Оценка времени, выбор целей, определение приоритетов и отсеивание лишнего

Для того чтобы правильно отделить главное от второстепенного, необходимо научиться ставить и понимать цели деятельности, которой Вы заняты. Это проще всего сделать, если подумать над вопросами, перечисленными в табл. 14.5. Выпишите ответы на вопросы.

Таблица 14.5. Определение целей деятельности

Личностные цели	Приоритетные цели подразделения	Приоритетные цели предприятия
Чего Вы хотели бы достигнуть через 5-10 лет	Какова роль вашего участка или подразделения в выполнении миссии предприятия	Какова миссия Вашего предприятия
Каков самый главный итог, который Вы хотели бы оставить потомкам	Как будет развиваться участок и чего планируется достигнуть через 5-10 лет	Каковы главные достижения, которые планирует достигнуть ваше предприятие через 5-10 лет
Если бы Вы учили жить подрастающее поколение, то что то главное, которое Вы хотели бы донести до них прежде всего	Чему необходимо научить молодых сотрудников для того, чтобы работа участка или подразделения была успешной	Какое самое главное знание, которое должны усвоить перспективные молодые сотрудники вашего предприятия

Ответы на эти вопросы представляют собой ядро наиболее важных целей. То, что способствует продвижению к этим целям – важно, то, что не соответствует, имеет преходящую ценность. Обратите внимание, ценности со временем меняются, нужно время от времени проводить их переоценку.

Расставив приоритеты, мы получаем «карту», на которой отмечено «магистральное направление движения». Двигаясь по ней, человек становится, в прямом смысле слова, целеустремленным и приобретает основания и аргументы сказать «нет!», если то, что предлагают, совершенно не соответствует магистральному направлению движения организации.

Оценка времени

После проведенной оценки приоритетности видов деятельности мы могли бы перейти к планированию деятельности, однако, нам не хватает еще одной составляющей – мы не знаем, сколько времени мы должны уделить тому или иному виду деятельности, направленному на достижение поставленных целей или играющему второстепенную или вспомогательную роль. Без этой информации невозможно составить реалистичные планы и повышать результативность деятельности.

Определяют необходимое для выполнения той или иной работы время с помощью хронометража. Ниже приведен пример таблицы (она называется хронокарта Керженцева), с помощью которой удобно проводить хронометраж.

Время учитывается с точностью до 10 мин. Виды деятельности вписываются самостоятельно, те, которые были в течение дня, соответствующие временные промежутки закрашиваются. В конце дня подводятся итоги по количеству времени, израсходованного на ту или иную деятельность, и производится оценка эффективности использования времени. Необходимо накопить данные по десяти повторениям для каждого вида деятельности. После этого, вычислив среднее время, потраченное на тот или иной вид деятельности, получаем количество времени, которое нужно выделить на то или иное дело.

07.07.08

Карточка учета времени Иванова И.Н.

Ито го

Вид деятельн.

7^00

7^10

7^20

7^30

7^40

7^50

8^00

8^10

8^20

8^30

8^40

8^50

9^00

…

6^00

6^10

6^20

6^30

6^40

6^50

сон

8

гигиена

1

еда

2

дорога

1^20

работа

4

совещ.

2

отдых

2

чай

1

перекур

1

Эфф.

20

Не эфф.

4

Вначале бывает трудно постоянно помнить о необходимости заполнять хронокарту. Это нормальное явление, пропускаем эти клеточки и заполняем следующие. Со временем, неучтенного времени становится все меньше.

Итогом этого занятия должно стать точное, с цифрами в руках, знание о лимитах времени на то или иное производственное задание.

Определение приоритетов и отсеивание лишнего

В течение рабочего дня любой руководитель выполняет дела, которые можно разделить на четыре большие группы по степени важности и срочности. Эйзенхауэр, один из президентов Америки, выразил это деление дел в виде простой схемы, изображенной на рис. 14.2.

Обратим внимание на то, что срочной бывает работа, связанная с какими-то ЧП, жалобами потребителей, требованиями вышестоящих руководителей, т.е. срочность дела определяется другими людьми.

Часть этих дел настолько важны, что, не выполнив их, Вы рискуете создать себе крупные неприятности. Это дела важные и срочные, на самом деле таких большинство.

Еще один вид срочной работы – ответы на телефонные звонки, разбор электронной почты, чтение корреспонденции – также важен, но может быть поручен другим людям, это срочная неважная работа. Если есть возможность, необходимо делегировать эти обязанности другим людям, если нет, то нужно отвести для нее определенное время.

Есть деятельность несрочная и неважная – разговоры с коллегами, пустые споры, питье чая или кофе, разговоры в курилке – деятельность, которая позволяет потратить очень большое количество времени. Возможно, иногда нужно принимать участие в подобных «мероприятиях», однако нужно понимать, что, пытаясь снять, таким образом, напряжение, связанное с нежеланием делать какую-либо неприятную работу, человек повышает уровень стресса.

Существуют дела, которые являются несрочными сейчас, поскольку связаны с отдаленной перспективой, но они соответствуют целям, поэтому, безусловно, важны. Это важные несрочные дела. Именно они делают человека победителем. На них нужно выделить определенное время и ежедневно делать хотя бы небольшой шаг, продвигающий в направлении цели. Выделение времени на такого рода работу позволит избавиться от стресса, потому что возникнет осознание того, что каждый день делается что-нибудь очень важное.

Дела переходят из категории важные несрочные и становятся срочными важными часто из-за того, что их не выполнили вовремя. Введение планового выполнения таких задач сведет к минимуму вероятность авралов.

Рис. 14.2. Матрица Эйзенхауэра

Частный случай применения этого правила на практике - принцип Парето. Парето – известный экономист обратил внимание на следующее:

20% всех клиентов дают 80% всей прибыли;

20% деталей дают 80% неполадок;

20% всех дел дают 80% результата.

Опытные руководители используют в своей деятельности этот принцип, уделяя основное внимание именно этим 20%, остальные делают по принципу «что осталось».