4.1. Основные операции в приложении Excel

Создание документа, его открытие и сохранение. Для создания документа надо выполнить команду Создать из пункта меню Файл или нажать кнопку Создать в пиктографическом меню Стандартная. Если документ предварительно создан, то его можно открыть с помощью команды Открыть из того же пункта меню или нажать кнопку Открыть. Можно загружать несколько документов, имена которых записаны в ниспадающем меню пункта Окно. Активный документ помечен галочкой.

Если нужно сохранить документ первый раз, то следует выполнить команду Сохранить как... или Сохранить из пункта меню Файл. Для записи документа на прежнее место необходимо использовать команду Сохранить из того же пункта меню или кнопку Сохранить.

В Excel 2007 для создания нового документа следует нажать кнопку Office и выполнить команду Создать. Необходимо обратить внимание на то, что, если в документе присутствуют макросы, созданные пользователем, то следует выбрать Сохранить как…/Книга Excel с поддержкой макросов. Если планируется в дальнейшем открывать созданный файл в старых версиях Office, то необходимо выбрать Сохранить как…/ Книга Excel 97–2003.

Имена ячеек. Ячейки именуются буквой столбца и номером строки, например А1, G5.

Можно ячейке присвоить собственное имя. Для этого надо активизировать ячейку и выполнить команду Имя в меню Вставка, затем выбрать пункт Присвоить и в появившемся окне задать имя.

Ввод и редактирование информации. Для ввода информации в ячейку следует подвести к ней курсор, ввести нужный текст, число, формулу и нажать клавишу <Enter>.

В Exсel есть вспомогательные средства для заполнения ячеек, облегчающие процесс ввода. Например, для ввода названий месяцев надо в первой ячейке написать название первого месяца, затем зацепить курсором мыши за маркер в правом нижнем углу и протянуть курсор на столько месяцев, сколько необходимо.

Создать другую последовательность данных можно подобным же образом: записать число, зацепить курсором мыши за маркер в правом нижнем углу, протянуть курсор на столько ячеек, сколько необходимо, и выполнить команду Правка/Заполнить/Прогрессия. В появившемся окне выбрать нужные параметры.

В Excel 2007 для создания последовательности данных используется команда Главная/Редактирование/Заполнить/Прогрессия.

Для записи информации различными форматами удобнее всего использовать контекстное меню. Если, например, в ячейке отображается дата вместо числа, то нужно в контекстном меню выполнить команду Формат ячеек, на вкладке Число выбрать формат Числовые и установить нужные параметры формата.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки, надо сделать двойной щелчок в поле ячейки или нажать клавишу <F2> и внести изменения.

Выделение ячейки выполняется щелчком мыши на ней. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, выделить другие ячейки. Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью в поле имени. Для выделения рабочего листа надо щелкнуть на левой верхней (пустой) ячейке пересечения названий столбцов и строк. Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

Операции со строками и столбцами. Для вставки столбца или строки надо поместить курсор в нужное место, правой клавишей мыши вызвать контекстное меню, выполнить команду Добавить ячейки и в появившемся окне выбрать режим Столбец или Строка.

Удалять можно как содержимое строк и столбцов, так и целиком строки и столбцы. Для уничтожения содержимого выделенных ячеек проще всего использовать клавишу <Del>. Для удаления столбцов, строк или ячеек надо их выделить и выполнить команду Правка/Удалить с последующим выбором нужной опции.

Для изменения ширины столбца или высоты строки следует указатель мыши поместить на границу в поле названий и перетащить границу нужным образом. Автоматическая настройка ширины столбца или высоты строки на самый длинный текст осуществляется двойным щелчком мыши на границе в поле названий или выполнением команды Формат/Строка (Столбец)/Автоподбор высоты (Автоподбор ширины).

Копирование, вырезание, вставка. Эти операции выполняются над выделенными участками с помощью команд меню Правка или кнопок на панели Стандартная.

Содержимое ячейки или выделенного интервала можно копировать и с помощью мыши. Для этого надо зацепить курсор мыши за правый нижний угол и, удерживая клавишу <Ctrl>, скопировать ячейку или интервал ячеек в нужное место. При переносе информации клавиша <Ctrl> не используется. При копировании формул таким способом автоматически меняются названия ячеек формул.

В Excel 2007 операции вырезания, копирования и вставки информации выполняются над выделенными участками с помощью кнопок на панели Главная.

Оформление таблицы. Для изменения цвета фона и цвета линий используются кнопки на панели Форматирование, команды Ячейки из пункта меню Формат или контекстное меню.

Кнопка Границы на панели Форматирование позволяет создать рамки в таблице.

Использование команды Формат/Условное форматирование предоставляет возможность настроить цвет фона выделенных ячеек и цвет шрифта в них в зависимости от некоторых условий. Например, при вводе положительных чисел один цвет чисел, при вводе чисел, превышающих некоторое значение, – другой цвет и т. д.

В Excel 2007 для изменения цвета фона и цвета линий используются кнопки на панели Главная или контекстное меню. Весьма эффективным и наглядным является применение стилей для таблиц с помощью команды Главная/Стили. Можно быстро форматировать данные таблиц на листе, используя темы и конкретные стили. Темы могут совместно использоваться другими приложениями (например, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint), а стили предназначены для изменения формата элементов только в приложении Excel.

Фиксирование заголовков. При работе с большими таблицами удобно фиксировать заголовки. Для этого следует поместить курсор в нужное место с учетом того, что закрепляется область левее и выше расположения курсора. Затем выполнить команду Закрепить области из пункта меню Окно.

В Excel 2007 закрепить области можно с помощью команды Закрепить области на вкладке Вид.