Тема 8. Архивное дело в России

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: Понятие архива. Архивный документ. Виды архивов. Определение и структура архивного фонда России, архивного фонда организации. Ф–Ц

Тема 9. Подготовка документов к хранению и передача документов в архив

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: подготовка документов к помещению в архив; оформление дел для архивного хранения документов; порядок приема документов в ведомственный архив и передачи дел на государственное хранение.

Ч–Щ

Тема 10. Системы управления документами

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: принципы построения компьютерных систем управления документами; обзор компьютерных систем управления документами.

В соответствии с буквой алфавита, на которую начинается имя студента, выбирается система управления документами.

А	Гранд Док
Б-В	Company Media
Г-Д	1С: Архив
Е	Documentum
Ж-З	Электронная Система Комплексной Автоматизации ДокументоОборота (ЭСКАДО)
И	LanDocs
К-Л	ЕВФРАТ-документооборот
М-Н	DocsVision
О	OPTiMA-WorkFlow
П-Р	Кодекс: Документооборот
С-Т	Летограф
У	БОСС-Референт
Ф - Х	Lotus Domino/Notes

Ц-Ч	Globus Professional 2008
Ш – Щ	Золушка
Э-Я	Дело

Э-Я

Тема 13. Электронный документ

Краткая аннотация темы. В данной теме должны быть обязательно приведены следующие основные сведения: понятие электронного документа, достоинства и недостатки применения электронных документов; понятие электронно-цифровой подписи, этапы ее становления в РФ; способы защиты ЭЦП; применение ЭЦП в органах власти.

Методика выполнения задания по подготовке реферата:

Выбирается тема реферата в соответствии с буквой алфавита, на которую начинается фамилия студента.

Подбирается литература, нормативные документы, необходимые для раскрытия выбранной темы реферата.

Реферат выполняется в соответствии со следующими требованиями. Структура работа должна содержать оглавление, введение, основную часть, заключение, список использованной литературы, приложения (при наличии прилагаемых материалов). Оглавление и структура работы должны полностью соответствовать содержанию краткой аннотации темы. Количество цитируемых источников – не менее 5. Источники кроме нормативно – технической и нормативно правовой документации должны быть датированы не позднее, чем 20013 годом. Обязательно наличие в тексте реферата ссылок на используемую литературу. В работе необходимо не просто ограничиться изложением теоретического материала по выбранной теме, но и выделить актуальные проблемы рассматриваемого вопроса. Материалы реферата должны основываться на опыте организации работы с документами в органах государственной власти и местного самоуправления.

Защита реферата осуществляется на практическом занятии.

Литература

1. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. – 352 с. (и другие издания).

2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М: ВШ, 2011 – 560 с.

3. ГОСТ Р 51141-1998 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991 г.

6. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. – М: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2011. – 504 с.

7. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 2012 – 427 с.

8. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утв. Постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

9. Мосеев Р.Н. Современное документоведение. Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 2010 – 427 с.

10. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.: Ось-89, 2012. – 144 с.

11. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: Инафра-М, 2001.

12. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Росархив, ВНИИДАД. – М., 2002.

13. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД).

14. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. М. ЮСТИЦИНФОРМ, 2005 – 192 с.

15. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практ.пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009 – 384 с.

16. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. 2-е изд., перераб. и допю – М: Издательский центр «Академия», 2011. – 224 с.

17. Санкина Л.В. Делопроизводство. М: МЦФЭР, 2012 – 288 с.

18. Стенников М.В. Делопроизводство (конспект лекций) – М.: Приор – издат, 2012. – 144 с.

19. Стенюков М. В. Делопроизводство. М: Приор, 2013 – 128 с.

20. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.

21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2002. Росархив, ВНИИДАД. М., 2001.

22. Журналы: «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Служба кадров», «Управление персоналом» и др. http://www.termika.ru/dou/enc/index.html нормативно - методическая библиотека по документационному обеспечению управления и архивному делу. Сайт консалтинговой группы Термика

23. Основные правила работы архивов организаций М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.

Оценивается:

• самостоятельность и творческий характер выполнения задания;

• знание темы реферата.

4.2. Темы для самостоятельного изучения и контрольные мероприятия.

Самостоятельная работа студентов контролируется на коллоквиуме, а также через письменные работы на занятиях. Вопросы контроля самостоятельной работы студентов:

1.    Документ и его место в системе управления.

2.    Роль документоведения в совершенствовании процессов управления.

3.    Законодательные акты, нормативные материалы XVI – начала XX в.

4.    Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.

5.    Законодательные акты об обязательности документирования информации.

