

Вона могла б і не робити цього, а, скажімо, послатися на те, що інформація надійшла занадто пізно. Але Тетяна Сергіївна зрозуміла, що це є її шанс показати свої здібності організувати роботу в умовах дефіциту часу і, таким чином, можливо, піднятися по кар’єрних сходинках.

Міркувала Тетяна Сергіївна недовго. Рішення було таким.

Понеділок. З 16-05 до 17-00 години (тобто одразу ж після одержання телефонограми від керівної організації) Тетяна Сергіївна зателефонувала до всіх бюджетних організацій і надала завдання головним бухгалтерам:

• у вівторок до 12-00 перевірити цифри заборгованості з постачальниками, оформити акти перевірки та підписати їх. Надати підписані акти перевірки в 4-х примірниках до фінансового відділу.

Вівторок. З 8-00 до 12-00 Тетяна Сергіївна зробили форми зведених реєстрів в розрізі постачальників на ПК. З 13-00 до 17-00 – по представленим актам перевірок були внесені цифри в зведені реєстри та роздруковані. Зведені реєстри з додатками (актами перевірок) були видані головним бухгалтерам (але не 12-ти, а тільки 6-ти - по 2) і видано завдання: підписати їх у постачальників і повернути до фінансового відділу в середу (протягом дня).

Середа. До закінчення робочого дня всі бухгалтери повернули підписані зведені реєстри з актами перевірок до фінансового відділу.

Економіст Тетяна Сергіївна ще раз перевірила усі цифри, написала супроводжувальний лист, підписала у завідувача фінансовим відділом.

Четвер. Пакет документів було передано кур’єром до керівної організації о 9-20.

Таким чином, завдання було виконано точно в строк.

Аналіз виконання цього завдання показав, що внаслідок такої організації його виконання виграли всі:

• керівна організація – тому що одержала своєчасно контрольний пакет документів;

• економіст – тому що правильно поставила мету, спланувала і організувала виконання завдання, прийняла рішення щодо перерозподілу завдань між головними бухгалтерами; показала свої здібності керівнику;

• головні бухгалтери – тому що, замість відвідування 4-х постачальників, кожен з них був тільки в одного (в деяких випадках – у 2-х), що дозволило зберегти значну частину їх робочого часу;

• постачальники – тому що, замість спілкування з 12-ма головними бухгалтерами, кожен з них спілкувався з одним, що дозволило і тут зберегти робочий час працівників.

Питання

1. Сформулюйте мету, яку поставила в даному випадку економіст Тетяна Сергіївна.

2. Який метод прийняття рішень в самоменеджменті використала Тетяна Сергіївна?

3. Опишіть, як розподілила роботу Тетяна Сергіївна?

4. Які на Вашу думку сильні сторони можна виділити у економіста Тетяни Сергіївни?

5. Як Ви гадаєте, які якості Тетяни Сергіївни відмітило керівництво?

6. Як би Ви вирішили таке завдання? Чи можна вирішити його інакше, можливо, більш ефективно?

Ситуація № 2

Уявіть собі, що Ви чекаєте аудієнції у приймальні солідного офісу престижної фірми.

Раптом у приймальню “ввалюється ” сильно розмальована дівчина у міні-спідниці.

• Я тут Вам своє резюме посилала, - говорить вона напружено секретареві, - мене запросили на сьогодні.

• Сідайте, почекайте, будь ласка, поки шеф звільниться, - відповідає секретарка.

Дівчина плюхається у крісло, нервуючи, дістає пачку цигарок, запалює.

І раптом Ви пізнаєте в цій дівчині свою сусідку. Вона серйозна і кмітлива дівчина, завжди добре вчилася, але дуже сором’язлива і нерішуча. Ідучи на співбесіду, вона так себе розмалювала, що ви ледве її впізнали. І не курила вона ніколи, а тут, мабуть, тому, що дуже нервує, а може, щоб здаватися більш розкутою та сучасною, запалила.