Трудовая книжка

Одним из основных документов о трудовой деятельности и трудовом стаже является трудовая книжка. Оформление трудовых книжек ведется в соответствии с правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 сентября 2003 г.

В соответствии с Инструкцией работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего на предприятии или в организации свыше 5 дней, в том числе сезонных и временных работников. Прием на работу без трудовых книжек не допускается. На лиц, которые поступают на работу впервые, работодатель оформляет трудовую книжку в установленном порядке.

Студентам необходимо обратить внимание на то, что наименование профессии или должности вносится в трудовую книжку в соответствии с наименованием профессии или должности, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий.

В случае прекращения действия трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день его увольнения.

Следует отметить, что в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, о награждениях, увольнении и прекращении трудового договора. Необходимо знать, что все записи вносятся в трудовую книжку после выхода приказа о приеме на работу.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением тех случаев, когда взыскание является основанием для увольнения. Запись о прекращении трудового договора производится в день увольнения и должна соответствовать тексту приказа об увольнении и производиться в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Заполнение трудовой книжки производится работником отдела кадров или лицом, ответственным за работу с персоналом, чернилами или пастой черного или синего / фиолетового цвета.

Оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, который содержит сведения о работнике. Здесь указываются: фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, образование, профессия.

Важно понимать, что все записи ведутся только на основании представленных документов.

Титульный лист подписывается работником и лицом, ответственным за оформление трудовых книжек, и заверяется печатью предприятия.

Изменения в титульный лист, связанные с изменением фамилии, имени, отчества, образования, профессии, вносятся на основании подтверждающих документов и заверяется печатью.

Студентам следует обратить внимание на то, что одним из основных разделов трудовой книжки, является раздел «Сведения о работе», в котором указывается: наименование организации, дата приема на работу, подразделение, профессия или должность, на которую принят работник, в строгом соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих или в соответствии со штатным расписанием предприятия.

Необходимо учитывать, что заполнение этого раздела начинается с записи полного названия организации, указанная запись выполняется в третьей графе и выделяется, как заголовок.

В первой графе указывается порядковый номер вносимой записи, а во второй – дата приема на работу.

Ниже наименования организации в третьей графе записываются сведения о приеме на работу, с обязательным указанием структурного подразделения, должности в соответствии с Квалификационным справочником должностей или штатным расписанием организации.

Помимо указанных сведений в третий раздел книжки могут быть внесены записи о получении новой профессии, более высоких разрядов и должностей.

В четвертом разделе указывается, на основании чего внесена запись, а также наименование документа с указанием его даты и номера, послужившим основанием для указанной записи.

Следует обратить внимание на то, что сведения о работу по совместительству производятся только по желанию работника по месту основной работы.

Запись о переводе, увольнении оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Изменение в наименовании организации оформляется отдельной строкой с указанием приказа, даты и номера о ее переименовании.

Сведения о поощрениях, награждениях ценными подарками, почетными грамотами, объявлении благодарности, занесении в Книгу почета, изобретениях и открытиях работников вносятся в раздел «Сведения о поощрениях».

В указанном разделе пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже указывается порядковый номер записи и ее дата. Здесь же записывается, как и чем награжден работник, за какие достижения, а также на основании чего внесена запись. При этом обязательно указывается наименование документа, послужившего основанием для поощрения или награждения, его дата и номер.

Исправления записи о работе, переводе, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся только на основании приказа или иных представленных документов, и заверяется печатью предприятия.

Исправления или зачеркивания ранее внесенных записей не допускается, за исключением титульного листа, где может быть внесена новая фамилия или профессия путем зачеркивания старой записи и выполнения новой.

Студенту следует знать, что выдача дубликата трудовой книжки может быть произведена по причине утраты или физического износа оригинала документа.

Замена трудовой книжки производится, как правило, по последнему месту работы. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки выполняется надпись «Дубликат».

В случае утраты трудовой книжки работник должен подать заявление работодателю с последнего места работы. Работодатель в течение 15 дней после подачи заявления обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, где указываются сведения по последнему месту работы.

В дубликате допускается указывать общий суммарный стаж работы в предшествующих организациях, подтвержденный представленными документами. Выдача дубликатов трудовых книжек фиксируется в журнале регистрации дубликатов (копии) трудовых книжек.

В необходимых случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы, в нее вшивается вкладыш, который заполняется в установленном порядке. Наличие вкладыша отмечается записью на титульном листе «Выдан вкладыш», здесь же указывается его серия и номер.

Как уже отмечалось, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день его увольнения с внесением в него соответствующих записей. В случае отсутствия работника по уважительным причинам трудовая книжка может быть выдана его близким родственникам под расписку или выслана по почте.

Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности. Они вносятся в приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Выданные трудовые книжки и вкладыши вносятся в книгу учета движения трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается за получение в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если трудовая книжка не востребована, то она хранится на предприятии в специально оборудованных сейфах, шкафах в течение двух лет, затем передается в ведомственный архив. Срок хранения невостребованных трудовых книжек в архиве предприятия – 50 лет. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей вносятся в акт и выделяются к уничтожению.

Фрагмент заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»

нового образца

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ							ТК № 0000000
№ записи	Дата				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2				3	4
				Общество с ограниченной ответственностью «Пальмира» (ООО «Пальмира»)
16	01	01	2010	Принят менеджером в коммерческий отдел.		Приказ от 01.03.2010 № 876

Форма журнала учета движения т рудовых книжек

и вкладышей к ним

№ п/п	Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней			Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней	Должность, профессия, специальность работника, который сдал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш к ней	Наименование функциональной службы (цеха, отдела, подразделения, участка), фирмы, куда зачислен работник	Дата и номер приказа, на основании которого произведен прием работника в фирму	Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	Получено заполненные трудовые книжки или вкладыши в ней, руб.	Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении	Расписка работника в получении трудовой книжки
	число	месяц	год
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13