Тема 13. Подготовка документов к передаче в архив организации

Оформление и описание дел. Правила подшивки и переплета дел. Нумерация листов в деле. Составление заверительной надписи, вынесение на обложку дел необходимых информационных характеристик о составе и содержании дел.

Понятие «опись», ее назначение, виды описей. Описательная статья описи, ее элементы. Требования, предъявляемые при составлении описи дел структурного подразделения. Систематизация дел в описи. Нумерация описей. Итоговая запись описи, ее функция. Порядок подписания, согласования, утверждения описей. Шифровка дел.

Передача дел в архив организации. Графики передачи дел в архив. Порядок приема дел. Отметки о наличии дел в описях при приеме дел. Прием особо ценных дел, регистрационно-контрольных картотек, электронных документов.

Тема 14. Документирование и организация работы с обращениями граждан

Понятие «предложение», «заявление», «жалоба». Особенности работы с обращениями граждан. Технология работы с обращениями. Организация приема граждан. Первичная обработка письменных обращений, их регистрация. Особенности регистрации повторных обращений. Направление обращений на рассмотрение. Уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения и о длительном расследовании обращении. Контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений. Роль автоматизации в организации контроля. Сроки исполнения обращений. Информационно-справочная работа по обращениям. Извещение заявителя о принятых решениях. Формирование обращений в дела и их текущее хранение. Анализ обращений.

3.2.2. План практических занятий

Занятия 1-4. Структура документа. Формуляр документа и его составные части

1.     Изучите нормативно-методические документы по ДОУ и выявите виды организационно-распорядительных документов.

2.     Изучите ГОСТ 6.30-2003, реквизиты и требования к их оформлению

3.     Выучите реквизиты ГОСТ 6.30-2003.

4.      Дайте определение понятия «текст документа» при различных способах документирования.

5.      Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов.

6.      Перечислите основные требования к тексту документа.

7.      Определите назначение заголовка, приложения к тексту, их место в формуляре документа и порядок оформления.

8.      Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.

Занятие №1 i: Решение case-study(ситуационный анализ): выбор определенных форм документов в разных ситуациях и эффективное оформление управленческого решения

Занятие №3 i: Мастер-класс с участием специалиста-практика

Занятие №4 i: Обсуждение в группе (мозговой штурм) с оформлением студентом-участником группы общего решения в виде презентации

Занятие 5-6. Унифицированные системы документации

1.      Развитие систем документации на современном этапе. Качественные изменения состава и содержания систем документации.

2.      Перечислите виды организационно-распорядительных доку­ментов, которые издаются в органах управления.

3.      Определите, в чем заключаются общие требования к унифи­кации документов.

4.      Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.

Занятие 7-11i. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы. Совершенствование документационных процессов (форма деловой игры)

Деловая игра «Организуй свое предприятие» является активным методом обучения, преследующим цель ускоренного освоения на практике сферы профессиональной деятельности документоведа. Деловая игра рассчитана на 10 аудиторных часов. В ходе деловой игры студенты (в составе групп) должны подготовить следующие документы:

Задание 1. Современные требования к составлению бланков.

- Бланк продольного расположения реквизитов данной организации (Общий бланк).

- Бланк продольного расположения реквизитов.

- Бланк углового расположения реквизитов данной организации: флаговый и центрированный.

Задание 2. Оформление документации по созданию предприятия.

- Заявление на государственную регистрацию.

- Протокол №1 собрания трудового коллектива о создании.

- Титульный лист устава. Цели и основные направления деятельности предприятия.

Задание 3. Оформление документации по организационно-распоря­дительному регулированию деятельности предприятия.

- Должностная инструкция помощника руководителя.

- Штатное расписание.

- Положение о структурном подразделении (ДОУ).

Задание 4. Оформление документации по распорядительной деятельности.

- Приказ О введении Инструкции по делопроизводству. - Указание Об усилении контроля за качеством проектной документации.

- Постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности.

- Выписку из постановления.

Задание 5. Оформление документации по личному составу.

- Заявление о приеме на работу.

- Приказ о приеме на работу.

- Выписку из протокола о поощрении работника.

- Трудовой контракт.

Задание 6. Оформление информационно-справочной документации предприятия.

- Телефонограмма.

- Акт по вопросам основной деятельности.

- Справка по вопросам основной деятельности.

- Докладная записка.

Задание 7. Оформление деловой переписки предприятия.

- Рекламно-информационное письмо.

- Письмо-запрос.

- Письмо-ответ.

