Тема 7. Інформація і комунікація

План

1. Прийоми раціонального читання.

2. Проведення нарад.

3. Раціональні співбесіди. Керування потоком

відвідувачів.

4. Проведення телефонних переговорів.

5. Раціональне ведення кореспонденції.

6. Використання листів – пам’яток.

Економія часу – за рахунок:

• скорочитання;

• кращої організації нарад, конференцій;

• виділення часу для співбесід;

• відгородження від можливих перешкод.

Рис. 7.1. Прийоми раціонального читання

а) за діагоналлю

б

) слалом

S- Survey

1. Огляд

Q - Question

2. Постановка питань Трьохступеневий

метод

R – Read

П’ятиступеневий

3. Читання метод

R - Recite

4. Узагальнення

R - Review

5. Повторення

в) SQ3R

Рис. 7.2. Техніка читання

Рис.7.3. Працездатність учасників наради в залежності від її довго тривалості

Комунікації

Нарада — це форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота пев­ної кількості учасників управлінського процесу.

Нарада — одна із самих дієвих форм залучення членів трудового колективу до розв'язання встановлених перед ним завдань, управління підприємством. Вона дає змогу керівнику впливати через її учасників на весь колектив підприємства.

Засідання — це форма організації роботи постійно діючого органу (комітету, ко­легії, ради, комісії, групи).

У більшості випадків проведення засідання передбачається статутом, хоча іноді засідання може проводитися за ініціативою керівника.

Збори — це спільна присутність у певному місці людей, які об'єднані конкрет­ною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).

У практиці управлінської діяльності переважають наради.

Наради мають як позитивні, так і негативні сторони.

Позитивні сторони ділової наради:

• можливість оперативно та у короткий термін одержати потрібну інформацію, ознайомитися з різними точками зору на проблему і шляхи її вирішення;

• прийняття колегіальних рішень.

При цьому нарада є ефективною та економічно доцільною, якщо вона виступає засобом одержання, перевірки, аналізу, а не видання інформації.

Негативні сторони ділової наради:

• їх висока вартість;

• невизначеність колективної відповідальності.

Рис. 7.4. Класифікація ділових нарад

Рис. 7.5. Зміст організації ділової наради у підприємстві

Мету наради необхідно формулювати чітко й однозначно, що дозволить:

• забезпечити її дієве проведення;

• дасть змогу зосередити увагу присутніх на найважливіших моментах;

• відокремити другорядні питання;

• вірно визначити склад учасників;

• підвищити ефективність рішень, що приймаються;

• організувати контроль за виконанням рішень, які прийняті.

Визначаючи мету наради, слід чітко уявляти очікуваний результат (розробка ре­комендацій, переконання опонентів, повідомлення нової інформації, погодження дій у ситуації, що склалася, тощо).

Вимоги до порядку денного наради:

• має містити оптимальну кількість питань. (один-два пункти);

• формулювання питань має бути чітким і зрозумілим для усіх учасників наради;

• послідовність питань повинна бути логічно і психологічно виправданою.

Першими у порядок денний включають питання, з яких не передбачається гостра полеміка. Потім обговорюють найбільш спірні проблеми, дискусія з яких може бути гострою

Дату і час проведення наради встановлюють згідно з планом або за вказівкою керівника. В разі потреби їх погоджують із зацікавленими підрозділами і працівниками. Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 год, а оперативної — 30-35 хв.

Нараду доцільно проводити у другій половині дня, під час другого піку добової пра­цездатності, оскільки перша більш продуктивна для самостійної роботи. Не рекомендуєть­ся проводити більше однієї наради на день, тим більш з постійним складом учасників.

Визначення планового кошторису наради передбачає такі етапи:

1. Визначення загального фонду робочого часу спеціаліста за місяць:

Зф=РдхПр, (7.1)

де, Рд — кількість робочих днів за місяць;

Пр — тривалість робочого дня, год.

2. Визначення заробітної плати одного спеціаліста за день:

Зп=Зс:Рд, (7.2.)

де, Зс — середньомісячна зарплата, грн.;

Рд — кількість робочих днів за місяць.

3. Визначення заробітної плати одного спеціаліста за 1 год:

Зп₁=Зп:Пр, (7.3.)

де, Зп — зарплата одного спеціаліста за день, грн.;

Пр — тривалість робочого дня, год.

4. Визначення суми заробітної плати усіх учасників наради за 1 год:

Зп₂ = К_ухЗп_1, (7.4.)

де, Ку — кількість учасників наради, чол;

Зп1 — заробітна плата 1 учасника наради за 1 год, грн.

5. Визначення загальної суми заробітної плати усіх учасників наради за запланований період її проведення:

Зп_пл. = Зп₂ х Кг (7.5)

де, Зп₂— сума заробітної плати всіх учасників наради за 1 год; Кг - запланована кількість годин на проведення наради.

6. Визначення планового кошторису наради:

Зсв. план. = 3п_пл. + Оп, (7.6)

де, Зп_пл. — загальна сума заробітної плати усіх учасників наради за запланований період її проведення, грн.;

Оп — запланована вартість оренди приміщення для проведення наради, грн.

Таблиця 7.1