Организация хранения и использования документов по личному составу в ведомственных архивах предприятий и организаций

Наиболее значимые документы по личному составу, образующиеся в деятельности организаций, со сроком хранения более 10 лет, подлежат передаче в ведомственный архив.

Дела документов по личному составу со сроком хранения до 10 лет включительно, как правило, хранятся в отделах по работе с персоналом и по истечению указанного срока подлежат уничтожению.

В ведомственный архив организации дела передаются только по описи. Передача дел по личному составу в ведомственный архив проводится по установленному графику, составленному архивом и утвержденному руководителем организации. Чаще всего такая передача осуществляется в начале очередного календарного года.

Все дела по личному составу предварительно проверяются сотрудниками архива. При этом особое внимание уделяется правильности их формирования, соответствия заголовков дел номенклатуре, качеству их подготовки для передачи на длительное хранение. Недостатки в формировании дел и их обработке обязаны устранить работники кадровой службы.

Заголовки всех дел в присутствии работника отдела кадров сверяются с описью. При этом особо ценные дела подлежат полистному просмотру.

Далее принятые в ведомственный архив дела по личному составу вносятся в учетные документы архива (книгу поступлений, паспорт архива и др.).

Организация использования документов по личному составу в процессе их хранения в ведомственном архиве организации сводится в основном к выполнению запросов социально-правового или тематического характера, а также выдаче архивных справок.

Студентам необходимо обратить внимание на то, что социально-правовой запрос – это обращения граждан, связанные с социальной защитой и пенсионным обеспечением граждан. В поступившем запросе гражданин обязательно указывает фамилию, имя, отчество, год и дату рождения, должность и время работы в организации, а также свой домашний адрес и телефон, перечень запрашиваемых документов.

В случае ведения судебного разбирательства необходимо письменное обращение суда. При этом запросы, исходящие от органов государственной власти, местного самоуправления, суда, прокуратуры, федеральной службы безопасности, исполняются в первоочередном порядке. То же относится к запросам лиц, относящимся к льготным категориям граждан.

При исполнении запросов социально-правового характера архив, в котором хранятся документы по личному составу, готовит следующие виды информационных документов:

• архивные справки, имеющие юридическую силу и подтверждающие имеющиеся в документах архива сведения с указанием поисковых данных;

• архивные копии, которые воспроизводят весь текст документа и заверяются подписью исполнителя и печатью;

• архивные выписки – дословное воспроизведение текста документа, относящееся к определенному вопросу и официально заверенное архивом с указанием поисковых данных.

Крупные ведомственные архивы в необходимых случаях могут готовить информационные письма, содержащие сведения об имеющихся архивных документах по личному составу.

Архивные справки, выписки и копии выполняются, как правило, на бланке организации. Изложение текста дается в хронологической последовательности с обязательной отсылкой на соответствующие виды документов, их номера и даты.

Особо следует обратить внимание на то, что в архивной справке не допускаются какие-либо комментарии и выводы.

При подготовке ответа на запросы, подтверждающие стаж работы работники ведомственного архива обязательно ссылаются на приказы по личному составу, лицевые счета или расчетно-платежные ведомости.

Один экземпляр справки отправляется заказчику, второй обязательно остается в архиве. Данные о выполнении социально-правовой справки заносятся в специальный журнал.