РазделIv. Организация хранения и использования документов по личному составу Экспертиза ценности документов по личному составу

Студентам следует помнить, что экспертиза ценности документов – это определение научной и практической ценности документов с целью отбора их на ведомственное или государственное хранение или выделение к уничтожению.

В конце календарного года каждое структурное подразделение, включая отдел по работе с персоналом, сталкивается с необходимостью подготовки документов и дел для передачи их в архив организации или государственный архив.

В соответствии с архивным законодательством организация этой работы возлагается на центральные экспертные комиссии организаций и экспертные комиссии структурных подразделений.

Экспертная комиссия структурного подразделения, обеспечивающего работу с документами по личному составу, отвечает за выполнение следующих задач:

• отбор документов по личному составу на ведомственное и государственное хранение;

• рассмотрение описи для длительного и постоянного хранения;

• рассмотрение актов на документы, выделенные к уничтожению;

• рассмотрение локальных нормативных документов по документированию кадровой деятельности;

• организацию учебы и повышения квалификации работников отдела кадров, ответственных за делопроизводство.

В состав экспертной комиссии кадровой службы входят наиболее квалифицированные специалисты, но не более трех человек. Возглавляет экспертную комиссию заместитель начальника отдела по работе с персоналом.

Экспертная комиссия структурного подразделения работает в тесном контакте с центральной экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа, от которого получает необходимые методические указания в проведении экспертизы.

При проведении экспертизы следует помнить, что отбор документов по личному составу лишь по заголовкам дел является грубым нарушением.

Как правило, при проведении экспертизы необходим полистный просмотр документов дел. Экспертная комиссия по работе с персоналом собирается на свои заседание не реже одного раза в квартал, либо по мере необходимости. Решения принимаются коллегиально большинством голосов и, как правило, протоколируются.

По результатам экспертизы ценности документов по личному составу на дела, выделенные к уничтожению, составляется акт. В него включаются все дела, срок хранения которых истек к 1 января того года, когда проводится экспертиза. В акте обязательно указываются индексы и заголовки дел, выделенных к уничтожению, сроки их хранения с обязательной отсылкой на статью перечня, количество дел по разновидностям документов и общее количество дел, включенных в акт. Акт подписывается членами экспертной комиссии, ее председателем, утверждается руководителем подразделения по работе с персоналом. В акте, составленном по результатам экспертизы, обязательно указывается способ уничтожения дел.

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

_____________ № _______ Наименование должности

_______________________ руководителя организации

(место составления)

о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка

документов, не подлежащих подписи

хранению Дата

На основании

__________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности утратившие практическое значение документы фонда

№ _____________

(Название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенкла-туре или № дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _________________________ ед. хр. за __________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, по

личному составу – согласованы с ЭПК

___________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _________________ № _______________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка

подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _________ № __________

Документы в количестве _________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

весом _______ кг сданы в ____________________________________________

(наименование организации)

На переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ № _________

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

Архива, внесшего изменения

В учетные документы Подпись Расшифровка

подписи

Дата