6.    Становление и развитие документоведения как научной дисциплины.

7.    Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.

8.    Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.

9.    Понятие «информация» и его развитие.

10.   Понятие «документ» и его трансформация.

11.   Связь информации и документа.

12.   Понятие «электронный документ».

13.   Общие функции документа.

14.   Частные функции документа.

15.   Полифункциональность документа.

16.   Способы документирования и их развитие.

17.   Текстовое документирование и этапы его развития.

18.   Пиктограммы. Применение пиктографического письма сегодня.

19.   Логограммы. Использование логограмм сегодня.

20.   Стенография, этапы развития.

21.   Техническое документирование. Виды комплексов технической документации.

22.   Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.

23.   Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись.

24.   Фонодокументирование. Появление, развитие, применение.

25.   Современные способы документирования с использованием новых технологий.

26.   Материал для документирования. Его развитие.

27.   Изобретение бумаги, ее достоинства. ГОСТ 9327-60.

28.   Оригинальность документа.

29.   Виды копий. Порядок удостоверений копий.

30.   Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.

31.   Развитие формуляра документа в XVI – XVII вв.

32.   Формуляр документа XVIII в.

33.   Формуляр текстового документа XIX – начала XX в.

34.   Понятия «унификация» и «стандартизация» документов.

35.   Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине XX в.

36.   ГОСТ Р 6.30.-2003. Его содержание, значение.

37.   Требования к конструированию бланков. Виды бланков.

38.   Реквизит «эмблема организации», требования к нему.

39.   Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к нему.

40.   Реквизит «справочные данные об организации – авторе документа», его состав.

41.   Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

42.   Даты в документе. Требования к их оформлению; дата как составная часть других реквизитов.

43.   Реквизит «регистрационный номер документа», его значение.

44.   Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Где он проставляется?

45.   Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.

46.   Порядок утверждения документов, виды утверждения.

47.   Порядок подписания документов.

48.   Печать как реквизит документа. Виды печатей. На каких документах проставляется гербовая печать?

49.   Состав удостоверения документов. Правила оформления реквизитов удостоверяющих документ.

50.   Отметки на документе, их значение и оформление.

51.   Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

52.   Реквизит «отметка об исполнителе», его значение.

53.   Реквизиты, придающие документу юридическую силу.

54.   Унификация текста документа.

55.   Трафаретные тексты. Методика разработки.

56.   Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).

57.   Общие требования к тексту документа.

58.   Порядок изложения текста документа.

59.   Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.

60.   Лингвистические особенности текстов служебных документов.

61.   Понятие «системы документации», развитие систем.

62.   Понятие «унифицированные системы документации».

63.   Табель форм документов. Регламентация состава видов и разновидностей документов.

64.   Разработка и ведение Табеля форм документов.

65.   Альбом унифицированных форм документов организации как форма унификации документов.

66.   Назначение, определение и состав УСОРД. 67.   Комплекс организационно-правовых документов, его состав. Виды учредительных документов и их значение для ДОУ.

68.   Требования к составлению и оформлению организационно-правовых документов.

69.   Организационные документы, отражающие структуру организации, ее штатный состав, организацию работы коллектива. Правила их составления и оформления.

70.   Распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиальности принятия решений. Требования к их составлению, оформлению.

71.   Распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решений руководителем организации. Требования к их составлению, оформлению, формированию.

72.   Требования к составлению и оформлению приказов.

73.   Особенности составления и оформления приказов по личному составу.

74.   Требования к оформлению кадровой документации.

75.   Информационно-справочные документы, их виды и назначение.

76.   Разновидности объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), требования, предъявляемые к ним.

77.   Требования к составлению и оформлению справок (виды справок, справки внешние и внутренние).

78.   Акт, его виды и назначение. Порядок составления и оформления.

79.   Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем.

80.   Языковой стандарт делового письма.

81.   Требования к составлению и оформлению телеграмм.

82.   Особенности формуляра телефонограммы, область их применения. 83.   Документирование деятельности коллегиальных органов. Протокол, его разновидности, порядок составления, обработки и оформления.

84.   История формирования Архивной службы России.

85.   Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов.

86.   Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Их различие.

87.   Сложные комплексы. Ведомственные архивы. Виды ведомственных архивов.

88.   Сложные комплексы. Государственные архивы. Сеть государственных архивов.

89.   Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы.

90.   Принципы, критерии экспертизы ценности документов.

