1.2 Сценарий процесса обработки заказа и доставки груза в транспортно-экспедиционной компании
В результате наблюдения за предметной областью были выявлены следующие показатели (табл.1).
Таблица 1. – Временные оценки выполнения процессов.
|
Характе- ристика |
Смысл характеристики |
Min |
Max |
Среднее |
|
Управляемые | ||||
|
X1 |
Оформление заявки |
10 мин. |
40 мин. |
25 мин. |
|
X2 |
Расчет стоимости доставки |
10 мин. |
20 мин. |
15 мин. |
|
X3 |
Подтверждение оплаты по заявке |
5 мин. |
1 день |
0,5 дня |
|
X4 |
Формирование машины с грузом |
30 мин. |
3 часа |
1,75 часа |
|
X5 |
Оформление путевого листа на груз |
20 мин. |
40 мин. |
30 мин. |
|
X6 |
Уведомление клиента об успешной доставке груза |
5 мин. |
1 день |
0,5 дня |
|
Неуправляемые | ||||
|
X7 |
Оплата заявки |
1 день |
3 дня |
1,5 дня |
|
X8 |
Доставка груза |
1 день |
7 дней |
4 дня |
|
X9 |
Ответный звонок клиенту для оглашения стоимости и получение подтверждения заявки |
5 мин. |
10 мин. |
7,5 мин. |
Процессы в таблице можно разделить на две категории: управляемые и неуправляемые. К неуправляемым относятся: X7 – X9, так как на временные затраты этих процессов практически невозможно повлиять. К управляемым же процесса относятся процессы: X1 – X6.
Для наглядности был составлен сценарий процесса обработки заявки на доставку груза (рис. 2).
Рисунок 2. – Сценарий процесса обработки заказа на доставку груза.
Обработка заявки начинается с обращения клиента за услугами по доставке в транспортно-экспедиционную компанию путем звонка диспетчеру. По телефону диспетчер уточняет информацию о месте загрузки и конечной точке доставки груза, а также о массе и объеме груза. На основе этих данных диспетчер оформляет заявку и передает ее бухгалтеру. Бухгалтер в свою очередь обрабатывает заявку и подсчитывает стоимость доставки согласно тарифам, после чего передает эти данные обратно диспетчеру. Диспетчер снова связывается с клиентом и оглашает стоимость доставки. Если клиента не устраивают условия и/или стоимость доставки – он может отказаться от услуг.
Если же клиент устраиваются и условия, и стоимость доставки, ему необходимо оплатить заявку. После получения оплаты, бухгалтер сообщает об этом диспетчеру и тот приступает к формированию автомашины с грузом (рис. 3). На этом этапе диспетчер из имеющихся свободных автомашин выбирает автомашины подходящие по критериям грузоподъемности и доступного грузового объема и поочередно связывается с каждым водителем для уточнения возможности доставки конкретного груза конкретно данной автомашиной.
После нахождения подходящей по всем критериям свободной автомашины диспетчер оформляет путевой лист на груз и передает его водителю. После получения путевого листа, водитель доставляет груз и после успешной доставки сообщает об этом диспетчеру. Диспетчер в свою очередь уведомляет клиента о том, что доставка успешно выполнена.
В соответствии с этим можно выделить несколько узких(проблемных) мест, которые присутствуют на данный момент в структуре транспортно-экспедиционной компании:
В первую очередь, в результате исследования, было выяснено, что для груза, относящиеся к разным заказам не доставляются в одной автомашине. Это связанно с тем, что при наличие достаточно большего количества грузов, каждый из которых не помещается в одну автомашину, появляется множество мелких частей из разных заказов, что приводит к путанице и утере частей груза.
В результате, для доставки груза объемом более чем максимальный объем автомашины приходится или выделять несколько автомашин, последняя из которых используется неэффективно или одной автомашине выполнять несколько рейсов и обратный путь от пункта назначения до места загрузки каждый раз выполнять без груза, и, следовательно, неэффективно использовать.
Во время поиска автомашины, диспетчер руководствуется максимальной грузоподъемностью и объемом кузова в единицах груза, которое может вместить автомашины. Однако эти данные могут отличаться от реальных, так как автопарк исследуемого транспортно-экспедиционной компании начитывает порядка 30 автомашин и 40 прицепов, который постоянно обновляется информация не успевает обновляться для каждой автомашины. Для выяснения возможности доставки конкретного груза конкретной автомашиной диспетчеру приходится связываться с водителем для уточнения. Рассмотрим схему работы проблемного процесса – процесс формирования автомашины с грузом, представленной на рисунке 3.
Рисунок 3. – Схема процесса формирование автомашины с грузом.
Формирование диспетчером транспортно-экспедиционной компании автомашины с грузом происходит по алгоритму, представленному на рисунке 4.
Рисунок 4. – Алгоритм процесса формирование автомашины с грузом.
На этапе формирования диспетчером автомашины с грузом диспетчер руководствуется критериями массы и объема груза, однако каждый раз, для получения информации о возможности доставки конкретного груза конкретной автомашиной диспетчеру необходимо связываться с водителем каждой свободной автомашины, подходящей по параметрам грузоподъемности и объема, и уточнять возможность перевозки груза данной автомашиной. Размещение груза по автомашинам производится без применения каких-либо алгоритмов. Если груз не помещается в одну автомашину, диспетчер оформляет документы на доставку груза машины с первой частью груза и продолжает поиск автомашины для доставки оставшейся части. Так же, диспетчер не грузит разные грузы в одну машину.