12.2 Разработка отчетов

Отчет является средством для представления информации из БД в виде печатного документа. Для работы с отчетами нужно перейти на страничку Отчеты нажатием кнопки Отчеты.

Создание отчета с помощью Мастера. Для создания отчета необходимо:

1. Нажать кнопку Создать и задать способ создания Мастер отчетов, нажать <ОK> (или Создание отчета с помощью мастера).

2. В открывшемся окне в поле Таблицы/Запросы выбрать нужную таблицу или запрос, на основе которого будет построен отчет. В поле Выбранные поля перенести те поля, которые нужно отобразить в отчете (используя кнопку со стрелкой или с двумя стрелками).

3. Если в отчет необходимо включить поля из нескольких таблиц, повторить п. 2. Нажать кнопку Далее.

4. Если включены поля из нескольких таблиц, выбрать тип представления данных в отчете. Нажать кнопку Далее.

5. Добавить (если нужно) дополнительные поля для группировки записей. Нажать кнопку Далее.

6. Задать условия сортировки строк в области данных отчета. Если необходимо, то, нажав кнопку Итоги, можно применить групповые операции для числовых данных установив флажки для выбранных функций. Нажать <ОK>, а затем Далее.

7. Выбрать макет и ориентацию страницы отчета. Нажать Далее.

8. Выбрать стиль отчета. Нажать кнопку Далее.

9. Задать имя отчета (которое также будет и заголовком отчета), установить переключатель Просмотреть отчет и нажать Готово.

Создание отчета с помощью Конструктора. Если отчет включает поля из нескольких таблиц, то предварительно нужно построить запрос, включающий эти поля.

Чтобы создать отчет, следует:

1. Нажать кнопку Создать и задать способ создания Конструктор, установить источник данных для отчета, нажать <ОK>.

2. Откроется окно Конструктора с пустой областью верхнего и нижнего колонтитула, областью данных, будет выведена Панель элементов (или можно ее открыть по команде Вид/Панель элементов) и список полей источника данных (список полей можно открыть по команде Вид/Список полей или щелкнув по кнопке Список полей на панели инструментов).

3. Выполнить команду Вид/Заголовок/Примечание отчета для отображения области заголовка и примечания. Ввести заголовок отчета с помощью элемента управления Надпись.

4. В области данных разместить поля перетягиванием из Списка полей, располагая их в строку. При этом поле нужно оставить в области данных, а подпись поля переместить в область Верхнего колонтитула (шапка отчета), для чего надо выделить подпись, вырезать и вставить в область верхнего колонтитула, выровнять над полями или создать названия полей с помощью элемента управления Надпись.

5. В области нижнего колонтитула можно вставить номер страницы, дату (команда Вставка/Номера страниц или Дата и время).

6. В области Примечания отчета можно разместить итоги для всего отчета (разместить элемент управления Поле, вызвать его Свойства, на вкладке Данные в поле Данные выбрать Построитель выражений…, построить выражение, закрыть окно Свойств, задать для выражения Надпись).

7. Перейти в режим предварительного просмотра (Вид/Предварительный просмотр).

8. Закрыть отчет, на запрос о сохранении ответить Да.

Отчеты с промежуточными полями. Иногда в отчете нужно вычислять промежуточные итоги. Тогда последовательность действий лишь немного отличается от описанной выше:

1. Нажать кнопку Создать и задать способ создания Конструктор. Установить источник данных для отчета, нажать <ОK>.

2. Откроется окно Конструктора с пустой областью верхнего и нижнего колонтитула, областью данных, будет выведена Панель элементов и список полей источника данных.

3. Выполнить команду Вид/Заголовок/Примечание отчета для отображения области заголовка и примечания. Ввести заголовок отчета с помощью элемента управления Надпись.

4. Вызвать команду Вид/Сортировка и группировка. В открывшемся окне в столбце Поле/Выражение указать поле, по которому будет произведена группировка записей (в нашем примере – Фамилия). В свойствах группы в полях Заголовок группы и Примечание группы установить значения Да. Закрыть окно.

5. В области данных разместить поля перетягиванием из Списка полей, располагая их в строку. При этом поле нужно оставить в области данных, а подпись поля переместить в область Верхнего колонтитула. В области заголовка группы разместить поле, которое группирует данные в группы.

6. В области нижнего колонтитула можно вставить номер страницы, дату (команда Вставка/Номера страниц или Дата и время).

7. В области Примечания отчета можно разместить итоги для всего отчета (разместить элемент управления Поле, вызвать его Свойства, на вкладке Данные в поле Данные выбрать Построитель выражений…, построить выражение, закрыть окно Свойств, задать для выражения Надпись). В области Примечания группы можно создать поле, содержащее выражение.

8. Перейти в режим предварительного просмотра (Вид/Предварительный просмотр).

9. Закрыть отчет, на запрос о сохранении ответить Да.

Для распечатки отчета нужно выполнить команду Файл/Печать.