5. СИСТЕМА ОЦЕНКИ

5.1. Система оценки для бакалавров

Формой контроля усвоения студентами учебного материала является зачет. Его цель – проверить теоретический уровень знаний студента, выявить навыки применения полученных знаний в решении практических задач. Он будет проводиться в письменной форме и будет включать в себя анализ правильности составления конкретного документа (документ студент получает на экзамене) и ответа на 2 письменных вопроса из списка Примерные вопросы для подготовки к зачету. Оценивается знание реквизитов, места их расположения, условий помещения в документ

Критерии оценки знаний, умений, навыков на экзамене

Уровни знаний	Описание уровня
Высокий	Студент показал всестороннее, систематическое знание учебного материала, письменный ответ отличался точностью использованных терминов, материал излагался последовательно и логично.
Выше среднего	Студент показал знание учебного материала, но допустил в письменном ответе несущественные неточности.
Средний	Студент допустил в письменном ответе на экзамене некоторые погрешности, но показал достаточный уровень знаний.
Низкий	В письменном ответе студента обнаружились пробелы в его знании учебного материала, он допустил ряд грубых ошибок при ответе на экзамене.

Текущий контроль заключается в проверке полученных знаний по каждой теме во время семинарского или практического занятия. Форма – письменное тестирование. Промежуточный контроль заключается в проверке знаний определенного объема материала (несколько тем). Форма – письменная контрольная работа, результаты участия в деловой игре.

6. ПРИМЕРНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ

1. Понятие документа. Типология документов.

2. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.

3. Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.

4.   Понятие «электронный документ». Специфика работы с электронными документами

5. Функции документа.

6. Современные способы документирования с использованием новых технологий

7.   Оригинальность документа.

8.   Виды копий. Порядок удостоверений копий.

9.   Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.

10.   Понятия «унификация» и «стандартизация» документов.

11.   ГОСТ Р 6.30.-2003. Его содержание, значение. 9.   Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.

10.   Понятия «унификация» и «стандартизация» документов.

11.   ГОСТ Р 6.30.-2003. Его содержание, значение.

12.   Порядок согласования документов и оформления внутреннего и внешнего согласования.

13.   Порядок утверждения документов, виды утверждения.

14.   Резолюция. Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

15.   Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).

16.   Общие требования к тексту документа.

17. Понятие регулятивной силы документа.

18.   Лингвистические особенности текстов служебных документов.

19.   Понятие «системы документации», развитие систем.

20.   Табель форм документов. Регламентация состава видов разновидностей документов.

21.   Организационные документы, отражающие структуру организации, ее штатный состав, организацию работы коллектива. Правила их составления и оформления.

22.   Распорядительные документы. Требования к их составлению, оформлению.

23. Информационно-справочные документы, их виды и назначение.

7. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

А) Основная литература

В курсе «Документоведение и делопроизводство» изучаются вопросы теории и практики документирования и делопроизводства. В ходе обучения необходимо освоить основополагающие понятия, изучить функции и признаки документов, способы документирования, которые наиболее полно представлены в учебнике: Ларьков Н.С. Документоведение. Ч. 1. – Томск: ТГУ, 2012.

Нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, вопросы документирования рассмотрены в учебнике: Организация работы с документами: Учебник для вузов / Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2011. – (Рекомендован Министерством образования в качестве учебника для студентов вузов, обучающихся по специальности 350800 «Документоведение и ДОУ»).

В изучаемом курсе студент должен научиться практике документирования. Для этого необходимо обратиться к учебнику: Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2011 и учебному пособию Макович Г.В. Менеджмент знаний: документационное обеспечение управления.- М.,2010

Б) Дополнительная литература

1. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. – 352 с. (и другие издания).

2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство. М: ВШ, 2011. – 560 с.

3. ГОСТ Р 51141-1998 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Управление документами.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991 г.

6. Мосеев Р.Н. Современное документоведение. Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 2010 – 427 с.

7. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.: Ось-89, 2012. – 144 с.

8. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: Инафра-М, 2009.

9. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. М. ЮСТИЦИНФОРМ, 2005 – 192 с.

10. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практ.пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009 – 384 с.

11. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. 2-е изд., перераб. и допю – М: Издательский центр «Академия», 2011 – 224 с.

12. Санкина Л.В. Делопроизводство. М: МЦФЭР, 2012 – 288 с.

13. Стенников М.В. Делопроизводство (конспект лекций) – М.: Приор – издат, 2012 – 144 с.

14. Стенюков М. В. Делопроизводство. М: Приор, 2013 – 128 с.

15. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536. 16. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2002. Росархив, ВНИИДАД. М., 2001.

17. Журналы: «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Служба кадров», «Управление персоналом» и др.

18. http://www.termika.ru/dou/enc/index.html нормативно - методическая библиотека по документационному обеспечению управления и архивному делу. Сайт консалтинговой группы Термика.

46