- Гарантийное письмо. Занятие 12. Службы документационного обеспечения управления

Выберите организацию определенной формы собственности, направленности, структурного состава, численности. Смоделируйте структуру службы ДОУ в ней, определите ее роль в повышении эффективности работы управленческого аппарата. Опишите основные задачи, функции, права, ответственность службы ДОУ. Подготовьте нормативное обеспечение деятельности службы ДОУ своей организации: Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции сотрудников. Подготовьте презентацию своего проекта (5-7 минут)

Занятие 13-14 . Организация документооборота. Контроль исполнения. Экспертиза ценности документа.

Пользуясь материалами, разработанными в ходе деловой игры, составьте схемы прохождения входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов. Как организовать документооборот в описанной вами в ходе занятия 12 организации с учетом использования новейших информационных технологий. Зарегистрируйте документы, заполнив формы регистрации документов. Определите особенности регистрации отдельных видов документов. Используйте электронные технологии регистрации, учета, хранения, поиска документов.

Организуйте в организации, описанной на занятии 12, работу по контролю: операции, осуществляемые службой контроля. порядок снятия документов с контроля и формирование картотеки исполненных документов, обобщение данных о результатах контроля. Организуйте контроль с учетом использования новейших информационных технологий.

Произведите экспертизу ценности документов. Оформите результаты экспертизы. Составьте акт о выделении дел к уничтожению.

Подготовьте презентацию своего проекта (5-7 минут)

Занятие 15. Номенклатура дел. Подготовка документов к передаче в архив организации

Составьте схемы построения конкретных номенклатур. Пользуясь данными схемами, составьте номенклатуры дел организации, описанной на Считайте, что опорными в организации являются документы тех типов, что разработаны вами в ходе деловой игры.

Сформируйте дела с учетом особенностей формирования отдельных видов документов. Подготовьте презентацию своего проекта (5-7 минут)

Занятие 16. Документирование и организация работы с обращениями граждан

Пользуясь интернет-источниками, составьте дайджест по теме, по следующим ключевым положениям:

Особенности работы с обращениями граждан

Технология работы с обращениями

Организация приема граждан

Первичная обработка письменных обращений, их регистрация

Особенности регистрации повторных обращений

Уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения и о длительном расследовании обращении

Контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений. Роль автоматизации в организации контроля.

Информационно-справочная работа по обращениям.

Извещение заявителя о принятых решениях.

Формирование обращений в дела и их текущее хранение

Анализ обращений.

4.​ САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА СТУДЕНТОВ

4.1. Контрольные работа для бакалавров.

Общие требования к выполнению контрольной работы

Контрольная работа предназначена для выработки навыков составления документов и систематизации знаний по вопросам организации работы с документами. Контрольная работа состоит из двух заданий.

Задание №1 Составление управленческих документов

Задание: используя модели-образцы управленческих документов, составить кон­кретные управленческие документы (их перечень указан ниже):

• Постановление органа государственной власти или местного самоуправления по вопросам основной деятельности;

• протокол работы постоянно действующего коллегиального органа;

• инициативное письмо и письмо-ответ на него;

• докладная записка.

Методика выполнения задания:

Студент находит реальные документы изданные органами государственной власти или местного самоуправления. Он осуществляет анализ правильности составления реквизитов документа и его текста, основываясь на следующих источниках:

1. Правилах, изложенных в типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция утверждена приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536.

2. В ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Далее студент составляет свой вариант документа, внося в исходный документ соответствующие изменения. При этом особое внимание необходимо обратить на отражение в документе всех, без исключения, сведений, приведенных в модели-образце документа соответствующего вида.

Студент предъявляет преподавателю следующие результаты выполнения контрольной работы по первому заданию:

1. Копии всех исходных документов, анализ которых осуществлял студент.

2.Документы составленные студентом по результатам анализа.

Студент сдает на кафедру либо твердую копию всех выше перечисленных документов, либо диск с результатами работы. При этом исходные документы на диске должны быть представлены в виде отсканированных с реальных документов копий.

Не допускается при выполнении задания заимствовать документы, использованные в качестве примеров в учебной литературе!

Литература

1. Анодина Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления: Практическое пособие. - 2-е изд., испр. (Серия:'Делопроизводство'), М. 2013- 104 с.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

3. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 2. Назначение, составление и оформление реквизитов управленческих документов. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 48 с.

4. Колесник Е.Н., Кузнецова Е.В. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 3. Модели-образцы управленческих документов. –Екатеринбург: УрАГС, 2002. – 112 с.

5. Ульянцева С.Э. Составление текста документа: языковые нормы// Делопроизводство. 2012. №4, с.68-73

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.

7. http://www.termika.ru/dou/enc/razd1/rekvizit.html (оформление реквизитов) нормативно - методическая библиотека по документационному обеспечению управления и архивному делу. Сайт консалтинговой группы Термика.

Оценивается:

• правильность оформления документов;