4.2. Вычисления по формулам

Ввод формул. При вводе формул надо соблюдать следующие правила:

– все формулы начинаются со знака «=»;

– при адресации ячеек используются только латинские буквы;

– арифметические операции обозначаются символами: * (умножение), / (деление), + (сложение), - (вычитание), ^ (возведение в степень);

– для отделения целой части от дробной используется запятая (или точка в зависимости от настройки Windows);

– аргументы используемых в формулах функций разделяются между собой символом «;»;

– интервалы ячеек записываются указанием первой и последней ячейки интервала со знаком двоеточия между ними. Например, =A2*2,2+МИН(S1:S10).

Формулы можно копировать и перемещать обычным способом, при этом автоматически меняются адреса ячеек.

Использование встроенных функций. Мастер функций (кнопка fx) дает возможность использовать готовые встроенные функции: математические, тригонометрические, финансовые, текстовые, статистические, функции даты и времени и т. д. Для того чтобы вставить функцию, необходимо:

– активизировать ячейку, нажать fx (Мастер функций);

– в появившемся окне выбрать категорию функции и имя;

– в следующем окне задать аргументы функции.

Можно создать примечания к ячейкам. Для чего надо выполнить команду Примечание из пункта меню Вставка. Ячейка с примечанием помечается красным треугольником в правом верхнем углу.

Одна из часто используемых в Excel функций – это функция автоматического суммирования. Кнопка Автосумма находится на панели Стандартная.

Функция ЕСЛИ. Функция ЕСЛИ используется для выбора направления вычислений. Например, =ЕСЛИ(Е3>2;0,5*D3;0). Здесь, если условие Е3>2 выполняется, то содержимое ячейки, в которой приведена эта формула, равно 0,5*D3. Если условие не выполняется, то содержимое ячейки равно 0.

Адресация и ссылки. В формулах различают абсолютную, относительную и смешанную адресацию ячеек. Абсолютная адресация использует для указания на ячейку ее фиксированное положение на листе. В абсолютной адресации перед именем столбца и номером строки ставится знак $. Например, ячейка $А$1 находится в столбце А строки 1. При копировании имя ячейки остается прежним.

Относительная адресация указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, и обозначается привычным образом, например ячейка В3. При копировании формул ячейки автоматически меняют имя.

В смешанном адресе ячейки знак $ ставится перед абсолютной частью. Например, $A5 – абсолютная ссылка на столбец А.

Чтобы обратиться к ячейке другого листа, следует указать имя листа и имя ячейки: Лист1!F8. Объемные ссылки – это ссылки на ячейки диапазона листов в книге. Например, пусть в файле Excel имеется 6 листов. Необходимо определить сумму значений из диапазонов (В1:В20), расположенных на всех этих листах. Формула будет иметь вид: =СУММ(Лист1:Лист6!В1:В20).

При работе с объемными ссылками можно использовать до 11 функций в одной формуле.

Если открыты два файла Excel, то обратиться из первого файла к ячейке $A$3 пятого листа второго файла надо следующим образом: [Имя книги.xls]Лист5!$A$3. Если нужно обратиться к ячейке не открытого файла, то в ссылке необходимо указать полный путь доступа к папке, где хранится книга: “C:\Имя папки\[Имя книги.xls]Лист5”!$A$3.

Сообщения об ошибках. Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Excel выводит сообщение об ошибке.

#ИМЯ?– Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;

#ДЕЛ/0!– в формуле делается попытка деления на нуль;

#ЗНАЧ!– использован недопустимый тип аргумента;

#Н/Д– такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;

#ПУСТО!– неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;

#ССЫЛКА!– в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;

#ЧИСЛО!– нарушены правила задания операторов, принятые в математике.

Копирование формул. В том случае, если надо скопировать только формулу или только значение, полученное по формуле, используется специальная вставка. Надо поместить подсветку на нужную ячейку, скопировать информацию, поместить курсор в место вставки и выполнить команду Специальная вставка из пункта меню Правка. В появившемся окне выбрать то, что следует копировать.