- •Кадровое делопроизводство и архивы по личному составу
- •РазделI. Организационно-кадровая документация Правила внутреннего распорядка
- •2011 Год Штатное расписание
- •Положение об отделе управления персоналом
- •Должностная инструкция
- •РазделIi. Кадровая документация по установлению, оформлению и учету кадров Трудовой договор
- •1. Предмет трудового договора
- •2. Общие положения
- •3. Права и обязанности сторон
- •4. Режим работы, время отдыха и социально-бытовые условия
- •5. Оплата труда
- •6. Ответственность сторон
- •7. Иные условия трудового договора
- •Заявление о приеме, переводе на другую работу, предоставлении отпуска
- •Трудовая книжка
- •Личное дело
- •Карточка формы № т-2
- •Личная карточка работника
- •I. Общие сведения
- •II. Сведения о воинском учете
- •III. Прием на работу и переводы на другую работу
- •IV. Аттестация
- •V. Повышение квалификации
- •VI. Профессиональная переподготовка
- •РазделIii. Кадровая документация по приему, переводу и увольнению кадров Приказы по личному составу Формы № т-1, № т-1а, № т-5, № т-8
- •Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
- •Табель учета рабочего времени форма № т-12, форма № т-13
- •РазделIv. Организация хранения и использования документов по личному составу Экспертиза ценности документов по личному составу
- •Подготовка дел для передачи на ведомственное хранение
- •Организация хранения и использования документов по личному составу в ведомственных архивах предприятий и организаций
- •Список источников и литературы
Подготовка дел для передачи на ведомственное хранение
Студентам необходимо обратить внимание на то, что дела, сформированные в деятельности кадровых служб по результатам экспертизы их научной и практической ценности по завершению календарного года, подлежат технической обработке для передачи их на хранение в ведомственный архив организации.
В зависимости от сроков хранения дела документов по личному составу подлежат полному или частичному оформлению.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и дела документов по личному составу долговременного хранения.
Полное оформление дела предусматривает:
проверку правильности оформления и систематизации документов дела;
подшивку дела;
нумерацию листов и составление заверительной подписи дела;
оформление обложки дела.
В ходе проверки правильности оформлении документов и их систематизации внутри дела проверяется наличие обязательных реквизитов, обеспечивающих их юридическую достоверность принятый порядок расположения документов внутри дела. В дела удаляются копии, черновики, скрепки и булавки, скоросшиватели.
Далее проводится подшивка дела на четыре прокола с обязательным помещением в дела бланков для выполнения заверительной записи и внутренней описи.
Листы дела нумеруются графическим карандашом или нумератором в правом верхнем углу арабскими цифрами. Ошибки, допущенные при нумерации, подлежат только «открытому» исправлению путем добавления литерной буквы или выполнения под зачеркнутой неправильной цифры правильного номера листа.
В состав заверительной подписи дела, выполненной в конце дела на специальном бланке или обложке дела, входит указание на общее количество листов дела, наличие литерных или исправленных номеров, фотографий, карт, схем и документов, не подлежащих подшивке и др. Надпись заверяется составителем с указанием должности и даты.
Обложка дела, оформленного на постоянное или длительное хранение, должная содержать следующие элементы:
полное наименование организации и структурного подразделения;
заголовок дела по номенклатуре;
индекс дела;
крайние даты документов дела;
количество листов дела;
номер дела по описи.
На дела по личному составу постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), прошедшие экспертизу ценности и отобранные для передачи в архив организации, составляются описи дел по личному составу.
Студентам необходимо обратить внимание на требования, которые должны соблюдаться при составлении описи дел.
Так заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Дела располагаются в описи по хронологически-структурному принципу, а внутри структурных подразделений по их значимости. Описательные разделы описи включают в себя номер дела по описи, его индекс и заголовок по номенклатуре, указание на количество листов и крайние даты документов дела.
В графе «Примечания» указывается физическое состояние дел, отметки о приеме и передачи, утрате и т.п. Опись дел по личному составу составляют в 3-х экземплярах, она может быть снабжена предисловием и указателями.
|
Код гос. архива |
|
Код организации |
|
Ф. № |
|
Оп. № |
|
Д. № |
(наименование учреждения и структурного подразделения) | |
|
(наименование учреждения и структурного подразделения) |
|
ДЕЛО № том № |
(заголовок даты) | |
|
(крайние даты) |
|
на листах |
|
хранить |
Ф. |
№ |
Оп |
. № |
д. |
№ |
Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения