Облік розрахункових операцій

Підзвітні особи - це працівники підприємства, яким видані грошові кошти під звіт. Список осіб, які мають право отримувати в касі готівку під звіт, затверджується керівником підприємства. Під звіт видається готівка на операційні, господарські потреби та витрати, пов’язані з відрядженням, на визначений термін і мету.

Видача грошових коштів під звіт оформлюється видатковим касовим ордером на підставі наказу керівника, акти, заяви, при умові, що за працівником немає заборгованості по раніше одержаних авансах. Підзвітна особа зобов’язана надати звіт про витрачання цих коштів за призначенням і пред’явити підтверджувальні документи, а також внести до каси невикористану суму в такі терміни:

• при відрядженні – не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження;

• по сумах на закупівлю сільськогосподарської продукції – не пізніше десяти робочих днів з дня їхньої видачі;

• по інших сумах – не пізніше наступного робочого дня після видачі під звіт.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". По дебету даного субрахунку відображаються суми, видані працівникам підприємства під звіт у кореспонденції з рахунками обліку коштів: 30, 31, 33. По кредиту субрахунку 372 відображаються:

• витрачені підзвітними особами суми коштів у межах встановлених норм – у кореспонденції з рахунками обліку витрат: для підприємств, які використовують в обліку рахунки класу 8 - 84 "Інші операційні витрати" (з наступним списанням на один з рахунків: 23, 91, 92, 93), для підприємств, які не використовують рахунки класу 8, списання проводиться безпосередньо на рахунки 23, 91, 92, 93.

• витрати на відрядження, пов’язані з придбанням або заготівлею запасів у межах встановлених норм, - у кореспонденції з рахунками обліку запасів:20, 21, 22, 28;

• повернені працівниками залишки невикористаних грошових коштів виданих на відрядження, - в кореспонденції з рахунком 30;

• списані витрати на відрядження понад встановлені норми – у кореспонденції з рахунками обліку витрат 92, 93, 94, з наступним списанням на фінансовий результат (субрахунок 791 "Результат основної діяльності").

При використанні журнально-ордерної форми обліку для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений Журнал №3, в якому поєднується синтетичний і аналітичний облік по субрахунку 372. Журнал №3 ведеться в аналітичному розрізі, тобто по кожній підзвітній особі.. У кожному окремому рядку відображаються сума виданого авансу, сума витрат на підставі затвердженого авансового звіту, повернена сума невикористаних грошових коштів, відшкодована сума перевитрат, сума підзвітних коштів, щодо яких не подано авансовий звіт і які не повернуто до каси підприємства.

Сальдо на субрахунку 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яких ще не подано звіти, тобто заборгованість підзвітних осіб перед підприємством. Кредитове сальдо відображає величину перевитрат по авансовому звіту, тобто заборгованість підприємства підзвітні особі. При цьому в балансі підприємства залишки субрахунку 372 відображаються розгорнуто:

• дебетове сальдо відображається у складі оборотних активів у рядку 210 "Інша поточна дебіторська заборгованість" балансу;

• кредитове – у складі зобов’язань підприємства по рядку 61 "Інші поточні зобов’язання".