Тема 8. Службы документационного обеспечения управления

Роль службы ДОУ в повышении эффективности работы управленческого аппарата. Основные задачи, функции, права, ответственность службы ДОУ. Типовые структуры службы ДОУ. Нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ: Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции сотрудников. Нормирование труда работников службы ДОУ. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти (2002 г.).

Тема 9. Организация документооборота. Создание справочно-информационных систем по документам

Термины и определения, связанные с понятием «документооборот» (ГОСТ Р 51141-98). Основные принципы организации документооборота. Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота (инструкция по делопроизводству, схема прохождения документов, табель форм документов). Объем документооборота. Порядок прохождения входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов. Организация документооборота с учетом использования новейших информационных технологий.

Понятие «регистрация документов». Цель регистрации. Принципы регистрации. Категории документов подлежащих и не подлежащих регистрации. Формы регистрации документов. Состав регистрационного индекса. Особенности регистрации отдельных видов документов.

Справочно-информационные системы по документам. Виды и схемы построения справочных картотек. Использование электронных технологий регистрации, учета, хранения, поиска документов.

Тема 10. Контроль исполнения документов

Понятие «контроль исполнения документов». Роль контроля в своевременном и качественном исполнении документов. Этапы работы по контролю исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю. Организация контроля в условиях традиционной обработки документов; операции, осуществляемые службой контроля; порядок снятия документов с контроля и формирование картотеки исполненных документов. Обобщение данных о результатах контроля. Организация контроля с учетом использования новейших информационных технологий. Преимущества автоматизированного контроля исполнения документов.

Тема 11. Номенклатура дел

Понятие «номенклатура дел». Функции номенклатуры. Виды номенклатур. Нормативно-методические документы, используемые при разработке и оформлении конкретной номенклатуры дел. Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации. Схемы построения конкретных номенклатур. Индексация дел, состав индексов. Систематизация заголовков дел. Требования, предъявляемые к составлению заголовков дел. Обозначение сроков хранения дел. Порядок заполнения графы «Количество дел» и итоговой записи. Графа «Примечания».

Роль номенклатуры в формировании дел. Правила формирования дел. Особенности формирования отдельных видов документов.

Тема 12. Экспертиза ценности документов

Понятие «экспертиза ценности документов». Задачи экспертизы. Нормативно-методические документы по экспертизы. Перечни документов. Этапы проведения экспертизы ценности дел в организациях. Организация проведения экспертизы. Роль экспертных комиссий в организации экспертизы ценности. Их функции, права. Оформление результатов экспертизы. Описи дел постоянного хранения по личному составу. Акты о выделении дел к уничтожению.

Порядок утверждения и согласования описей и актов в организациях, сдающих и не сдающих документы на госхранение.