6.2. Система стандартов по управлению и информации.

Важнейшей задачей стандартов данного направления является унификация документов как по управленческим процессам, так и по информационной технологии.

Стандарты по управленческой документации. Увеличение объема информации, связанное с развитием народного хозяйства и общественной жизни страны, приводит к устойчивому росту количества управленческих документов. Создание и обработка документов требуют больших затрат. Так, подготовка делового письма в зависимости от объема текста, сложности вопроса и уровня подписи составляет в США от 2 до 7 дол. По данным западных фирм, еженедельно из-за небрежно составленных деловых писем компании несут убытки в несколько миллионов долларов.

Одним из путей снижения затрат на управленческие документы могут быть унификация и стандартизация их за счет сокращения избыточной информации, создания общей модели построения документов, применения единой терминологии, типизации текста. Проведенная в этом направлении работа в 70-80-е гг. завершилась разработкой унифицированной системы документации (УСД). К управленческой документации относятся организационно-распорядительная, внешнеторговая, отчетно-статистическая, бухгалтерско-финансовая, расчетно-денежная и другие ее разновидности.

Стандарты по информационным технологиям. Информационная технология (ИТ) – совокупность средств и методов, которые позволяют обеспечить общество всей необходимой информацией. Современная ИТ – это совокупность, с одной стороны, средств вычислительной техники, информационных и коммуникационных систем, с другой – методов обработки, передачи, хранения и использования информации.

В настоящее время стандарты по ИТ как самостоятельный комплекс стандартов находятся в стадии формирования. На формирование комплекса современных гармонизированных стандартов нацелена Программа комплексной стандартизации ИТ, утвержденная в 1991г. Комплексная программа предусматривает разработку стандартов по 18 направлениям, среди которых:

1) языки и системы программирования;

2) технические средства;

3) элементы данных и кодирование информации;

4) микропроцессорные системы (включая персональные ЭВМ);

5) носители информации;

6) методы и средства защиты информации

7) микрография и оптическая память для записи, ведения и использования документов и изображений.

К стандартам по ИТ относится Система информационно-библиографической документации (СИБИД). СИБИД включает три подсистемы: научно-техническая информация; библиотечное дело и библиография; редакционно-издательская работа. Ряд стандартов СИБИД используется в практике ВУЗов. В стандартах по представлению информации и по документам даны требования к содержанию, структуре и оформлению рефератов и аннотаций (ГОСТ 7.9), промышленных каталогов (ГОСТ 7.22), информационных изданий (ГОСТ 7.23) и отчетов о научно-исследовательской работе (ГОСТ 7.32).

В рамках комплекса стандартов ИТ разработаны стандарты по штриховому кодированию – ГОСТ Р 51001, ГОСТ Р 51002, ГОСТ Р 51003, которые будут использоваться предприятиями-изготовителями для налаживания автоматизированного учета продукции (товаров) при ее изготовлении, хранении, транспортировании и реализации.